Microsoft Adoption
คู่มือภาคปฏิบัติสำหรับผู้ดูแลระบบไอที ผู้จัดการฝ่ายสื่อสารด่านหน้า และทีมสื่อสารองค์กร ทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อให้พนักงานด่านหน้าเชื่อมต่อ ได้รับข้อมูล และมีส่วนร่วมได้อย่างรวดเร็ว.
พนักงาน Frontline workers จำเป็นต้องเปิดแอปพลิเคชัน ดูข้อมูลที่สำคัญสำหรับกะการทำงานของตนได้ทันที และดำเนินการภายในเวลาไม่ถึง 60 วินาที การตั้งค่าทุกอย่างในคู่มือนี้ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้สิ่งนั้นเป็นไปได้ ประสบการณ์ที่เน้นเฉพาะจุดและเรียบง่ายคือเส้นทางที่เร็วที่สุดสู่ชุมชนพนักงานด่านหน้าที่เจริญรุ่งเรือง.
ศูนย์การจัดการทีม
ขั้นตอนการกำหนดค่าที่มีผลกระทบสูงสุดเพียงขั้นตอนเดียว นโยบายการตั้งค่าแอปแบบกำหนดเองจะมอบประสบการณ์การใช้งาน Teams ที่เน้นเฉพาะเจาะจงและคัดสรรมาอย่างดีให้กับพนักงานด่านหน้า โดยมีแอปที่พวกเขาต้องการอย่างแท้จริง ในตำแหน่งที่พวกเขาคาดหวัง.
นโยบายการตั้งค่าแอปที่ปรับแต่งมาโดยเฉพาะจะตรึงแอปที่เหมาะสมไว้ในแถบนำทางบนมือถือของ Teams และมอบประสบการณ์การใช้งานที่สะอาดตาและตรงประเด็นแก่พนักงานที่ปฏิบัติงานด่านหน้าตั้งแต่วันแรก ทำให้แพลตฟอร์มใช้งานง่ายทันที ลดเวลาในการเริ่มต้นใช้งาน และช่วยให้พนักงานมีส่วนร่วมกับช่องทางที่สำคัญที่สุด.
กลยุทธ์ด้านอุปกรณ์ — เลือกอุปกรณ์ที่เหมาะสมสำหรับพนักงานของคุณ
เฉพาะเวลาเข้ากะเท่านั้น
การจัดการอุปกรณ์อย่างเต็มรูปแบบผ่าน Inune การลงชื่อเข้าใช้ด้วย QR Code และ PIN ช่วยให้การเริ่มต้นใช้งานรวดเร็วสำหรับพนักงานที่ไม่ได้ทำงานที่โต๊ะ. โหมดอุปกรณ์ที่ใช้ร่วมกัน ระบบจะทำการลงชื่อผู้ใช้ออกโดยอัตโนมัติระหว่างกะการทำงาน เพื่อป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลระหว่างพนักงานที่ใช้โทรศัพท์มือถือเครื่องเดียวกัน.
ระหว่างกะทำงาน + นอกกะทำงาน
นโยบาย MAM (Mobile Application Management) ช่วยปกป้องข้อมูลขององค์กรโดยไม่ต้องจัดการอุปกรณ์ส่วนบุคคล. สัญญาณเวลาทำงาน จำกัดการเข้าถึงนอกเวลางานเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดสิทธิ์ในการตัดการเชื่อมต่อ ครอบคลุมสถานการณ์การสื่อสารนอกเวลางานได้ดีที่สุด เช่น การสลับตารางเวลาและการเข้าถึงของฝ่ายทรัพยากรบุคคล.
เฉพาะเวลาเข้ากะเท่านั้น
การจัดการอุปกรณ์อย่างเต็มรูปแบบและเหมาะอย่างยิ่งสำหรับทรัพยากรบุคคล การจัดตารางเวลา และเนื้อหาการฝึกอบรม — แต่ ไม่เหมาะสำหรับการสื่อสารแบบเรียลไทม์. พนักงานที่กำลังเคลื่อนที่ไปมาในร้านค้าหรือสถานที่ทำงาน ไม่สามารถตรวจสอบแอปพลิเคชันบนเดสก์ท็อปขณะปฏิบัติงานได้ ให้ถือเป็นเพียงช่องทางการเข้าถึงเสริมเท่านั้น.
พินหลักที่แนะนำ — แถบนำทางบนมือถือของ Teams
อาหารที่บ้านและชุมชน
การสนทนาแบบตัวต่อตัวและแบบกลุ่ม
เมื่อแอป Engage ถูกปักหมุดเป็นแอปแรกในแถบนำทางบนมือถือ โพสต์จากชุมชนจะเข้าถึงผู้ใช้ได้ถึง 801,930 ล้านคน แต่เมื่อถูกปักหมุดเป็นอันดับที่สอง สาม หรือสี่ การเข้าถึงจะลดลงเหลือ 301,930 ล้านคน.
