基本原則:シンプルさが普及を促進する。.
Frontline workersの作業員は、アプリを開いて、自分のシフトにとって重要な情報を即座に確認し、60秒以内に行動を起こす必要があります。このプレイブックに記載されているすべての設定は、それを可能にするように設計されています。集中できるシンプルな操作性こそが、活気ある現場コミュニティを築くための最短ルートです。.
Microsoft Adoption
IT管理者、現場コミュニケーション担当者、企業広報チーム向けの実践的なガイド。現場の従業員を迅速に繋ぎ、情報共有し、積極的に関与させるために必要なすべてが網羅されています。.
Frontline workersの作業員は、アプリを開いて、自分のシフトにとって重要な情報を即座に確認し、60秒以内に行動を起こす必要があります。このプレイブックに記載されているすべての設定は、それを可能にするように設計されています。集中できるシンプルな操作性こそが、活気ある現場コミュニティを築くための最短ルートです。.
チーム管理センター
最も影響力の大きい設定手順。カスタムアプリ設定ポリシーにより、現場の従業員は、必要なアプリだけを、期待通りの場所に配置する、厳選されたTeamsエクスペリエンスを享受できます。.
カスタマイズされたアプリ設定ポリシーにより、適切なアプリがTeamsモバイルのナビゲーションバーに固定表示され、現場の従業員は初日からすっきりとした使いやすい操作環境を利用できます。これにより、プラットフォームは直感的に操作できるようになり、オンボーディング時間が短縮され、従業員は最も重要なチャネルに継続的にアクセスできるようになります。.
デバイス戦略 ― 従業員に最適なモデルを選択する
勤務時間中のみ
Intuneによる完全なデバイス管理。QRコードとPINによるサインインで、デスクワーク以外の従業員のオンボーディングを迅速に行えます。. 共有デバイスモード 勤務シフトの合間にユーザーを自動的にログアウトさせることで、同じ端末を共有する従業員間でのデータ漏洩を防ぎます。.
最適な業種:小売業、物流業、倉庫業
勤務中+勤務時間外
MAM(モバイルアプリケーション管理)ポリシーは、個人用デバイスを管理することなく、企業データを保護します。. 勤務時間信号 勤務時間外のアクセスを制限し、接続を切断する権利を遵守します。勤務時間外のコミュニケーションシナリオ(勤務スケジュールの交換や人事部へのアクセスなど)を最適にカバーします。.
最適な職種:現場作業員、サービス業従事者
勤務時間中のみ
完全なデバイス管理機能があり、人事リソース、スケジュール管理、トレーニングコンテンツに最適ですが、 リアルタイム通信には適さない. 店舗や現場内を移動中の従業員は、作業中にデスクトップアプリを確認することはできません。補助的なアクセスポイントとしてのみ使用してください。.
最適な用途:バックオフィス、休憩室のキオスク端末
推奨コアピン — Teamsモバイルナビゲーションバー

ホームフィードとコミュニティ
1対1のチャットとグループチャット
Engageがモバイルナビゲーションで最初にピン留めされたアプリの場合、コミュニティ投稿は80%人のユーザーに届きます。2番目、3番目、または4番目になると、リーチは30%に低下します。.
オプションの追加機能 — 従業員が慣れてきたら追加できます
現場の従業員がEngage + Chatの操作に慣れ、自然に使いこなせるようになったら、これらの追加アプリを導入して利便性を高めましょう。一度に多くのアプリを導入すると、認知負荷が高まり、導入が遅れる原因となります。まずは最小限のアプリから始め、徐々に増やしていくのが賢明です。.
人事関連リソース、給与明細、社内規定、福利厚生ツール、クイックリンクなど、あらゆる情報を一箇所に集約した企業ダッシュボードです。従業員が複数のシステムを操作したり、人事部に直接問い合わせたりする手間を省きます。従業員がEngageを日常的なコミュニケーションツールとして積極的に活用し始めてから導入するのが最適です。.
最適な対象:すべての役割、フェーズ2
設定手順 — Teams 管理センター
1
チーム管理センター → チームアプリ → 設定ポリシー → +追加. 名前を付けてください。 フロントライン ワーカー. 他のユーザー層とは独立してカスタマイズできるよう、専用のポリシーを作成してください。.
