指導原則：簡單易用，推廣普及。.
Frontline workers 需要打開應用程序，立即查看與其班次相關的重要信息，並在 60 秒內採取行動。本操作手冊中的每一項配置決策都旨在實現這一點。簡潔明了的使用者體驗是打造蓬勃發展的一線團隊的最快途徑。.
為第一線工作人員部署 Microsoft Teams 和 Microsoft Viva Engage
這是一本針對IT管理員、第一線溝通經理和企業溝通團隊的實用指南。它涵蓋了幫助第一線員工快速建立聯繫、獲取資訊和積極參與所需的一切。.
設定 IT管理員
團隊管理中心
建立應用程式設定策略：Pin Engage 和 Chat
這是影響最大的設定步驟。自訂應用程式設定策略能夠為第一線員工提供專注且精心打造的 Teams 使用體驗－讓他們在期望的位置使用所需的應用程式。.
為什麼專案政策至關重要
量身訂製的應用程式設定策略會將合適的應用程式固定在 Teams 行動導覽列上，讓第一線員工從第一天起就能獲得簡潔明了、專注高效的使用體驗。這使得平台操作直觀易上手，縮短了使用者上手時間，並讓員工持續關注最重要的管道。.
設備策略－為您的員工選擇合適的型號
共享裝置
限當班期間
透過 Intune 實現全面設備管理。二維碼 + PIN 碼登入方式讓非辦公室人員也能快速上手。. 共享設備模式 自動在輪班之間註銷用戶，防止共用相同手機的員工之間資料外洩。.
自帶裝置 (BYOD)
上班 + 下班
MAM（行動應用管理）策略可在不管理個人裝置的情況下保護公司資料。. 工作時間訊號 限制非工作時間存取權限，以符合「斷網權」原則。最佳涵蓋非工作時間通訊場景，例如班次調換和人事部門存取。.
後台電腦
限當班期間
全面的設備管理，非常適合人力資源、日程安排和培訓內容——但 不適合即時通信. 在商店或場所內走動的員工無法在現場查看桌面應用程式。請僅將其視為輔助存取點。.
建議的核心固定項 — Teams 行動導覽列
位置 1 • Viva Engage
首頁 > 資訊與社區
位置 2 • 聊天
一對一聊天和群聊
職位很重要——非常重要。.
當 Engage 是行動導航中第一個置頂應用程式時，社群貼文可以觸及 80% 位用戶。當它是第二、第三或第四個置頂應用時，觸達人數會下降到 30%。.
選配附加功能－員工適應後可逐步添加
一旦第一線員工熟悉了 Engage + Chat 的使用體驗，並且感覺操作自然流暢，就可以逐步添加其他應用來增強其功能。一次性引入過多應用會增加認知負擔，降低使用者接受度－建議從少量應用開始，逐步擴展。.
家
一個精心設計的公司儀表板，將人力資源、薪資、政策、員工福利工具和快捷連結集中在一個地方。這減少了員工在多個系統間切換或直接聯繫人力資源部門的需要。最好在員工開始積極使用 Engage 作為日常溝通管道後再引入此功能。.
設定步驟 — Teams 管理中心
2
按優先順序置頂應用
在下面 置頂應用, 依序新增：Viva Engage → 聊天。啟動時請將核心接腳設定為這兩個－待員工熟悉操作後，再新增班次、任務或 Viva Connections。.
提示：在入職培訓材料中使用直接鏈接
在您的啟動二維碼、休息室海報和新員工入職指南中新增指向 Viva Engage 的直接深度連結。這可以確保員工在首次訪問時直接進入您希望他們訪問的頁面，從而對平台留下良好的第一印象。.
設定 IT管理員擴音器 第一線溝通經理
Viva Engage 管理員
設計清晰的社群架構
精心設計的社群架構是促進第一線員工採納的基礎。為員工提供清晰簡潔的層級結構——他們應該始終知道在哪裡可以找到什麼，而無需搜尋或滾動頁面。.