ส่วนเสริมเพิ่มเติม (ไม่บังคับ) — สามารถเพิ่มได้เมื่อพนักงานเริ่มคุ้นเคยแล้ว
เมื่อพนักงานด่านหน้าของคุณคุ้นเคยกับประสบการณ์การใช้งานและรู้สึกว่า Engage + Chat ใช้งานได้อย่างเป็นธรรมชาติแล้ว ค่อยเพิ่มแอปพลิเคชันอื่นๆ เพื่อเพิ่มประโยชน์ใช้สอย การเพิ่มแอปพลิเคชันมากเกินไปในคราวเดียวจะเพิ่มภาระทางความคิดและทำให้การใช้งานช้าลง ควรเริ่มจากจำนวนน้อยก่อนแล้วค่อยขยาย.
แดชบอร์ดของบริษัทที่รวบรวมข้อมูลด้านทรัพยากรบุคคล ใบแจ้งเงินเดือน นโยบาย เครื่องมือด้านสวัสดิการ และลิงก์ด่วนต่างๆ ไว้ในที่เดียว ช่วยลดความจำเป็นที่พนักงานจะต้องใช้งานหลายระบบหรือติดต่อฝ่ายทรัพยากรบุคคลโดยตรง เหมาะสำหรับใช้งานเมื่อพนักงานเริ่มใช้ Engage เป็นช่องทางการสื่อสารประจำวันแล้ว.
ขั้นตอนการตั้งค่า — ศูนย์การดูแลระบบ Teams
1
ศูนย์การจัดการ Teams → แอป Teams → ตั้งค่านโยบาย → + เพิ่ม. ตั้งชื่อมันสิ พนักงานแนวหน้า. สร้างนโยบายเฉพาะเพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งได้อย่างอิสระจากกลุ่มผู้ใช้อื่นๆ.
2
ภายใต้ แอปที่ปักหมุดไว้, เพิ่มตามลำดับ: Viva Engage → แชท ตั้งค่าพินหลักไว้ที่สองตัวนี้สำหรับการเริ่มต้นใช้งาน จากนั้นค่อยเพิ่มกะงาน งาน หรือ Viva Connections เมื่อพนักงานคุ้นเคยแล้ว.
3
ใช้ นโยบายการอนุญาตแอป เพื่อแสดงเฉพาะแอปที่เกี่ยวข้องกับการทำงานภาคสนามเท่านั้น แคตตาล็อกที่เน้นเฉพาะเจาะจงจะช่วยให้พนักงานค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ง่ายขึ้น และทำให้ประสบการณ์การใช้งานราบรื่น.
4
กำหนดนโยบายให้กับกลุ่มความปลอดภัยสำหรับบุคลากรด่านหน้าของคุณ โดยแบ่งตามแผนก สถานที่ หรือประเภทใบอนุญาต ทดลองใช้กับพนักงาน 20-50 คนก่อนที่จะเปิดใช้งานในวงกว้าง.
ใส่ลิงก์ตรงไปยัง Viva Engage ในรหัส QR สำหรับการเปิดตัว โปสเตอร์ในห้องพักผ่อน และคู่มือการปฐมนิเทศพนักงาน เพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะเข้าสู่เว็บไซต์ได้อย่างถูกต้องตามที่คุณต้องการในครั้งแรกที่ใช้งาน สร้างความประทับใจที่ดีต่อแพลตฟอร์มตั้งแต่แรกเห็น.
ผู้ดูแลระบบ Viva Engage
โครงสร้างชุมชนที่วางแผนมาอย่างดีเป็นรากฐานสำคัญของการนำไปใช้ในระดับปฏิบัติการ ให้พนักงานมีลำดับชั้นที่ชัดเจนและเข้าใจง่าย พวกเขาควรจะรู้เสมอว่าควรไปดูข้อมูลอะไรได้ที่ไหน โดยไม่ต้องเสียเวลาค้นหาหรือเลื่อนดู.
ระดับ 1 · จำเป็น
แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้และเป็นแหล่งข้อมูลเดียวสำหรับการอัปเดตการดำเนินงาน ประกาศด้านความปลอดภัย การเปลี่ยนแปลงนโยบาย และข้อความจากผู้บริหาร พนักงานด่านหน้าทุกคนจะถูกเพิ่มเข้ามาโดยอัตโนมัติ เพื่อไม่ให้ใครพลาดข้อมูลสำคัญ.
