概要
初期段階の科学研究に付加価値を与えることで人間の健康を改善することに焦点を当てたライフ サイエンス慈善団体は、Microsoft 365 への移行を支援するために Proventeq に目を向けました。この組織は、Documentum ECM システムから移行して、SharePoint、OneDrive for Business、Teams などの Microsoft 365 サービスによって提供される機能、モビリティ、および強化されたセキュリティを活用したいと考えていました。この 1 年にわたる移行と Office 365 導入プロジェクトにより、ライフ サイエンス慈善団体は、研究における知的財産を保護しながら、科学的および慈善パートナーと協力することができます。
チャレンジ
ライフ サイエンスの慈善団体には Documentum ECM システムがありましたが、ユーザーはそれを利用する動機に欠けていました。彼らは、ソース システム内のドキュメントへのアクセスが、制限と事前の制約のために面倒であることに気付きました。–ブラウザのプラグインとソフトウェアに関する要件。また、ユーザーは、どこからでも複数の開始点 (Office 365 アプリ、iOS アプリ、ブラウザーなど) からアクセスできる仮想ワークスペースで共有およびコラボレーションできる、より接続された環境を求めていました。
さらに、この組織は、コンテンツ管理システムに関連するライセンス、インフラストラクチャ、およびサポートのコストを削減したいと考えていました。
彼らは、変化を起こす時が来たことに気づきました。ただし、従来のオンプレミス システムから Office 365 への移行には、独自の課題がありました。
SharePoint でのレコードの保存方法とアクセス方法に合わせて、ファイル システムとプロセスを大幅に再構築する必要があります。また、このプロジェクトでは、Documentum ライセンスとサポートの更新費用による追加費用を防ぐために、厳格な移行タイムラインが必要になります。
Documentum からの移行は、独自のフォーマットと元の場所からのラベルに関する問題のため、簡単なプロセスではありません。これには、慈善団体の知的財産管理システムが Documentum に保存されている資産と緊密に統合されていることが含まれており、移行のために更新が必要でした。さらに、ビジネス プロセスは、Documentum 内に保存されたドキュメントと緊密に統合された外部システムに依存していました。
ストラテジー
ライフ サイエンスの慈善団体は、この移行および導入プロジェクトを支援するために Proventeq に依頼しました。総合的な Office 365 導入戦略の一環として、プロジェクト チームは適切なプロジェクト管理計画を作成し、双方が合意して実行しました。 Office 365 内で必要なガバナンスを設定し、Office 365 の導入を成功させるための明確で効果的なコミュニケーションとトレーニングの計画を策定しました。
チームは、すべてのエンタープライズ コンテンツを Documentum システムのキャビネットから SharePoint 上の特別にプロビジョニングされた部門サイトに移行し、すべてのユーザー コンテンツを個々の OneDrive 割り当てに移行しました。
プロジェクト チームは、セキュリティ ポリシーを Documentum から SharePoint に (財務および人事部門の厳しい規制要件に準拠して) 変換することで、コンテンツを保護しました。
彼らは、すべてのユーザーに使いやすいインターフェースを提供しました。これには、特に法務部門向けに、ドキュメントを共同編集し、統合されたソリューションを活用してコンテンツを自動タグ付けする機能が含まれていました。
彼らは、プロジェクト チームが進行中のプロジェクトと終了したプロジェクトに取り組むための専用エリアを作成しました。, プロジェクトでの作業を容易にするカスタム SPFx コンポーネントと共に。これらのプロジェクトに Microsoft Teams を導入することで、ユーザーはより優れたプロジェクト コラボレーションのためのプラットフォームを利用できるようになりました。
データの整合性を確保するために、チームは Proventeq Migration Accelerator を使用してソースのデータ破損を解決し、Documentum に統合されているサードパーティ システム (知的財産管理プラットフォームなど) も更新しました。
Office 365 への移行は、アクセシビリティを一元化して改善し、ビジネス データと科学データからより有意義な洞察を得るための継続的な計画の重要な要素でした。スペシャリスト テクニカル パートナーである Proventeq と緊密に連携することで、自信を持って従来のコンテンツ管理プラットフォームから Office 365 に移行することができました。
(IT マネージャー、ビジネス サービス、)
結果
SharePoint と Microsoft Teams を Office 365 スイートと組み合わせることで、チームが集まり、共同作業を行い、タスクを完了することができる仮想ワークプレイスが作成されるため、このライフ サイエンス慈善団体はドキュメント管理システムのコラボレーションとコンプライアンスの改善を目の当たりにしています。, 中央ベースのリポジトリからドキュメントを操作します。 SharePoint を使用すると、従業員はどこからでも複数の開始点からビジネス コンテンツにアクセスできます。
Office 365 に移行することで、ライフ サイエンスの慈善団体は大幅なコスト削減を実現しました。 (60%まで) ライセンス、インフラストラクチャ、およびサポートのコストを削減します。
現在、この組織は、学術研究を保護するためのデータ損失防止機能を備えた、より簡単で強力な管理機能を備えています。