一級 · 必需
官方通訊
這是發布營運更新、安全通知、政策變更和領導層資訊的權威單一來源。所有第一線員工都會自動加入，確保沒有人錯過任何重要資訊。.
推薦設定
- 向前箭頭 標記為 官方社區 在 Engage 管理中心
- 向前箭頭 為了保持聲音的一致性，限制只有經過批准的寄件者才能發佈內容。
- 向前箭頭 設定預設通知 限新帖
- 向前箭頭 適用於整個公司，而非特定門市。
二級 · 必需
區域社區
每個區域設立一個社區（涵蓋一組門市、站點或地點），可以為員工提供相關且易於管理的當地資訊。區域經理發佈區域層面的最新動態；員工可以與附近地點的同事交流。如果每個門市都設立一個社區，則會導致社區過多、互動不足，以及管理成本過高。.
推薦設定
- 向前箭頭 會員資格透過Entra ID中的人力資源區域/地區屬性自動同步
- 向前箭頭 區域經理職位；門市經理和員工參與
- 向前箭頭 命名規則：
[地區/縣名] - 向前箭頭 目標會員人數為 50-500 人——規模足夠大，充滿活力；規模足夠小，能營造本地氛圍。
三級 · 推薦
文化與認可
一個專門用於慶祝活動、同儕表彰、團隊挑戰和里程碑事件的空間。將其與日常營運內容分開，可以讓企業文化蓬勃發展，而不會與有時效性的更新內容衝突。.
推薦設定
- 向前箭頭 開放加入－任何員工可加入
- 向前箭頭 所有會員均可發帖
- 向前箭頭 已啟用表情和 GIF 功能
- 向前箭頭 功能 Viva Engage 贊
保持專注：每位工作人員負責 2-3 個社區是最佳比例。
少量但高度相關的社群能夠帶來強大的用戶參與。透過人力資源整合，員工入職時即可預先加入其所在地區的社群和官方通訊平台——這樣他們從第一天起就能與社群保持聯繫，無需自行搜尋或發現社群。.
將營運和社會活動分開－兩者都會因此表現得更好。
當安全簡報和慶祝活動貼文共享相同資訊流時，它們會爭奪用戶的注意力。為每種類型設立專屬社區，既能確保營運內容的清晰度，又能讓文化內容擁有更多趣味性和互動性的空間。兩者皆能從這種分離中受益。.
設定 IT管理員
身分與人力資源
連接人力資源數據以實現動態會員資格
一線員工團隊瞬息萬變——門市調動、職位調整、季節性招募。將人力資源數據與 Microsoft Entra ID 連接，可確保社區成員資訊自動保持準確，讓每位員工始終與正確的社區保持聯繫，無需人工幹預。.
推薦方法
透過 Microsoft Entra ID 進行動態分組
在 Entra ID 中建立動態安全群組，根據從您的人力資源系統（例如 SAP SuccessFactors、Workday 或其他系統）同步的人力資源屬性，自動將員工指派到對應的社群。新進員工入職當天即可加入；離職員工會自動從社區移除。.
(使用者部門 -eq "門市營運") -和 (用戶.物理投遞辦公室名稱 -eq "墨爾本中心")
需要同步的關鍵人力資源屬性
- 向前箭頭地區/縣 — 通往區域社區的地圖
- 向前箭頭部門/職位 — 角色社群地圖
- 向前箭頭地區 — 使區域廣播集團能夠
- 向前箭頭就業狀況 — 離職時保持會員資格乾淨整潔
- 向前箭頭開始日期 — 觸發自動加入新使用者培訓社區
混合模型
動態基礎 + 手動新增
以人力資源同步動態分組為基礎，然後針對人力資源分類法未涵蓋的特殊情況新增手動成員：
- 添加 負責多家門市的區域經理
- 添加 承包商和供應商合作夥伴
- 添加 跨職能支援角色
- 添加 臨時季節性僱員
在正式上線前，測試完整的會員生命週期。
在您的人力資源系統中新增一個測試用戶，並驗證是否在 24 小時內出現在正確的 Engage 社群中。然後終止該測試帳戶並確認已移除。這項端到端測試可確保您確信成員資格資訊在大規模部署後仍能保持準確，並確保新員工從入職第一天起就能加入社群。.