การตั้งค่าที่แนะนำ
ระดับ 2 · จำเป็น
การมีชุมชนหนึ่งแห่งต่อภูมิภาค ซึ่งครอบคลุมกลุ่มร้านค้า สถานที่ หรือตำแหน่งต่างๆ จะช่วยให้พนักงานมีบริบทท้องถิ่นที่เกี่ยวข้องและจัดการได้ง่าย ผู้จัดการระดับภูมิภาคจะเผยแพร่ข้อมูลอัปเดตในระดับเขต และพนักงานจะเชื่อมต่อกับเพื่อนร่วมงานในสถานที่ใกล้เคียง การมีชุมชนสำหรับแต่ละร้านค้าจะทำให้เกิดชุมชนมากเกินไป การมีส่วนร่วมลดลง และค่าใช้จ่ายในการจัดการที่ไม่ยั่งยืน.
การตั้งค่าที่แนะนำ
[ชื่อภูมิภาค/เขต]ระดับ 3 · แนะนำ
พื้นที่เฉพาะสำหรับการเฉลิมฉลอง การยกย่องเพื่อนร่วมงาน ความท้าทายของทีม และความสำเร็จครั้งสำคัญ การแยกพื้นที่นี้ออกจากเนื้อหาการดำเนินงานจะช่วยให้วัฒนธรรมองค์กรเติบโตได้โดยไม่ต้องแข่งขันกับข้อมูลอัปเดตที่ต้องแก้ไขอย่างเร่งด่วน.
การตั้งค่าที่แนะนำ
ชุมชนจำนวนน้อยแต่มีความเกี่ยวข้องสูงสามารถสร้างความผูกพันที่แข็งแกร่งได้ เชื่อมโยงพนักงานใหม่กับชุมชนในภูมิภาคของตนก่อนเริ่มงาน และแจ้งข้อมูลอย่างเป็นทางการเมื่อเริ่มงานผ่านการบูรณาการด้านทรัพยากรบุคคล เพื่อให้พวกเขาเชื่อมต่อกันได้ตั้งแต่วันแรกโดยไม่ต้องค้นหาหรือทำความรู้จักชุมชนด้วยตนเอง.
เมื่อการบรรยายสรุปด้านความปลอดภัยและโพสต์เฉลิมฉลองปรากฏอยู่ในฟีดเดียวกัน ทั้งสองอย่างจะแย่งชิงความสนใจกัน ชุมชนเฉพาะสำหรับแต่ละประเภทจะช่วยให้เนื้อหาด้านการปฏิบัติงานมีความชัดเจน และเนื้อหาด้านวัฒนธรรมมีพื้นที่ให้สนุกสนานและน่าสนใจ ซึ่งทั้งสองประเภทต่างได้รับประโยชน์จากการแยกออกจากกัน.
อัตลักษณ์และทรัพยากรบุคคล
พนักงานด่านหน้ามีการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ ไม่ว่าจะเป็นการย้ายสาขา การเปลี่ยนบทบาท หรือการจ้างงานตามฤดูกาล การเชื่อมต่อข้อมูล HR กับระบบ Microsoft Entra ID หมายความว่าการเป็นสมาชิกชุมชนจะมีความถูกต้องแม่นยำโดยอัตโนมัติ ทำให้พนักงานทุกคนเชื่อมต่อกับชุมชนที่ถูกต้องได้เสมอโดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง.
แนวทางที่แนะนำ
สร้างกลุ่มความปลอดภัยแบบไดนามิกใน Entra ID ที่จะกำหนดพนักงานเข้าสู่กลุ่มโดยอัตโนมัติตามคุณลักษณะด้านทรัพยากรบุคคลที่ซิงค์จากระบบ HR ของคุณ เช่น SAP SuccessFactors, Workday หรืออื่นๆ พนักงานใหม่จะถูกเชื่อมต่อตั้งแต่วันแรก และผู้ที่ลาออกจะถูกลบออกโดยอัตโนมัติ.
(แผนกผู้ใช้ -eq ""การดำเนินงานของร้านค้า"") -และ (user.physicalDeliveryOfficeName -eq ""เมลเบิร์น เซ็นทรัล"")
คุณลักษณะด้านทรัพยากรบุคคลที่สำคัญที่ต้องประสานให้สอดคล้องกัน
โมเดลไฮบริด
ใช้กลุ่มแบบไดนามิกที่ซิงค์กับระบบ HR เป็นพื้นฐาน จากนั้นเพิ่มสมาชิกด้วยตนเองสำหรับกรณีพิเศษที่ระบบจัดหมวดหมู่ของ HR ไม่ครอบคลุม:
เพิ่มผู้ใช้ทดสอบในระบบ HR ของคุณและตรวจสอบว่าพวกเขาปรากฏในชุมชน Engage ที่ถูกต้องภายใน 24 ชั่วโมง จากนั้นยกเลิกบัญชีทดสอบและยืนยันว่าพวกเขาถูกลบออกแล้ว การทดสอบแบบครบวงจรนี้จะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลสมาชิกจะยังคงถูกต้องแม่นยำแม้จะมีการใช้งานอย่างแพร่หลาย และพนักงานใหม่จะได้รับการเชื่อมต่อตั้งแต่วันแรกที่เริ่มงาน.