2
下 ピン留めされたアプリ, Viva Engage → Chat の順に追加してください。起動時はコアピンをこの 2 つに設定したままにし、作業者が慣れてきたら Shifts、Tasks、または Viva Connections を追加してください。.
3
アプリのアクセス許可ポリシーを使用して、現場業務に関連するアプリのみを表示するようにします。絞り込まれたカタログは、従業員が必要なものを見つけやすくし、ユーザーエクスペリエンスを簡潔に保ちます。.
4
部門、場所、またはライセンスの種類ごとに、最前線で働く従業員のセキュリティグループにポリシーを割り当ててください。本格的な展開の前に、まず20~50人の従業員を対象に試験運用を実施してください。.
ローンチ時のQRコード、休憩室のポスター、オンボーディングガイドに、Viva Engageへの直接ディープリンクを含めてください。これにより、従業員は最初のセッションで意図した場所に確実にアクセスでき、プラットフォームに対する自信に満ちた第一印象を与えることができます。.
Viva Engage 管理者
綿密に設計されたコミュニティ構造は、現場での導入を促進する基盤となります。従業員には明確でシンプルな階層構造を提供しましょう。検索やスクロールをすることなく、必要な情報をどこで探せばよいかを常に正確に把握できるようにする必要があります。.
ティア1・必須
業務状況の更新、安全に関する通知、方針変更、経営陣からのメッセージなど、信頼できる唯一の情報源です。現場の従業員は全員自動的に登録されるため、重要な情報を見逃すことはありません。.
推奨設定
ティア2・必須
地域ごとに1つのコミュニティ(複数の店舗、拠点、または場所を対象とする)を設けることで、従業員は関連性が高く管理しやすい地域的な状況を把握できます。地域マネージャーは地区レベルの最新情報を発信し、従業員は近隣の拠点の同僚と交流できます。店舗ごとにコミュニティを設けると、コミュニティが多すぎ、従業員の関与が不足し、管理コストが持続不可能になります。.
推奨設定
[地域/地区名]ティア3・推奨
お祝い事、同僚の功績を称える場、チームの課題達成、節目となる出来事などを共有するための専用スペース。業務関連のコンテンツとは切り離すことで、時間的制約のある最新情報と競合することなく、組織文化を育むことができます。.
推奨設定
少数の厳選されたコミュニティは、強いエンゲージメントを生み出します。人事システムとの連携により、入社時に従業員を地域コミュニティや公式コミュニケーションに事前登録することで、従業員はコミュニティを検索したり発見したりする必要なく、初日からコミュニティとつながることができます。.
安全に関するブリーフィングと祝賀投稿が同じフィードに表示されると、それぞれが注目を集めようと競い合います。それぞれの種類のコンテンツ専用のコミュニティを設けることで、運用コンテンツは必要な明確さを得ることができ、文化的なコンテンツは楽しく魅力的な内容にすることができます。両者とも、こうした分離によって恩恵を受けるのです。.
アイデンティティと人事
現場の従業員構成は常に変化しています。店舗異動、役割変更、季節雇用などです。人事データをMicrosoft Entra IDに接続することで、コミュニティメンバーシップが自動的に正確になり、手作業なしで全ての従業員が常に適切なコミュニティに接続されます。.
推奨されるアプローチ
Entra IDで動的なセキュリティグループを作成すると、SAP SuccessFactors、Workdayなどの人事システムから同期された人事属性に基づいて、従業員をコミュニティに自動的に割り当てることができます。新入社員は初日からグループに接続され、退職者は自動的に削除されます。.
(ユーザー部門 -eq "「店舗運営」") -そして (ユーザーの物理的な配送オフィス名 -eq "「メルボルン・セントラル」")
同期すべき主要な人事属性
ハイブリッドモデル
人事部門と同期された動的グループをベースとして使用し、人事部門の分類体系ではカバーされない特殊なケースについては、手動でメンバーを追加します。
人事システムにテストユーザーを追加し、24時間以内に適切なEngageコミュニティに表示されることを確認してください。その後、テストアカウントを削除し、削除されたことを確認してください。このエンドツーエンドのテストにより、メンバーシップが大規模でも正確に維持され、新入社員が初日からコミュニティに接続できることを確信できます。.
通知
ローンチ前に通知のデフォルト設定を適切に行うことは、長期的な利用促進において最も重要なことの一つです。スマートなデフォルト設定は、従業員に情報を提供しつつも負担をかけすぎないようにすることで、従業員がプラットフォームを継続的に利用し続けることを可能にします。.