設定 IT管理員擴音器 第一線溝通經理
通知
配置通知以實現持續互動
在正式上線前設定好通知預設選項是確保長期用戶採納的關鍵因素之一。合理的預設設定既能讓員工及時了解訊息，又不會讓他們感到資訊過載，從而讓他們長期保持對平台的參與度。.
目標：在正確的時間發出正確的訊號
配置良好的通知就像貼心的輕拍肩膀一樣——它們會在發布重要訊息時提醒員工，其餘時間則保持安靜。將營運社群的預設設定設為“僅新貼文通知”，可確保每個通知都真正具有價值。.
按社區層級建議的通知預設值
| 社區層 | 新帖 | 回覆貼文 | 反應 | @提及 |
|---|---|---|---|---|
| 一級——官方通訊 | 對勾標記 在 | 關閉（員工選擇） | 關閉（員工選擇） | 對勾標記 在 |
| 二級 — 地點/門市 | 對勾標記 在 | 預設為關閉（由工作人員選擇） | 工人選擇 | 對勾標記 在 |
| 第三層級－文化與認可 | 工人選擇 | 工人選擇 | 工人選擇 | 對勾標記 在 |
在您第一週的入職培訓中，請仔細閱讀通知設定。
在經理主導的入職培訓中，簡要介紹一下 Teams 的行動通知設定。幫助員工根據自己的輪班安排來設定靜音時間－這能讓員工感受到平台對他們時間的尊重，並建立起對平台的長期信任。.
教導工人如何管理單一線程訂閱
將以下內容納入經理培訓：當員工想要停止接收特定對話的更新時，可以點擊“··· →” 停止關注此對話. 賦予員工控制自身通知的權力，有助於與平台建立更健康的長期關係。.
斷網權——澳洲和歐盟
澳洲相關法律（將於2024年8月生效）以及歐盟即將出台的法規均對下班後與員工的溝通方式有所規定。請將設定安靜時間作為入職指南中必要的步驟。設定時間時長應與每位員工的標準輪班模式相符。. 團隊輪班
設定 IT管理員擴音器 第一線溝通經理大樓 企業傳播
部署
讓第一線工作人員恢復運轉
良好的初次體驗是使用者持續使用的基礎。推廣方案的設計應著重於提供即時、相關的價值——如果用戶在第一次使用時就感受到平台的實用性，他們就會不斷重複使用。.
Microsoft 的前沿數位化成熟度模型
第一階段－啟用
確保基線安全
身分管理、裝置管理、應用程式策略和基礎通訊。每位員工都能在入職第一天就獲得存取權限並使用 Teams。.
第二階段－賦能
提高員工敬業度和生產力
Viva Engage 社區、Shifts 自助服務、任務管理和培訓透過 Viva Learning 進行。員工積極參與並管理自己的工作生活。.
第三階段—轉型
數位化和自動化
Power Platform 用於數位化流程，AI agents 用於問答和任務自動化，Viva Connections 用於個人化家庭體驗。規模化營運效率。.
