Microsoft Adoption
Una guida pratica per amministratori IT, responsabili della comunicazione in prima linea e team di comunicazione aziendale. Tutto ciò che serve per connettere, informare e coinvolgere rapidamente i dipendenti in prima linea.
Il team Frontline workers deve poter aprire un'app, visualizzare immediatamente le informazioni rilevanti per il proprio turno e agire in meno di 60 secondi. Ogni scelta di configurazione in questo playbook è pensata per rendere tutto ciò possibile. Un'esperienza semplice e mirata è la via più rapida per creare una comunità di prima linea efficiente e produttiva.
Centro di amministrazione di Teams
Il passaggio di configurazione con il maggiore impatto. Una policy di configurazione delle app personalizzata offre agli operatori in prima linea un'esperienza Teams mirata e personalizzata, con esattamente le app di cui hanno bisogno, proprio dove si aspettano di trovarle.
Una policy di configurazione delle app personalizzata fissa le app più adatte alla barra di navigazione mobile di Teams, offrendo agli operatori in prima linea un'esperienza chiara e mirata fin dal primo giorno. Questo rende la piattaforma immediatamente intuitiva, riduce i tempi di onboarding e mantiene i dipendenti coinvolti con i canali più importanti.
Strategia per i dispositivi: scegli il modello giusto per la tua forza lavoro
Solo durante il turno
Gestione completa dei dispositivi tramite Intune. L'accesso tramite QR + PIN velocizza l'onboarding per i lavoratori che non hanno una postazione fissa. Modalità dispositivo condiviso Il sistema disconnette automaticamente gli utenti tra un turno e l'altro, prevenendo la divulgazione di dati tra i lavoratori che condividono lo stesso dispositivo.
Turno di lavoro + turno di riposo
Le politiche MAM (Mobile Application Management) proteggono i dati aziendali senza dover gestire il dispositivo personale. Segnali di orario di lavoro Limita l'accesso al di fuori del turno per garantire la conformità al diritto di disconnessione. Massima copertura per scenari di comunicazione al di fuori del turno, come scambi di orario e accesso alle risorse umane.
Solo durante il turno
Gestione completa dei dispositivi e ideale per risorse HR, pianificazione e contenuti di formazione, ma non adatto alle comunicazioni in tempo reale. I dipendenti che si spostano all'interno di un negozio o di un sito non possono consultare un'applicazione desktop mentre sono in area di lavoro. Consideratelo solo come un punto di accesso supplementare.
Punti di ancoraggio principali consigliati: barra di navigazione mobile di Teams
Feed principale e comunità
Chat individuali e di gruppo
Quando Engage è la prima app aggiunta alla barra di navigazione mobile, i post della community raggiungono 801.093.000 utenti. Quando è la seconda, la terza o la quarta app, la copertura scende a 301.093.000.
Componenti aggiuntivi opzionali: aggiungili una volta che i dipendenti si sentono a proprio agio
Una volta che i tuoi operatori in prima linea si saranno abituati all'esperienza e Engage + Chat risulterà intuitivo, aggiungi gradualmente altre app per ampliarne le funzionalità. Introdurre troppe app contemporaneamente aumenta il carico cognitivo e rallenta l'adozione: inizia con un numero ridotto di app, poi espandi.
Una dashboard aziendale intuitiva che mette in evidenza risorse HR, buste paga, politiche aziendali, strumenti per il benessere e link rapidi, tutto in un unico posto. Riduce la necessità per i dipendenti di navigare tra diversi sistemi o di contattare direttamente le risorse umane. È consigliabile introdurla quando i dipendenti utilizzano già Engage come canale di comunicazione quotidiano.
Passaggi di configurazione — Centro di amministrazione di Teams
1
Centro di amministrazione di Teams → App di Teams → Politiche di ottimizzazione → + Aggiungi. Dagli un nome Lavoratori in prima linea. Crea una policy dedicata in modo da poterla personalizzare indipendentemente da altri gruppi di utenti.
2
Sotto App bloccate, Aggiungere in sequenza: Viva Engage → Chat. Mantenere il pin principale impostato su questi due per l'avvio; aggiungere Turni, Attività o Viva Connections una volta che i lavoratori avranno familiarità con il sistema.
3
Utilizza una policy di autorizzazione per le app per mostrare solo le applicazioni pertinenti al lavoro in prima linea. Un catalogo mirato aiuta i lavoratori a trovare ciò di cui hanno bisogno e mantiene un'esperienza utente pulita.