適切に設定された通知は、まるで肩を軽く叩くように、重要な投稿があったときに従業員に知らせ、それ以外の時間は静かに待機します。「新しい投稿のみ」を運用コミュニティのデフォルト設定にすることで、すべての通知が真に価値のあるものとなるようにすることができます。.
コミュニティティア別の推奨通知設定
| コミュニティティア | 新しい投稿 | 投稿への返信 | 反応 | @メンション |
|---|---|---|---|---|
| ティア1 — 公式通信 | チェックマーク の上 | オフ(労働者が選択) | オフ(労働者が選択) | チェックマーク の上 |
| ティア2 — 場所/店舗 | チェックマーク の上 | デフォルトではオフ(従業員が選択) | 労働者が選ぶ | チェックマーク の上 |
| ティア3 ― 文化と認知 | 労働者が選ぶ | 労働者が選ぶ | 労働者が選ぶ | チェックマーク の上 |
マネージャー主導のオンボーディングセッションでは、Teamsモバイル通知設定の簡単な説明を含めてください。従業員が勤務シフトに合わせてサイレント時間を設定できるようにサポートすることで、プラットフォームが従業員の時間を尊重していると感じさせ、チャネルに対する長期的な信頼を築くことができます。.
マネージャー研修にこれを含めてください:従業員が特定の会話の更新情報を受け取らないようにするには、···→をタップします。 この会話のフォローを停止する. 従業員が自身の通知を管理できるようにすることで、プラットフォームとのより健全な長期的な関係が築かれる。.
2024年8月に施行されるオーストラリアの法律と、新たに導入されるEUの規制では、勤務時間外の従業員とのコミュニケーションについて規定されています。入社時のオリエンテーションガイドに、静粛時間の設定を必須項目として含めましょう。各従業員の標準的な勤務シフトに合わせて時間を設定してください。. チームシフト
展開
素晴らしい初回体験は、継続的な利用の基盤となります。導入計画は、即座に、かつ関連性の高い価値を提供できるように設計しましょう。最初のセッションでプラットフォームが自分にとって役立つことを実感した従業員は、繰り返し利用してくれるでしょう。.
Microsoftの最前線デジタル成熟度モデル
フェーズ1 — 有効化
ID管理、デバイス管理、アプリポリシー、そして基本的なコミュニケーション機能。すべての従業員は初日からTeamsにアクセスして利用できます。.
フェーズ2 — エンパワーメント
Viva Engageコミュニティ、シフトのセルフサービス、タスク管理、およびViva Learningを通じたトレーニング。従業員は積極的に参加し、自身の仕事生活を管理します。.
フェーズ3 — 変革
Power Platformはデジタル化されたプロセスに対応、AI搭載のagentsは質疑応答とタスク自動化に、Viva Connectionsはパーソナライズされたホームエクスペリエンスを実現します。大規模な運用効率化を実現します。.
発売前
第1週
第2~4週
広報および企業広報チーム向け
ローンチ日の少なくとも2週間前にはコンテンツを準備しておきましょう。公式コミュニケーションコミュニティでは、習慣化のために週に2~3回の投稿が必要です。安定した投稿ペースは、このチャネルが活発で信頼できるものであることを示し、従業員の継続的な利用を促します。.
地域マネージャーに、それぞれの地域コミュニティにおけるフィードの運営責任を担うよう育成します。本社広報部門は公式チャンネルを運営し、地域マネージャーは地域に特化したコンテンツを提供します。この分散型モデルにより、中央部門でのボトルネックを解消し、コンテンツ制作を大規模に展開できます。.
最初の文で最も重要な情報を提示しましょう。段落は短く、最大でも2~3文にしましょう。行動項目は箇条書きにしましょう。重要な詳細は太字にしましょう。明確で読みやすい文章は、作業の合間に30秒しか時間がない人にとって大きな助けとなります。.
Viva Engage 記事(見出し、画像、セクションを含む構造化された投稿)は、オンボーディングガイド、ポリシー解説、FAQなど、長期にわたって検索され続ける必要があるコンテンツに最適です。アクティブなフィードに掲載すべき、時間的制約のある運用上の最新情報には、標準投稿を使用してください。.
BYOD(私物端末の業務利用)を行う従業員には、分かりやすく使いやすいインストール手順と、会社のメールを毎日使用しない従業員でも簡単にサインインできる方法が必要です。.
