Đặt ra chiến lược

Hãy đảm bảo kế hoạch của bạn đã sẵn sàng.

Có thể bạn đã có kế hoạch ứng dụng AI trong tổ chức của mình. Để biến kế hoạch đó thành hành động thực tế, cần có sự đồng thuận từ ban lãnh đạo và một quyết định rõ ràng về những bước cần tiến hành.

Một bản đề xuất mạnh mẽ từ ban lãnh đạo cấp cao có thể giúp việc ra quyết định dễ dàng hơn. Bản đề xuất đó nên bao gồm một khuyến nghị trọng tâm, bằng chứng chứng minh, cái nhìn rõ ràng về chi phí và lợi nhuận dự kiến, và những yêu cầu cụ thể đối với ban lãnh đạo.

Trước khi xây dựng bản đề xuất, bạn cần đưa ra bốn quyết định quan trọng:

• Kết quả: Một kết quả kinh doanh có thể đo lường được
• Bộ phận: Một đội ngũ nơi tác động và sự sẵn sàng cùng tồn tại.
• Quy trình làm việc: Hai hoặc ba quy trình làm việc, mỗi quy trình có một người chịu trách nhiệm cụ thể.
• Các chỉ số: Mỗi chỉ số bao gồm: mốc cơ sở, mục tiêu 90 ngày, người chịu trách nhiệm và ngày đánh giá.

Nếu vẫn còn bất kỳ quyết định nào chưa được đưa ra, hãy dành thời gian để giải quyết chúng trước khi xây dựng bản đề xuất của bạn.

Xây dựng chiến lược AI của bạn chỉ với bốn quyết định.

Hãy tìm hiểu cách xác định kết quả mong muốn, lựa chọn bộ phận và quy trình làm việc, cũng như thiết lập các chỉ số đo lường.

Những nội dung cần có trong bản đề xuất

Một bản đề xuất hiệu quả cần ngắn gọn và cụ thể. Hãy tập trung vào sáu điểm sau:

• Bạn đang ở đâu hôm nay: Hãy trình bày điểm xuất phát của bạn bằng các dữ liệu sử dụng và áp dụng có liên quan, chẳng hạn như số giấy phép đã triển khai, người dùng hoạt động, các nhóm thường xuyên sử dụng Copilot và các quy trình làm việc đã được thiết kế lại bằng AI. Con số cuối cùng đó có thể cho thấy vẫn còn chỗ để cải thiện cách thức làm việc.
• Vì sao điều này lại quan trọng vào lúc này: Hãy mang theo hai hoặc ba bằng chứng chứng minh nhu cầu hoặc cơ hội kinh doanh.
• Bạn sẽ bắt đầu từ đâu: Hãy nêu tên các quy trình làm việc bạn đã chọn, bộ phận mà chúng hỗ trợ và chỉ số mà mỗi quy trình hướng đến cải thiện.
• Những gì bạn sẽ đạt được trong 90 ngày: Bao gồm thông tin về điểm chuẩn, mục tiêu và người chịu trách nhiệm cho mỗi quy trình làm việc.
• Chi phí và lợi ích thu được: Hãy trình bày rõ khoản đầu tư và lợi nhuận dự kiến, bao gồm cả những gì bạn không yêu cầu.
• Những gì bạn cần từ người lãnh đạo: Hãy nêu rõ những quyết định bạn cần đưa ra và thời gian bạn sẽ quay lại với kết quả.

Không nên đưa bất cứ nội dung nào trong đề xuất mà không hỗ trợ một trong sáu điểm này.

Hãy xem ví dụ thực tế: Zava là một nhà bán lẻ với 4.000 nhân viên và 1.200 giấy phép Copilot. Trong 30 ngày qua, có 61% nhân viên được cấp phép đang hoạt động, 14 nhóm sử dụng Copilot hàng tuần, và chưa có quy trình làm việc nào được thiết kế lại bằng AI. Công ty đã xác định được một kết quả kinh doanh rõ ràng: giảm thời gian đội ngũ bán hàng doanh nghiệp cần để lập đề xuất cho khách hàng từ chín ngày xuống còn bốn ngày. Kết quả đó trở thành trọng tâm của đề xuất dành cho ban lãnh đạo cấp cao.

Hãy đưa ra bằng chứng thích hợp.

Hãy củng cố đề xuất của bạn bằng hai loại bằng chứng: dữ liệu nội bộ và nghiên cứu bên ngoài.

Hãy bắt đầu với những con số của riêng bạn. Hãy sử dụng dữ liệu về mức độ chấp nhận, sử dụng và kinh doanh của tổ chức bạn để xác định điểm xuất phát và cơ hội mà bạn đang hướng đến. Hãy chuẩn bị sẵn sàng giải thích nguồn gốc của các con số và cách thức đo lường chúng.

