杨百翰大学使用 SharePoint 和 Gimmal 实现记录管理方法的现代化

概括

杨百翰大学是犹他州普罗沃市的一所私立研究型大学，由耶稣基督后期圣徒教会拥有和经营，在美国任何宗教大学中拥有最多的在校学生人数。 BYU 的记录和信息经理 Howard Loos 正在寻找一种更好的方法来管理大学的日常和历史记录。通过 Gimmal 实施的现代化记录管理计划和更好的信息管理工具，BYU 提高了整个组织的记录管理合规性。

挑战

BYU 积累了数百万条无法实际或有效管理的记录。管理记录的低效“纸质”方法需要用户手动分类。这导致与查找、管理和存储越来越多的非托管记录相关的高成本。通过与大学的领导层合作，Loos 和他的团队很快决定他们需要一个第三方软件解决方案来管理 SharePoint 记录的保留和传输。

战略

Loos 的团队调查了其他第三方选项，并选择了 Gimmal Records Management，因为它满足了他们的需求，并且对于他的小团队来说，它是最容易管理的系统，几乎不需要 IT 的帮助。

BYU 有明确的需求和对可扩大 SharePoint 现有功能的灵活性的渴望。 Loos 说：“我们需要一个工具来制定档案计划，然后将档案计划与规则映射到各个站点。”此外，他还确定了他们需要从解决方案中获得的关键功能：将历史记录传输到数字保存系统、就地管理记录以及简化销毁记录的审批流程的能力。因此，他求助于 Gimmal，后者为他的需求提供了完美的软件解决方案。

Gimmal Records Management 提供了一种解决方案，小型团队可以轻松管理其所有 SharePoint 网站。 Gimmal 的解决方案被快速实施，以管理 SharePoint 内容并使用自动规则管理保留。

结果

借助 Gimmal 记录管理，SharePoint 是一个现代记录管理系统。部署是一个简单的过程，因为 BYU 已在 2016 年将 SharePoint 部署到其 400 个部门中的 62 个。BYU 可以从一个位置集中控制所有站点和位置的策略，就地管理记录，避免将记录移动到另一个系统的成本，简化记录销毁的审批，强制执行法律保留，并将历史记录转移到他们的数字保存系统。

BYU 将继续向其剩余部门推出该解决方案，并受益于更先进、更实用的记录管理系统。他们对应用合法保留、合理处置记录以及降低保留过时信息的风险和成本的能力感到特别满意。 Loos 说：“该软件非常灵活，以至于随着记录管理演变为信息治理，该工具具有足够的适应性来处理它。”