Gisborne District Council の新しいイントラネットは、Office 365 と情報リーダーシップとのコミュニケーションを改善します

概要

Gisborne District Council (GDC) は、ニュージーランドの北島にある地方自治体です。 Information Leadership は GDC と提携して、既存の Office 365 プラットフォームにイントラネットを提供しました。これにより、Office 365 ツールセットを活用し、必要に応じてクラウド テクノロジの機能強化を組み込むように設定されます。このプロジェクトの目的は、コミュニケーションを改善し、スタッフをまとめることでした。

チャレンジ

GDC の古いイントラネット プラットフォームは特注で、大幅にカスタマイズされており、サポートされていませんでした。使いにくい管理インターフェイスにより、少数のスタッフしか更新を完了できなかったため、コンテンツが古くなっています。

評議会のスタッフはさまざまなテクノロジーを使用して通信を行っており、それらをすべてまとめて使用できる「1 つの場所」はありませんでした。彼らは、組織内でニュースを送信するために電子メールに大きく依存していました。さらに、最高経営責任者と経営陣は、組織全体のニュースをスタッフと簡単に伝えることができませんでした。

ストラテジー

GDC は、Office 365 のライセンスを最大限に活用したいと考えていました。SharePoint 上に構築されたイントラネットは、このアプローチと一致していました。彼らは、ニュージーランドの主要なセンターから離れていても、Microsoft プラットフォームの寿命が長く、複数のパートナーからのサポートを受ける可能性があることに自信を持っていました。

評議会は、Skype for Business や Yammer などの Microsoft ツールをすでに十分に活用していました。プロジェクト チームは、イントラネット開発を Microsoft Teams の内部および外部コラボレーションのテストの機会と捉えました。彼らは、ビデオ通話、会話、共有ドキュメント ワークスペース、会議の内容を追跡するための OneNote、プロジェクト タスクを追跡するための Planner などの機能を活用しました。

プロジェクトのキックオフの一環として開催された設計ワークショップは、SharePoint プラットフォームを使用して何が可能になるかについてプロジェクト チームを教育するのに役立ちました。機能と情報アーキテクチャについて合意します。ワークショップには、視聴者のニーズの調査、既存のコンテンツと新しいコンテンツの一覧表の作成方法、ワイヤーフレームのモックアップ、ナビゲーションに関するディスカッションが含まれていました。このプロセス全体での主な考慮事項は、使いやすいコンテンツ管理と、ユーザーがコンテンツを操作する多くの機会を提供する機能を提供することでした。

ワークショップ後のその他のアウトプットには、新しいイントラネットのルック アンド フィールが組織の文化的アイデンティティを正確に反映するようにするためのクリエイティブ ブリーフとデザイン モックアップの作成が含まれていました。

情報リーダーシップは、変更およびガバナンス管理ワークショップを主導し、変更、コミュニケーション、および役割定義を管理するための試行錯誤されたアプローチを引き継ぎ、プロジェクトの運用開始後の継続的な成功を確実にしました。

自給自足を確実にするために、「トレーナーのトレーニング」プログラムが展開され、コンテンツ管理の責任が分散され、イントラネットが最新の状態に保たれ、スタッフに関連するようになりました。

結果

'ナウマイ' - 意味 'ようこそGDC の新しいイントラネットの名前として、マオリ語で ' が選ばれました。マオリ系のギズボーンの人口が 50% を超えるこの名前は、イントラネットの独自の文化的アイデンティティと組織内での関連性を強化します。

最高経営責任者は定期的にブログを投稿してスタッフとつながり、何が「最優先事項」かを知らせます。イントラネットは、スタッフが同僚を称賛し、写真を投稿して「ポスト ア ピック」を通じてコミュニティを構築する、スタッフのソーシャル ハブです。コミュニティの感覚を構築することは、SharePoint のすぐに使用できる機能によって強化されます。これにより、ユーザーは、人気のあるソーシャル メディア プラットフォームと同様に、表示されるコンテンツに「いいね」や「コメント」を付けることができます。

イントラネットは、評議会のすべての部門、特に人事と財務で使用されています。現在別の電子システムに存在するエンタープライズ コンテンツを 1 か所に表示できるため、ユーザーは仕事に必要な情報をすばやく見つけることができます。

コンテンツを最新の状態に保つプロセスは、各ビジネス ユニットのスタッフに分散されています。 「コンテンツ寄稿者」と呼ばれるこれらのユーザーは、最新の SharePoint リスト インターフェースを使用して多くのコンテンツを作成することで恩恵を受けています (コンテンツは自動的にページに表示されます)。カスタム レイアウトを使用してページを作成し、コンテンツのオーサリング プロセスが可能な限り直感的で簡単になるようにしています。これには、ページ編集モードでの編集パネルの使用が含まれ、ページ内コンテンツ作成のためのワンステップ プロセスを提供します。

「スーパー ユーザーは管理とバックエンドを管理しますが、管理インターフェイスが比較的直感的であるため、IT スタッフではありません。」
– Jason Derr、ビジネス ソリューション チーム リーダー

使用状況を監視するには、Azure 'Application Insights' を使用してトラフィックを測定します。コミュニケーション スタッフは、ユーザーの採用を継続的に改善するための KPI を設定しました。ページがうまくいかない場合は、ビジネス ユニットと協力して、利用可能な場合は改善のための提案とユーザー フィードバックを提供することで、そのコンテンツのユーザー エクスペリエンスを改善します。

スタッフは、Planner や One Note などの Office 365 スイートの他の便利なツールを発見しており、スタッフがツールが仕事でどのように役立つかを知るにつれて勢いが増しています。

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