Bổ sung thêm bằng chứng bên ngoài để làm rõ bối cảnh. Các nghiên cứu liên quan cho thấy cơ hội hoặc thách thức không chỉ giới hạn trong phạm vi tổ chức của bạn. Ví dụ, nghiên cứu của Work Trend Index cho thấy các yếu tố tổ chức như văn hóa, sự hỗ trợ của quản lý và các thực tiễn về nhân tài chiếm khoảng hai phần ba tác động được báo cáo của AI, so với khoảng một phần ba đến từ tư duy và hành vi cá nhân.

Hãy tập trung vào bằng chứng. Hai hoặc ba dữ liệu bên ngoài có thể củng cố khuyến nghị của bạn mà không biến đề xuất thành một bản tóm tắt nghiên cứu.

Hãy xem ví dụ thực tế: Trưởng bộ phận AI của Zava mang đến dữ liệu về việc áp dụng và sử dụng sản phẩm của công ty, kết quả từ Chỉ số Xu hướng Công việc, và một nhận xét từ giám đốc bán hàng: các nhân viên bán hàng dành nhiều thời gian hơn trong chu kỳ lập đề xuất bán hàng để soạn thảo tài liệu hơn là nói chuyện với khách hàng.

Nhìn chung, các bằng chứng cho thấy cơ hội ứng dụng trí tuệ nhân tạo của Zava có liên quan đến một vấn đề kinh doanh cụ thể.

Hãy yêu cầu một quyết định

Đừng kết thúc bản đề xuất của bạn bằng một bản tóm tắt. Hãy kết thúc bằng cách nêu rõ những gì bạn cần từ ban lãnh đạo.

Hãy nói rõ những quyết định và sự hỗ trợ mà bạn cần:

• Phê duyệt quy trình làm việc thí điểm. Hãy nêu tên các quy trình làm việc mà bạn đề xuất.
• Xác nhận quyền sở hữu. Thống nhất với ban lãnh đạo về việc ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng quy trình công việc.
• Hãy loại bỏ các rào cản. Xác định bất kỳ quyết định nào bạn cần đưa ra liên quan đến quyền truy cập, ngân sách, tính sẵn sàng của dữ liệu hoặc các ưu tiên cạnh tranh.
• Hãy tài trợ cho công việc này. Hãy nêu rõ địa điểm và thời điểm bạn cần các nhà lãnh đạo thể hiện sự ủng hộ của họ.

Trước khi cuộc họp kết thúc, hãy thống nhất thời gian quay lại để xem xét kết quả. Việc xác định ngày xem xét sẽ tạo ra trách nhiệm và thiết lập một mốc thời gian rõ ràng để đo lường tiến độ.

Hãy xem ví dụ thực tế: Zava đề nghị ban lãnh đạo phê duyệt ba quy trình làm việc cụ thể trong mảng bán hàng doanh nghiệp và xác định người chịu trách nhiệm cho mỗi quy trình. Nhóm cũng cần một quyết định về quyền truy cập dữ liệu, vấn đề này đã được bộ phận CNTT và ban điều hành xem xét tại cuộc họp đánh giá hoạt động tháng 12. Họ đồng ý sẽ quay lại sau 90 ngày để xem xét tiến độ so với mục tiêu đề ra.

Một lời giới thiệu mạnh mẽ nghe như thế nào?

Kết thúc bằng một khuyến nghị ngắn gọn, tóm tắt những điểm chính trong đề xuất của bạn.

Một khuyến nghị mạnh mẽ nên:

• Hãy nêu rõ kết quả kinh doanh mong muốn.
• Hãy nêu rõ đề xuất của bạn và những gì bạn cần từ ban lãnh đạo.
• Tóm tắt chi phí và lợi nhuận dự kiến.
• Hãy làm rõ những gì bạn không yêu cầu.

Hãy xem ví dụ thực tế: “Chúng tôi đề xuất triển khai thí điểm 90 ngày ba quy trình bán hàng doanh nghiệp để giảm thời gian chu kỳ đề xuất khách hàng từ chín ngày xuống còn bốn ngày. Chúng tôi sẽ sử dụng các giấy phép hiện có, với chi phí chính là thời gian đào tạo. Dựa trên số giờ bán hàng tiết kiệm được ước tính, chúng tôi kỳ vọng giá trị của chương trình thí điểm sẽ bù đắp chi phí trong vòng một năm. Chúng tôi đang xin phê duyệt để tiến hành mà không cần tăng thêm nhân sự hoặc xây dựng nền tảng mới.”