發射前
第一天之前做好準備
- 對勾標記 應用程式設定策略已部署到 FLW 安全群組
- 對勾標記 人力資源整合同步社區成員資格
- 對勾標記 所有社群均已配置通知預設值
- 對勾標記 歡迎帖文已寫完畢，準備發布
- 對勾標記 管理人員在員工入職前接受培訓
第一周
安裝和第一印象
- 向前箭頭 經理帶領團隊進行5分鐘的簡短講解
- 向前箭頭 首先向員工展示他們的區域社區。
- 向前箭頭 第一步：對歡迎帖做出回應
- 向前箭頭 一起走過安靜時段的安排
- 向前箭頭 休息室裡的二維碼海報 → 直接連結到 Engage
第2-4週
養成每日習慣
- 向前箭頭 區域經理發布最新消息；門市經理參與並擴大當地影響力。
- 向前箭頭 表彰員工的公告，上面會寫明員工姓名。
- 向前箭頭 發送有時效性的信息時，請使用 Engage 平台，而不是電子郵件。
- 向前箭頭 每週與經理分享員工敬業度數據
- 向前箭頭 30 天員工體驗調查
適用於傳播與企業傳播團隊
發布前製定內容日曆
至少在上線前兩週準備好內容。官方通訊社群需要每週發布 2-3 篇貼文才能養成習慣。穩定的發布頻率顯示這是一個活躍且可靠的管道，也能吸引員工持續關注。.
賦予管理者作為本地出版商的權力
培訓區域經理，使其能夠負責各自區域社區的內容發布。企業傳播部門負責官方頻道，區域經理負責在地化內容的傳播。這種分散式模式能夠擴展內容生產規模，避免中心環節出現瓶頸。.
在任務間隙，針對 6 吋螢幕進行寫作
第一句話就把最重要的訊息放在開頭。段落簡短，最多兩三句話。行動事項用項目符號列出。關鍵細節要加粗。清晰易讀的文字對於任務間隙只有30秒的人來說簡直是福音。.
使用文章來製作常青內容
Viva Engage 文章——結構化的帖子，包含標題、圖片和章節——非常適合用於發布需要長期保持可見性的新用戶指南、政策說明和常見問題解答。標準貼文則用於發佈時效性強、動態消息中應顯示的營運更新。.
自備設備辦公室 (BYOD) 部署
自備設備辦公人員需要清晰、友善的安裝體驗和便捷的登入方式，讓那些可能不每天使用公司信箱的員工也能輕鬆登入。.
讓安裝變得輕鬆便捷
對於自備設備辦公室 (BYOD) 的員工來說，安裝體驗至關重要。建議使用二維碼，並配以清晰友好的訊息，同時安排經理協助安裝，而不是僅由 IT 部門進行溝通。來自直接主管的親自邀請比 IT 部門的通知更能提高安裝率。. 獲取 Teams 客戶
配置沒有公司信箱的員工的註冊流程
設定基於簡訊的多因素身份驗證 (MFA) 或員工 ID 身份驗證，以便員工可以使用手機號碼或員工編號註冊，而無需使用公司郵箱地址。這消除了讓第一線員工接入系統的常見障礙。. 前線人員簡訊登入
擴音器 第一線溝通經理大樓 企業傳播
行動體驗
針對行動優先工作者進行最佳化
Frontline workers 採用行動優先設計，甚至許多產品都只支援行動端。在部署前，我們會在真機上測試內容和配置，確保所有員工都能獲得一致的卓越體驗。.