การแจ้งเตือน
การตั้งค่าการแจ้งเตือนเริ่มต้นให้ถูกต้องก่อนเปิดตัวเป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้เพื่อให้ผู้ใช้ใช้งานแพลตฟอร์มในระยะยาว การตั้งค่าเริ่มต้นที่เหมาะสมจะช่วยให้พนักงานได้รับทราบข้อมูลโดยไม่ทำให้พวกเขารู้สึกว่าได้รับข้อมูลมากเกินไป ซึ่งจะทำให้พวกเขายังคงใช้งานแพลตฟอร์มอย่างต่อเนื่อง.
การตั้งค่าการแจ้งเตือนที่ดีเปรียบเสมือนการสะกิดไหล่ที่ช่วยเตือนสติ – มันจะแจ้งให้พนักงานทราบเมื่อมีการโพสต์สิ่งสำคัญ และจะเงียบไปในเวลาที่เหลือ การตั้งค่า “เฉพาะโพสต์ใหม่” เป็นค่าเริ่มต้นสำหรับชุมชนการทำงานจะช่วยให้มั่นใจได้ว่าการแจ้งเตือนทุกครั้งมีคุณค่าอย่างแท้จริง.
การตั้งค่าการแจ้งเตือนเริ่มต้นที่แนะนำตามระดับชุมชน
| ระดับชุมชน | โพสต์ใหม่ | การตอบกลับโพสต์ | ปฏิกิริยา | @กล่าวถึง |
|---|---|---|---|---|
| ระดับ 1 — การสื่อสารอย่างเป็นทางการ | เครื่องหมายถูก บน | ปิด (พนักงานเป็นผู้เลือก) | ปิด (พนักงานเป็นผู้เลือก) | เครื่องหมายถูก บน |
| ระดับ 2 — สถานที่ตั้ง / ร้านค้า | เครื่องหมายถูก บน | ปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น (พนักงานเป็นผู้เลือก) | คนงานเลือก | เครื่องหมายถูก บน |
| ระดับ 3 — วัฒนธรรมและการให้การยอมรับ | คนงานเลือก | คนงานเลือก | คนงานเลือก | เครื่องหมายถูก บน |
ในระหว่างการอบรมพนักงานใหม่ที่นำโดยผู้จัดการ ควรมีการอธิบายการตั้งค่าการแจ้งเตือนบนมือถือของ Teams อย่างคร่าวๆ ช่วยให้พนักงานตั้งค่าช่วงเวลาเงียบให้ตรงกับตารางการทำงานของตน ซึ่งจะทำให้แพลตฟอร์มเคารพเวลาของพวกเขาและสร้างความไว้วางใจในระยะยาวต่อช่องทางนี้.
ควรเพิ่มสิ่งนี้ลงในการฝึกอบรมผู้จัดการ: เมื่อพนักงานต้องการหยุดรับการแจ้งเตือนจากบทสนทนาเฉพาะ พวกเขาสามารถแตะที่ ... → หยุดติดตามบทสนทนานี้. การให้อำนาจพนักงานในการควบคุมการแจ้งเตือนของตนเอง จะสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในระยะยาวกับแพลตฟอร์ม.
กฎหมายของออสเตรเลียซึ่งมีผลบังคับใช้ในเดือนสิงหาคม 2024 และระเบียบข้อบังคับใหม่ของสหภาพยุโรปได้กล่าวถึงการติดต่อสื่อสารกับพนักงานนอกเวลาทำการ กำหนดให้การกำหนดช่วงเวลาเงียบเป็นขั้นตอนที่จำเป็นในคู่มือการปฐมนิเทศพนักงาน กำหนดเวลาให้ตรงกับรูปแบบการทำงานเป็นกะมาตรฐานของพนักงานแต่ละคน. กะการทำงานของทีม
การปรับใช้
ประสบการณ์ที่ดีในครั้งแรกคือรากฐานของการใช้งานอย่างยั่งยืน ออกแบบการเปิดตัวให้ส่งมอบคุณค่าที่เกี่ยวข้องและทันทีทันใด พนักงานที่เห็นว่าแพลตฟอร์มใช้งานได้จริงตั้งแต่ครั้งแรกก็จะกลับมาใช้งานอีก.
โมเดลความพร้อมทางดิจิทัลระดับแนวหน้าของ Microsoft
ขั้นตอนที่ 1 — เปิดใช้งาน
การระบุตัวตน การจัดการอุปกรณ์ นโยบายแอป และการสื่อสารพื้นฐาน พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงและใช้งาน Teams ได้ตั้งแต่วันแรก.
ขั้นตอนที่ 2 — เสริมสร้างศักยภาพ
ชุมชน Viva Engage, บริการตนเองด้านกะการทำงาน, การจัดการงาน และการฝึกอบรมผ่าน Viva Learning พนักงานมีส่วนร่วมและจัดการชีวิตการทำงานของตนเองอย่างแข็งขัน.