BYOD(私物端末の業務利用)を行う従業員にとって、インストール体験は印象を左右します。IT部門からの一方的な連絡ではなく、分かりやすく親しみやすいメッセージを添えたQRコードと、マネージャーがサポートするインストールセッションを活用しましょう。直属の上司からの個人的な招待は、IT部門からの通知よりもインストール率を高めます。. Teamsクライアントを取得する
SMSベースの多要素認証(MFA)または社員番号認証を設定し、従業員が会社のメールアドレスではなく、電話番号または社員番号を使用して登録できるようにします。これにより、現場の従業員がインターネットに接続する際の一般的な障壁が取り除かれます。. 最前線でのSMSサインイン
モバイル体験
Frontline workersはモバイルファースト、多くの場合モバイル専用です。展開前に実機でコンテンツと構成をテストすることで、従業員全体で一貫して優れたエクスペリエンスを実現します。.
コンテンツのフォーマット
画像と動画
発売前のテスト
業務関連コンテンツ(シフトブリーフィング、安全に関する通知、ポリシーの更新など)をViva Engageの投稿または記事として直接作成することで、従業員はアプリ内で作業を続けられ、コンテンツはあらゆるデバイスで美しく表示されます。永続的に保存する必要のある参照文書やフォームについては、幅広いデバイス互換性とバージョン管理機能を提供するSharePointにリンクしてください。.
発売前
このチェックリストを使用して、システム稼働開始の準備が整っていることを確認してください。優先度が高いとマークされた項目は、従業員が最初の連絡を受け取る前に完了しておくべき最も重要な項目です。.
チェックマーク_サークルアプリ設定ポリシーが作成され、名前が付けられました — チャット+Viva Engageを1位と2位に配置、「最前線で働く人々」ポリシー
チェックマーク_サークルFLWセキュリティグループに割り当てられたポリシー — 最初にテストされたのは20~50人の労働者からなるパイロットグループだった。
重要優先度 — ライセンス監査完了 各ライセンスティアが提供する機能を確認し、各役割に適切なティアを割り当てる。
チェックマーク_サークルアプリの権限ポリシーが設定されました —最前線で役立つアプリがカタログに掲載されました
チェックマーク_サークルBYOD向けにMFAを設定済み — 企業メールアドレスを持たない従業員向けに設定されたSMSまたは認証アプリ
チェックマーク_サークルTeamsモバイルはiOSとAndroidでテスト済みです。 — 店舗や倉庫のWi-Fiを含む
重要優先度 — 公式コミュニティが作成および指定 — Engage管理センターで公式としてマークされており、投稿は承認された送信者のみに制限されます
チェックマーク_サークル一貫した命名規則で作成されたロケーションコミュニティ — 店舗またはサイトごとに1つ
チェックマーク_サークル関連コミュニティに事前加入した労働者 — 人事統合により、初日から準備完了
重要優先度 — 通知のデフォルト設定 — 公式コミュニティは「新規投稿のみ」に設定されています“
チェックマーク_サークルウェルカム投稿が下書きされ、予約投稿されました。 —労働者のためのシンプルな最初の行動
チェックマーク_サークル2週間分のコンテンツが計画済みで準備完了 ―つまり、フィードは初日からアクティブです
重要優先度 — エンドツーエンドテスト完了 — HRに新規ユーザーが追加されました → 24時間以内にEngageコミュニティに表示されます
チェックマーク_サークル退職手続きの流れを確認済み —コミュニティから退会したユーザーは自動的に削除されます
チェックマーク_サークル旧アカウントのクリーンアップが完了しました — 非アクティブなアカウントはEngageから削除されました
チェックマーク_サークルストア転送フローの動作 — 労働者が勤務地を移動する → 新しいコミュニティに参加し、古いコミュニティを離れる
重要優先順位 ― 従業員よりも先に管理者を訓練する マネージャーは導入において最も重要な推進力であり、初日の彼らの自信がすべてを左右する。
チェックマーク_サークルマネージャー投稿ガイドが作成されました — 投稿方法、Engageとチャットの使い分け、通知に関するガイダンスをまとめた1ページ
チェックマーク_サークルQRコードポスターを印刷して掲示 — Viva Engageに直結した休憩室にて
チェックマーク_サークル成功指標の定義 — ステークホルダーと合意したMAU目標、エンゲージメントベースライン、およびレビュー日
チェックマーク_サークル分析データのエクスポートプロセスが導入されています 定期的なデータ取得がスケジュールされているため、第1週目からトレンドデータを取得できます。
成功指標
30日目の目標
対象となるFLW人口
60日目の目標
インストールベースの
継続中
アプリを開く → 関連コンテンツが表示される
継続中
習慣を維持するために最低限必要なこと
導入時にベースラインとなるデータエクスポートプロセスを確立することで、ROIの証拠を求められた際に、関係者と共有できるトレンドデータが得られます。導入初日から毎週管理データを抽出するスケジュールを立てることで、時間の経過とともに導入率が上昇していく様子を示すことができます。. Viva Engage分析概要
お客様事例
10万人規模のグローバルフランチャイズネットワークから、分散型の商業不動産チームまで、実際に大規模な展開事例が数多く存在します。これらの組織は、本書で解説されている手法を実践しており、その成果は明白です。.
