Maire Tecnimont hợp lý hóa các quy trình hợp đồng với Microsoft Syntex

Bản tóm tắt

Có trụ sở chính tại Milan, Ý, Maire Tecnimont là tập đoàn công nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực chuyển đổi tài nguyên thiên nhiên: công nghệ, kỹ thuật và xây dựng ở hạ lưu dầu khí và chuyển đổi năng lượng. Tổ chức này hoạt động tại 45 quốc gia thông qua khoảng 50 công ty, với sự tham gia của hơn 40.000 người bao gồm các nhà cung cấp, nhà thầu và đối tác từ 70 quốc gia trên toàn thế giới.

Maire Tecnimont nổi tiếng về sự đổi mới và áp dụng công nghệ hàng đầu, đồng thời là nhà tiên phong về nơi làm việc hiện đại, chuyển đổi trung tâm dữ liệu và các dự án dịch vụ nội dung hiện đại. Trong toàn công ty, có một niềm tin sâu sắc rằng việc tận dụng công nghệ mới nhất sẽ mang lại cơ hội chuyển đổi từ các công cụ nguyên khối, kế thừa sang các thành phần và giải pháp dựa trên dịch vụ nhằm phục vụ doanh nghiệp và con người tốt hơn. Niềm tin này phù hợp với sứ mệnh toàn công ty của họ là thay đổi hành vi của con người và giải phóng trí thông minh của con người thông qua tự động hóa và trí tuệ nhân tạo (AI).

Thử thách

Maire Tecnimont quản lý rất nhiều dự án kỹ thuật mỗi năm, tạo ra hàng triệu tài liệu. Những tài liệu này được chia sẻ và cộng tác bởi hơn 20 phòng ban trong toàn tổ chức cũng như khách hàng của họ, tạo ra nhiều phiên bản.

Cho dù tài liệu có liên quan đến thiết kế và thông số kỹ thuật, kiểm soát và xác minh quy trình, lô hàng của khách hàng hay tài sản thế chấp kỹ thuật quan trọng khác, Người kiểm soát tài liệu phải kiểm tra và xác minh từng tài liệu theo mã của khách hàng - mỗi khi tài liệu được chuyển từ cộng tác viên này sang cộng tác viên tiếp theo. Việc thực hiện kiểm tra chất lượng như vậy đảm bảo nhóm Maire Tecnimont vẫn tuân thủ hợp đồng và pháp lý.

Với hàng triệu tài liệu, đôi khi có tới 50 thành viên nhóm hỗ trợ kỹ thuật được giao nhiệm vụ kiểm tra chất lượng tài liệu. Nếu xét tổng số văn bản cần kiểm tra, riêng việc quản lý văn bản sẽ mất trung bình 8 ngày.

Là một tổ chức tập trung vào đổi mới, các nhân viên tại Maire Tecnimont đã nhanh chóng và mong muốn được hợp tác với các chuyên gia Đối tác của Microsoft, Protiviti và Microsoft khi họ biết đến Microsoft Syntex – giải pháp Nội dung AI mới nhất của Microsoft.

Microsoft Syntex là giải pháp Nội dung AI tự động đọc, gắn thẻ và lập chỉ mục nội dung cũng như kết nối nội dung đó khi cần thiết – trong tìm kiếm, trong ứng dụng và dưới dạng kiến thức có thể tái sử dụng.

Chiến lược

Bằng cách sử dụng Microsoft Syntex, Người kiểm soát Tài liệu giờ đây có thể tự động nắm bắt thông tin chính từ mỗi tài liệu được liên kết với dự án cụ thể của họ, cho phép họ thực hiện kiểm tra chất lượng nhanh hơn.

Tại Maire Tecnimont, nhân viên đã sử dụng các mô hình xử lý tài liệu có cấu trúc được bao gồm trong Syntex, để phân tích các tài liệu có cấu trúc, chẳng hạn như hợp đồng kỹ thuật và trích xuất các thông tin nhận dạng chính như tên khách hàng, số dự án, số tài liệu, bản sửa đổi và người phê duyệt. Trong trường hợp này, Người kiểm soát Tài liệu Maire Tecnimont đã đào tạo các mô hình xử lý tài liệu có cấu trúc để tìm mã khách hàng, số tài liệu và thông tin thích hợp khác liên quan đến hợp đồng. Sau khi thành viên nhóm tải tài liệu lên Thư viện SharePoint của họ, luồng Power Automate sẽ kích hoạt mô hình xử lý tài liệu có cấu trúc. Mô hình trích xuất thông tin chính và sau đó luồng Power Automate thứ hai được kích hoạt để nhập các thuộc tính được trích xuất vào sổ đăng ký dự án.

Với sức mạnh của AI có sẵn, Người kiểm soát tài liệu có thể giảm đáng kể thời gian dành cho các công việc thủ công, tẻ nhạt và tập trung nỗ lực vào việc tăng thêm giá trị cho tổ chức kỹ thuật.

Kết quả

Bằng cách tận dụng Microsoft Syntex, các nhà lãnh đạo tại Maire Tecnimont cảm thấy rằng họ đang mang lại giá trị cho nhân viên của mình. Khi có tới 50 người dành trung bình 8 ngày cho quy trình kiểm soát tài liệu, quy trình này đã được giảm xuống còn vài phút đối với hai nhân viên. Những nhân viên đã dành nhiều ngày để xác minh mã và từ khóa trong các tài liệu dự án giờ đây có thể hỗ trợ kỹ thuật bằng cách xây dựng các hệ thống mới – mang lại nhiều giá trị kinh doanh hơn cũng như giá trị cho sự nghiệp cá nhân của họ.

Kiểm soát tài liệu chỉ là bước khởi đầu cho Microsoft Syntex tại Maire Tecnimont. Kỹ sư CNTT Luca Simonelli cho biết: “Chúng tôi rất hào hứng với Syntex và chúng tôi thật may mắn vì ban lãnh đạo của chúng tôi có nhiều ý tưởng hơn về công nghệ và tương lai”. Khi công nghệ phát triển, họ hy vọng có thể tận dụng Syntex để trích xuất thông tin từ hình ảnh và video nhằm cải thiện sự tuân thủ tại các công trường xây dựng cũng như xác minh các tài liệu được cấp phép.