ขั้นตอนที่ 3 — การเปลี่ยนแปลง
Power Platform สำหรับกระบวนการดิจิทัล, AI agents สำหรับการถามตอบและการทำงานอัตโนมัติ, Viva Connections สำหรับประสบการณ์การใช้งานบ้านแบบเฉพาะบุคคล ประสิทธิภาพการดำเนินงานในระดับใหญ่.
ก่อนการปล่อย
สัปดาห์ที่ 1
สัปดาห์ที่ 2–4
สำหรับทีมงานด้านการสื่อสารและประชาสัมพันธ์องค์กร
เตรียมเนื้อหาอย่างน้อย 2 สัปดาห์ก่อนวันเปิดตัว ชุมชนการสื่อสารอย่างเป็นทางการต้องการโพสต์ 2-3 ครั้งต่อสัปดาห์เพื่อสร้างนิสัย การเผยแพร่ที่สม่ำเสมอจะแสดงให้เห็นว่านี่เป็นช่องทางที่ใช้งานได้และน่าเชื่อถือ และจะทำให้ผู้ทำงานกลับมาใช้งานอย่างต่อเนื่อง.
ฝึกอบรมผู้จัดการระดับภูมิภาคให้ดูแลจัดการฟีดในชุมชนของตนเอง ฝ่ายสื่อสารองค์กรเป็นผู้ขับเคลื่อนช่องทางอย่างเป็นทางการ ส่วนผู้จัดการระดับภูมิภาคเป็นผู้ขับเคลื่อนความเกี่ยวข้องในระดับท้องถิ่น รูปแบบการกระจายอำนาจนี้ช่วยให้การผลิตเนื้อหาสามารถขยายขนาดได้โดยไม่มีปัญหาคอขวดที่ส่วนกลาง.
เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สำคัญที่สุดในประโยคแรก ย่อหน้าสั้นๆ ไม่เกิน 2-3 ประโยค ใช้สัญลักษณ์หัวข้อย่อยสำหรับสิ่งที่ต้องทำ เน้นรายละเอียดที่สำคัญด้วยตัวหนา การเขียนที่ชัดเจนและอ่านง่ายเป็นสิ่งสำคัญสำหรับคนที่ต้องทำงานเพียง 30 วินาที.
บทความ Viva Engage — โพสต์ที่มีโครงสร้างพร้อมส่วนหัว รูปภาพ และส่วนต่างๆ — เหมาะอย่างยิ่งสำหรับคู่มือการเริ่มต้นใช้งาน คำอธิบายเกี่ยวกับนโยบาย และคำถามที่พบบ่อย (FAQ) ที่จำเป็นต้องค้นหาได้ง่ายตลอดเวลา ใช้โพสต์มาตรฐานสำหรับข้อมูลอัปเดตการดำเนินงานที่มีกำหนดเวลาจำกัด ซึ่งควรอยู่ในฟีดที่ใช้งานอยู่.
พนักงานที่นำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้ในการทำงานจำเป็นต้องได้รับประสบการณ์การติดตั้งที่ชัดเจนและใช้งานง่าย รวมถึงเส้นทางการเข้าสู่ระบบที่สะดวกสำหรับพนักงานที่อาจไม่ได้ใช้อีเมลของบริษัททุกวัน.
สำหรับพนักงานที่นำอุปกรณ์ส่วนตัวมาใช้ (BYOD) ประสบการณ์การติดตั้งเป็นสิ่งสำคัญที่สุด ควรใช้คิวอาร์โค้ดที่มีข้อความชัดเจนและเป็นมิตร พร้อมทั้งจัดให้มีการติดตั้งโดยมีผู้จัดการคอยช่วยเหลือ แทนที่จะเป็นการสื่อสารจากฝ่ายไอทีเพียงอย่างเดียว การเชิญโดยตรงจากผู้จัดการจะช่วยเพิ่มอัตราการติดตั้งได้มากกว่าการแจ้งจากฝ่ายไอที. รับไคลเอ็นต์ Teams
ตั้งค่าการตรวจสอบสิทธิ์แบบหลายปัจจัย (MFA) ผ่าน SMS หรือการตรวจสอบสิทธิ์ด้วยรหัสพนักงาน เพื่อให้พนักงานสามารถลงทะเบียนโดยใช้หมายเลขโทรศัพท์หรือหมายเลขพนักงานแทนที่อีเมลของบริษัท ซึ่งจะช่วยขจัดอุปสรรคทั่วไปในการเชื่อมต่อพนักงานด่านหน้า. การเข้าสู่ระบบผ่าน SMS สำหรับเจ้าหน้าที่ด่านหน้า
ประสบการณ์บนมือถือ
Frontline workers ออกแบบมาโดยคำนึงถึงอุปกรณ์พกพาเป็นหลัก — โดยส่วนใหญ่แล้วจะใช้งานได้เฉพาะบนอุปกรณ์พกพาเท่านั้น การทดสอบเนื้อหาและการกำหนดค่าบนอุปกรณ์จริงก่อนนำไปใช้งาน จะสร้างประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมอย่างสม่ำเสมอให้กับพนักงานทุกคนของคุณ.