小売業・食品・飲料
3,800以上の店舗 · 12の市場 · 3大陸
課題
12の市場それぞれが異なるプラットフォームを使用し、社内コミュニケーション戦略も多種多様だった。企業からの連絡は管理職のみに届き、非管理職の従業員には直接的な連絡は一切なかった。管理職同士のチャットにはWhatsAppが利用されたが、コンプライアンスとデータに関するリスクが生じた。.
結果
Microsoft TeamsとViva Engageは、断片化された市場固有のツールを単一の統合プラットフォームに置き換えました。多言語によるコミュニケーションがすべての従業員に直接届くようになりました。管理職レベルでの情報ボトルネックは解消され、グローバルな説明責任と起業家精神の文化が醸成されました。.
“「Viva Engageは、情報共有、知識、そしてインスピレーションのための、まだ活用されていない可能性を秘めている。」”
アマンダ・メインズ · コーポレートコミュニケーションマネージャー
“「Viva Engageが契約を成立させた。」”
マティアス・ハンセン · グループ最高技術責任者
専門サービス・商業用不動産
世界的な商業不動産サービスリーダー · 「CBREをあなたのポケットに」“
課題
オフィス勤務、顧客先勤務、リモートワーク、モバイルワークなど、11万5000人の従業員。ハイブリッドワークが拡大するにつれ、分散した従業員、特に顧客先で働く従業員が適切な情報を受け取り、つながりを維持できるようにすることはますます困難になっていった。.
結果
Teamsに搭載されたViva ConnectionsとViva Engageは、すべての従業員にパーソナライズされたモバイルファーストのエクスペリエンスを提供しました。Entra IDグループによるオーディエンスターゲティングにより、オフィスワーカーと現場ワーカーはそれぞれの役割に合わせたコンテンツを閲覧できました。導入開始前から口コミで利用が広がり、定着しました。.
“「VivaとTeamsにおける真のゲームチェンジャーは、モバイルでした。」”
ウェンディ・シャーウッド · コーポレートコミュニケーション担当副社長
“「VivaはTeamsアプリケーション内に存在するため、Teamsポリシーを使用してVivaアプリケーションを管理します。チームは、ほとんど追加の学習なしにVivaを管理できます。」”
ルーク・モリス · デジタルおよびテクノロジー担当副社長
“「これで、CBREに関するあらゆる情報が揃うワンストップショップとして、Vivaが誕生しました。」”
シシリー・シャーラッハ クライアント戦略・コンサルティング担当ディレクター
“「私は日中、デスクを離れることが多いのですが、Teamsを通じてVivaにアクセスできるので、どこからでもつながりを保てるのが本当に助かります。」”
フアニータ・メベイン · オペレーションマネージャー
Microsoftの6部構成の「Frontline Fridays」シリーズでは、導入戦略と活用から運用効率、Viva Connectionsカスタマイズ、AI agentsまで、あらゆるトピックを網羅しています。無料でオンデマンド配信され、数百社の企業顧客との直接的な対話に基づいて作成されています。. シリーズを見る
資力
Microsoftのツール群を活用して、現場従業員の業務効率を向上させる準備はできていますか?Microsoft Frontline Fridaysにご参加ください。このシリーズは、組織が現場従業員の生産性、セキュリティ、効率性を最大限に高めるために設計された、専門家主導のセッションです。.