內容格式化
- 對勾標記 第一句話就直接傳達關鍵訊息。
- 對勾標記 段落長度為2-3句話，方便快速瀏覽
- 對勾標記 行動和後續步驟的要點列表
- 對勾標記 用粗體標出關鍵訊息
- 對勾標記 直接發佈內容－讓員工留在應用程式內
- 對勾標記 連結到 SharePoint，用於處理需要複雜格式的文件
圖片和影片
- 對勾標記 使用橫向圖片（16:9）可獲得最佳移動顯示效果。
- 對勾標記 針對弗蘭克·勞埃德·賴斯（FLW）的觀眾，影片長度請控制在90秒以內。
- 對勾標記 為所有影片內容添加字幕
- 對勾標記 影片旁需附上關鍵資訊作為貼文內文。
- 對勾標記 在文章內文中加入明確的「點擊觀看」提示
發布前測試
- 對勾標記 在正式發布前，請在 iOS 和 Android 平台上進行測試。
- 對勾標記 測試獨立版 Engage 應用與 Teams 嵌入式應用
- 對勾標記 請在中階安卓手機上測試，不要在旗艦機上測試。
- 對勾標記 測試商店或倉庫的Wi-Fi速度
- 對勾標記 全面驗證首次會話體驗
直接發佈內容，獲得最佳行動體驗
直接以 Viva Engage 貼文或文章的形式撰寫營運內容（例如交班簡報、安全通知和政策更新），可以讓員工留在應用程式內，並確保內容在任何裝置上都能完美呈現。對於需要長期保存的參考文件和表單，請連結到 SharePoint，該平台提供廣泛的裝置相容性和版本控制功能。.
設定 IT管理員擴音器 第一線溝通經理大樓 企業傳播
預發布
上線前檢查清單
使用此清單確認您已做好上線準備，確保順利完成。標有「優先順序」的項目至關重要，必須在員工收到第一條通知之前完成。.
IT 管理員 — Teams 配置
勾號圓圈應用程式設定策略已建立並命名 — 「第一線工作人員」政策，聊天 + Viva Engage 位於第 1 和第 2 位
勾號圓圈分配給 FLW 安全群組的策略 — 先由 20 至 50 名工人組成的試點小組進行測試
重要的優先 — 許可證審核完成 — 確認每個許可證等級提供的功能，並為每個角色配對適當的等級。
勾號圓圈應用權限策略已配置 — 目錄中出現了與第一線相關的應用程式
勾號圓圈為 BYOD 配置了 MFA。 — 為沒有公司郵箱的員工配置簡訊或身份驗證器應用程式
勾號圓圈Teams行動版已在iOS和Android平台測試 — 包括商店或倉庫的 Wi-Fi
Viva Engage 社區設置
重要的優先 — 官方社群創建和指定 — 在 Engage 管理中心標記為官方，貼文僅限已核准的寄件者發布
勾號圓圈使用統一命名方式創建的地點社區 每家店或每家站點限購一件
勾號圓圈工人預先加入相關社區 — 透過人力資源整合，從第一天起即可使用
重要的優先權 — 通知預設值設定 — 官方社群已配置為“僅發布新貼文”
勾號圓圈歡迎帖文已撰寫並安排發布 ——首先，工人需要採取一個簡單的行動。
勾號圓圈兩週的內容已規劃並準備就緒 所以，資訊流從第一天起就處於啟動狀態。
人力資源與身分整合
重要的優先權 — 端對端測試完成 — 人力資源部門新增使用者 → 24 小時內出現在 Engage 社群中
勾號圓圈離職流程已驗證 — 離開者將自動從社區移除。
勾號圓圈舊帳戶清理完成 — 從 Engage 移除不活躍帳戶
勾號圓圈門市調撥流程運作 — 員工搬遷 → 加入新社區，離開原社區
經理和溝通準備
重要的優先順序－管理人員先於工人接受訓練。 ——管理者是推動產品採用的最重要因素；他們第一天的信心決定一切。
勾號圓圈經理發布指南已創建 — 一頁內容涵蓋如何發佈、何時使用互動功能與聊天功能以及通知指南
勾號圓圈印刷並張貼二維碼海報 — 在休息室，可直接連接到 Viva Engage
勾號圓圈成功指標的定義 — 與利害關係人商定的每月活躍用戶目標、參與度基線和審查日期
勾號圓圈分析資料匯出流程已到位 — 定期擷取數據，讓您從第一週開始就能獲得趨勢數據
擴音器 第一線溝通經理大樓 企業傳播
成功指標
健康的收養是什麼樣的？
第30天目標
60%
應用程式安裝率
符合條件的FLW人群
第 60 天目標
40%
月活躍用戶
安裝基數
正在進行中
60歲以下
首次價值實現時間
開啟應用程式 → 相關內容可見
正在進行中
2×
每社區每週發文數
維持這種習慣所需的最低限度
從一開始就設定分析跟踪
在產品上線之初就建立基準資料匯出流程，表示當利害關係人要求提供投資報酬率 (ROI) 證明時，您可以與他們分享趨勢資料。從第一天起就安排每週一次的管理員資料提取，以便您可以顯示使用者採納率隨時間增長的曲線。. Viva Engage 分析概述
客戶故事
引領潮流的組織
從擁有十萬名員工的全球特許經營網絡到分散式商業房地產團隊，這些組織都已成功大規模部署了該模式，其成果也足以證明一切。.