การจัดรูปแบบเนื้อหา
รูปภาพและวิดีโอ
ทดสอบก่อนเปิดตัว
การเขียนเนื้อหาสำหรับการปฏิบัติงาน เช่น การสรุปงานกะ การแจ้งเตือนด้านความปลอดภัย การอัปเดตนโยบาย โดยตรงในรูปแบบโพสต์หรือบทความของ Viva Engage จะช่วยให้พนักงานใช้งานได้ภายในแอป และรับประกันว่าเนื้อหาจะแสดงผลได้อย่างสวยงามบนทุกอุปกรณ์ สำหรับเอกสารอ้างอิงและแบบฟอร์มที่จำเป็นต้องเก็บรักษาไว้ ให้เชื่อมโยงไปยัง SharePoint ซึ่งรองรับการใช้งานบนอุปกรณ์หลากหลายและมีการควบคุมเวอร์ชัน.
ก่อนเปิดตัว
ใช้รายการตรวจสอบนี้เพื่อยืนยันว่าคุณพร้อมสำหรับการเปิดใช้งานระบบอย่างราบรื่น รายการที่ทำเครื่องหมายว่ามีความสำคัญสูงสุดคือรายการที่สำคัญที่สุดที่ต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้นก่อนที่พนักงานจะได้รับการสื่อสารครั้งแรก.
วงกลมเครื่องหมายถูกนโยบายการตั้งค่าแอปได้รับการสร้างและตั้งชื่อแล้ว — นโยบาย “บุคลากรด่านหน้า” พร้อมแชท + Viva Engage ในตำแหน่งที่ 1 และ 2
วงกลมเครื่องหมายถูกนโยบายที่กำหนดให้กับกลุ่มความปลอดภัย FLW — กลุ่มนำร่องประกอบด้วยคนงาน 20-50 คน ได้รับการทดสอบก่อน
สำคัญลำดับความสำคัญ — การตรวจสอบใบอนุญาตเสร็จสมบูรณ์ — ตรวจสอบว่าใบอนุญาตแต่ละระดับมีคุณสมบัติอะไรบ้าง และเลือกใช้ใบอนุญาตระดับที่เหมาะสมกับแต่ละบทบาท
วงกลมเครื่องหมายถูกกำหนดค่านโยบายการอนุญาตแอปแล้ว — แอปพลิเคชันที่เกี่ยวข้องกับแนวหน้าปรากฏขึ้นในแคตตาล็อก
วงกลมเครื่องหมายถูกตั้งค่า MFA สำหรับ BYOD แล้ว — แอป SMS หรือแอปยืนยันตัวตนที่ตั้งค่าไว้สำหรับพนักงานที่ไม่มีอีเมลของบริษัท
วงกลมเครื่องหมายถูกแอป Teams เวอร์ชันมือถือได้รับการทดสอบแล้วบน iOS และ Android — รวมถึงการใช้งาน Wi-Fi ในร้านค้าหรือคลังสินค้าด้วย
สำคัญลำดับความสำคัญ — ชุมชนอย่างเป็นทางการสร้างและกำหนดไว้ — ถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นทางการในศูนย์การจัดการ Engage การโพสต์ถูกจำกัดเฉพาะผู้ส่งที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น
วงกลมเครื่องหมายถูกชุมชนตามพื้นที่ที่สร้างขึ้นโดยใช้ชื่อที่สอดคล้องกัน — หนึ่งชิ้นต่อร้านค้าหรือสถานที่
วงกลมเครื่องหมายถูกคนงานได้เข้าร่วมชุมชนที่เกี่ยวข้องไว้ล่วงหน้าแล้ว — ผ่านการผสานรวมระบบ HR พร้อมใช้งานตั้งแต่วันแรก
สำคัญลำดับความสำคัญ — ตั้งค่าเริ่มต้นการแจ้งเตือน — ตั้งค่าชุมชนอย่างเป็นทางการเป็น “โพสต์ใหม่เท่านั้น”
วงกลมเครื่องหมายถูกร่างและกำหนดเวลาโพสต์ต้อนรับเรียบร้อยแล้ว — โดยเริ่มจากขั้นตอนง่ายๆ สำหรับคนงาน
วงกลมเครื่องหมายถูกเนื้อหาสำหรับ 2 สัปดาห์ได้รับการวางแผนและเตรียมพร้อมแล้ว — ดังนั้นฟีดจึงเปิดใช้งานตั้งแต่วันแรก
สำคัญลำดับความสำคัญ — การทดสอบแบบครบวงจรเสร็จสมบูรณ์ — เพิ่มผู้ใช้ใหม่ในฝ่ายทรัพยากรบุคคล → ปรากฏในชุมชน Engage ภายใน 24 ชั่วโมง
วงกลมเครื่องหมายถูกขั้นตอนการออกจากระบบได้รับการตรวจสอบแล้ว — ผู้ที่ออกจากชุมชนจะถูกลบออกจากชุมชนโดยอัตโนมัติ
วงกลมเครื่องหมายถูกการล้างข้อมูลบัญชีเก่าเสร็จสมบูรณ์แล้ว — บัญชีที่ไม่ได้ใช้งานถูกลบออกจาก Engage
วงกลมเครื่องหมายถูกการทำงานของกระบวนการโอนย้ายสินค้าในร้านค้า — พนักงานย้ายสถานที่ทำงาน → เข้าร่วมชุมชนใหม่ ออกจากชุมชนเดิม
สำคัญลำดับความสำคัญ — ผู้จัดการต้องได้รับการฝึกอบรมก่อนพนักงาน — ผู้จัดการเป็นแรงผลักดันที่สำคัญที่สุดในการนำไปใช้ ความมั่นใจของพวกเขาในวันแรกเป็นตัวกำหนดทุกสิ่ง
วงกลมเครื่องหมายถูกสร้างคู่มือการโพสต์สำหรับผู้จัดการ — หนึ่งหน้าครอบคลุมวิธีการโพสต์ เมื่อไหร่ควรใช้ Engage เทียบกับการแชท และคำแนะนำเกี่ยวกับการแจ้งเตือน
วงกลมเครื่องหมายถูกพิมพ์และติดโปสเตอร์รหัส QR แล้ว — ในห้องพักผ่อนที่มีการเชื่อมต่อโดยตรงไปยัง Viva Engage
วงกลมเครื่องหมายถูกนิยามของตัวชี้วัดความสำเร็จ — เป้าหมาย MAU, ระดับการมีส่วนร่วมขั้นพื้นฐาน และวันทบทวนที่ตกลงร่วมกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
วงกลมเครื่องหมายถูกกระบวนการส่งออกข้อมูลวิเคราะห์พร้อมใช้งานแล้ว — มีการดึงข้อมูลเป็นประจำเพื่อให้คุณมีข้อมูลแนวโน้มตั้งแต่สัปดาห์แรก
ตัวชี้วัดความสำเร็จ
เป้าหมายวันที่ 30
ของประชากร FLW ที่มีคุณสมบัติเหมาะสม
เป้าหมายวันที่ 60
ของฐานการติดตั้ง
กำลังดำเนินการ
เปิดแอป → เนื้อหาที่เกี่ยวข้องจะปรากฏขึ้น
กำลังดำเนินการ
ขั้นต่ำที่จำเป็นต่อการรักษานิสัยนี้ไว้
การกำหนดกระบวนการส่งออกข้อมูลพื้นฐานตั้งแต่เริ่มเปิดตัว จะช่วยให้คุณมีข้อมูลแนวโน้มไว้แบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเมื่อพวกเขาขอหลักฐานผลตอบแทนจากการลงทุน กำหนดการดึงข้อมูลการบริหารจัดการรายสัปดาห์ตั้งแต่วันแรก เพื่อให้คุณสามารถแสดงให้เห็นถึงการเติบโตของการใช้งานเมื่อเวลาผ่านไป. ภาพรวมการวิเคราะห์ Viva Engage
เรื่องราวของลูกค้า
การนำไปใช้งานจริงในวงกว้าง — ตั้งแต่เครือข่ายแฟรนไชส์ระดับโลกที่มีพนักงาน 100,000 คน ไปจนถึงทีมงานอสังหาริมทรัพย์เชิงพาณิชย์ที่กระจายอยู่ทั่วพื้นที่ องค์กรเหล่านี้ได้ดำเนินการตามที่คู่มือนี้อธิบายไว้ และผลลัพธ์ก็เป็นเครื่องพิสูจน์ได้เอง.
ธุรกิจค้าปลีก · อาหารและเครื่องดื่ม
ความท้าทาย
แต่ละตลาดทั้ง 12 แห่งใช้แพลตฟอร์มที่แตกต่างกัน โดยมีกลยุทธ์การสื่อสารภายในที่หลากหลาย การสื่อสารของบริษัทส่งถึงเฉพาะผู้จัดการเท่านั้น พนักงานระดับล่างไม่ได้รับการสื่อสารโดยตรงเลย WhatsApp เข้ามาเติมเต็มช่องว่างสำหรับการสนทนาระหว่างผู้จัดการด้วยกัน ซึ่งก่อให้เกิดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและข้อมูล.