零售·食品和飲料
達美樂披薩企業
100,000+ 一線工人12 統一的市場1 平台
挑戰
這12個市場各自使用不同的平台，並採用不同的內部溝通策略。企業內部溝通僅面向管理階層，非管理階層員工無法直接接收任何訊息。 WhatsApp填補了管理層之間溝通的空白，但也帶來了合規性和資料安全風險。.
結果
Microsoft Teams + Viva Engage 以一個統一的平台取代了分散的、針對特定市場的工具。現在，多語言溝通可以直接觸及每位員工。全球責任和創業精神的文化已經消除了管理階層的資訊瓶頸。.
“Viva Engage 為資訊共享、知識傳播和靈感激發提供了尚未開發的潛力。”
阿曼達‧梅恩斯 · 企業傳播經理
“Viva Engage 促成了這筆交易。”
馬蒂亞斯·漢森 · 集團首席技術官
已部署產品：Microsoft TeamsViva EngageViva 閃光閱讀全文
專業服務 · 商業不動產
世邦魏理仕
115,000 僱員2個月 全球發布預覽
挑戰
公司擁有11.5萬名員工，涵蓋辦公室、客戶現場、遠端和行動辦公等多種職位。隨著混合辦公模式的普及，確保分散辦公的員工（尤其是客戶現場的員工）能夠獲取相關資訊並保持聯繫變得越來越困難。.
結果
Teams 內建的 Viva Connections + Viva Engage 為每位員工提供了個人化的行動優先體驗。透過 Entra ID 分組進行受眾定向，確保辦公室員工和第一線員工都能看到與其角色相符的內容。口碑傳播推動了正式發布前的普及。.
“對我們來說，Viva 和 Teams 的真正變革在於移動性。”
溫蒂·舍伍德 · 企業傳播副總裁
“由於 Viva 駐留在 Teams 應用程式中，我們使用 Teams 策略來管理 Viva 應用程式。團隊成員只需很少的額外學習即可管理 Viva。”
盧克·莫里斯 · 數位與技術副總裁
“現在，Viva 已成為 CBRE 所有業務的一站式服務平台。”
Cicily Scharlach · 客戶策略與顧問總監
“「我一天中有很多時間不在辦公桌前，我很喜歡能夠透過 Teams 訪問 Viva，從而隨時隨地保持聯繫。”
胡安妮塔·梅班 · 營運經理
已部署產品：Microsoft TeamsViva ConnectionsViva EngageViva 放大閱讀全文
週五前線－專家點播課程
Microsoft 的六期「前線星期五」系列節目涵蓋了從部署策略和採用到營運效率、Viva Connections 定制以及 AI agents 的方方面面。免費、隨選觀看，內容源自與數百家企業客戶的直接交流。. 觀看系列
資源
Microsoft 快速參考指南
週五前線點播系列
您準備好使用 Microsoft 的全套工具來提升第一線員工的工作效率了嗎？歡迎參加 Microsoft 一線員工星期五系列講座，該系列講座由專家主講，旨在幫助企業最大限度地提高一線員工的生產力、安全性和效率。.