ผลลัพธ์
Microsoft Teams + Viva Engage ได้แทนที่เครื่องมือเฉพาะตลาดที่กระจัดกระจายด้วยแพลตฟอร์มเดียวที่รวมเป็นหนึ่งเดียว การสื่อสารหลายภาษาเข้าถึงพนักงานทุกคนโดยตรง วัฒนธรรมความรับผิดชอบระดับโลกและการเป็นผู้ประกอบการได้เข้ามาแทนที่ปัญหาคอขวดด้านข้อมูลในระดับผู้จัดการ.
“Viva Engage มีศักยภาพที่ยังไม่ได้ถูกนำมาใช้ประโยชน์ในด้านการแบ่งปันข้อมูล ความรู้ และแรงบันดาลใจ”
อแมนดา เมนส์ · ผู้จัดการฝ่ายสื่อสารองค์กร
“รหัส Viva Engage ทำให้ข้อตกลงเสร็จสมบูรณ์”
มัทธิอัส แฮนเซน · ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายเทคโนโลยีของกลุ่มบริษัท
บริการระดับมืออาชีพ · อสังหาริมทรัพย์เพื่อการพาณิชย์
ความท้าทาย
มีพนักงาน 115,000 คน ทำงานในออฟฟิศ ทำงานกับลูกค้า ทำงานทางไกล และทำงานนอกสถานที่ เมื่อรูปแบบการทำงานแบบไฮบริดขยายตัว การทำให้แน่ใจว่าพนักงานที่กระจายตัวอยู่ตามสถานที่ต่างๆ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้ที่ทำงานในสถานที่ของลูกค้า ได้รับข้อมูลที่เกี่ยวข้องและติดต่อสื่อสารกันได้อย่างต่อเนื่องนั้นจึงเป็นเรื่องที่ยากขึ้นเรื่อยๆ.
ผลลัพธ์
Viva Connections + Viva Engage ภายใน Teams มอบประสบการณ์การใช้งานที่ปรับให้เหมาะกับอุปกรณ์พกพาแก่พนักงานทุกคน การกำหนดกลุ่มเป้าหมายผ่านกลุ่ม Entra ID หมายความว่าพนักงานออฟฟิศและพนักงานด่านหน้าจะเห็นเนื้อหาที่ปรับให้เหมาะกับบทบาทของตน การบอกต่อแบบปากต่อปากช่วยผลักดันให้มีการใช้งานอย่างแพร่หลายก่อนการเปิดตัวอย่างเป็นทางการ.
“สิ่งที่พลิกโฉมวงการอย่างแท้จริงสำหรับเราในเรื่อง Viva และ Teams คือความสามารถในการใช้งานบนมือถือ”
เวนดี้ เชอร์วูด · รองประธานฝ่ายสื่อสารองค์กร
“เนื่องจาก Viva อยู่ภายในแอปพลิเคชัน Teams เราจึงบริหารจัดการแอปพลิเคชัน Viva โดยใช้ นโยบายของ Teams ทีมงานสามารถบริหารจัดการ Viva ได้โดยใช้เวลาเรียนรู้เพิ่มเติมเพียงเล็กน้อย”
ลุค มอร์ริส · รองประธานฝ่ายดิจิทัลและเทคโนโลยี
“ตอนนี้ เรามี Viva เป็นศูนย์บริการครบวงจรสำหรับทุกเรื่องของ CBRE แล้ว”
ซิซิลี ชาร์ลาค · ผู้อำนวยการฝ่ายกลยุทธ์และการให้คำปรึกษาแก่ลูกค้า
“ฉันต้องลุกจากโต๊ะทำงานบ่อยมากในแต่ละวัน และฉันชอบที่สามารถเข้าถึง Viva ผ่าน Teams เพื่อให้สามารถติดต่อสื่อสารได้จากทุกที่”
ฮวนิตา เมเบน · ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ
ซีรีส์ Frontline Fridays 6 ตอนของ Microsoft ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่กลยุทธ์การใช้งานและการนำไปใช้ ไปจนถึงประสิทธิภาพการดำเนินงาน การปรับแต่ง Viva Connections และ AI agents รับชมได้ฟรีตามต้องการ และสร้างขึ้นจากประสบการณ์ตรงกับลูกค้าองค์กรหลายร้อยราย. ดูซีรีย์
ทรัพยากร
คุณพร้อมที่จะยกระดับวิธีการทำงานของบุคลากรด่านหน้าด้วยชุดเครื่องมือของ Microsoft แล้วหรือยัง? เข้าร่วมกับเราใน Microsoft Frontline Fridays ชุดการสัมมนาที่นำโดยผู้เชี่ยวชาญ ซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยให้องค์กรต่างๆ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ความปลอดภัย และประสิทธิผลสูงสุดสำหรับพนักงานด่านหน้า.