4
Assegna la policy al gruppo di sicurezza per il personale in prima linea, in base al reparto, alla sede o al tipo di licenza. Prima di estenderla a tutta la popolazione, effettua un progetto pilota con 20-50 dipendenti.
Includi un link diretto a Viva Engage nei codici QR di lancio, nei poster per le aree relax e nelle guide di onboarding. In questo modo, i lavoratori saranno indirizzati esattamente dove desideri fin dalla prima sessione, creando un'ottima prima impressione della piattaforma.
Viva Engage admin
Una struttura di comunità ben ponderata è fondamentale per l'adozione da parte del personale di prima linea. Fornite ai lavoratori una gerarchia chiara e semplice: dovrebbero sempre sapere esattamente dove trovare ciò che cercano, senza dover cercare o scorrere.
Livello 1 · Obbligatorio
La fonte unica e affidabile per aggiornamenti operativi, avvisi di sicurezza, modifiche alle politiche e messaggi della dirigenza. Tutti gli operatori in prima linea vengono iscritti automaticamente, in modo che nessuno perda informazioni cruciali.
Impostazioni consigliate
Livello 2 · Obbligatorio
Una community per regione, che comprende un gruppo di negozi, sedi o località, offre ai dipendenti un contesto locale pertinente e gestibile. I responsabili regionali diffondono aggiornamenti a livello distrettuale e i dipendenti si connettono con i colleghi delle sedi vicine. Una community per ogni singolo negozio, invece, crea troppe community, scarso coinvolgimento e costi di gestione insostenibili.
Impostazioni consigliate
[Nome della regione/distretto]Livello 3 · Consigliato
Uno spazio dedicato a celebrazioni, riconoscimenti tra colleghi, sfide di gruppo e traguardi. Separare questo spazio dai contenuti operativi permette alla cultura aziendale di prosperare senza entrare in competizione con aggiornamenti urgenti.
Impostazioni consigliate
Un numero ristretto di community altamente pertinenti crea un forte coinvolgimento. I dipendenti vengono pre-iscritti alla community regionale e alla sezione Comunicazioni Ufficiali al momento dell'assunzione, tramite l'integrazione con le Risorse Umane, in modo da essere connessi fin dal primo giorno senza dover cercare o scoprire autonomamente le community.
Quando i briefing sulla sicurezza e i post celebrativi condividono lo stesso feed, entrambi competono per l'attenzione. Comunità dedicate a ciascuna tipologia offrono ai contenuti operativi la chiarezza necessaria e ai contenuti culturali lo spazio per essere divertenti e coinvolgenti. Entrambi traggono vantaggio da questa separazione.
Identità e risorse umane
Le forze lavoro in prima linea sono in continua evoluzione: trasferimenti tra negozi, cambi di ruolo, assunzioni stagionali. Collegare i dati delle risorse umane a Microsoft Entra ID significa che l'appartenenza alle community rimane automaticamente aggiornata, in modo che ogni lavoratore sia sempre connesso alle community corrette senza alcuno sforzo manuale.
Approccio consigliato
Crea gruppi di sicurezza dinamici in Entra ID che assegnano automaticamente i dipendenti alle community in base agli attributi HR sincronizzati dal tuo sistema HR, come SAP SuccessFactors, Workday o altri. I nuovi assunti vengono collegati fin dal primo giorno; chi lascia l'azienda viene rimosso automaticamente.
(utente.dipartimento -eq ""Operazioni del punto vendita"") -E (utente.NomeUfficioConsegnaFisico -eq ""Melbourne Centrale"")
Attributi chiave delle risorse umane da sincronizzare
modello ibrido
Utilizza come base i gruppi dinamici sincronizzati con le Risorse Umane, quindi aggiungi manualmente i membri per i casi limite non contemplati dalla tassonomia delle Risorse Umane:
Aggiungi un utente di prova al tuo sistema HR e verifica che venga visualizzato nella community Engage corretta entro 24 ore. Dopodiché, chiudi l'account di prova e conferma la sua rimozione. Questo test end-to-end ti dà la certezza che l'elenco degli iscritti rimarrà accurato anche su larga scala e che i nuovi assunti saranno connessi fin dal primo giorno.
Notifiche
Definire correttamente le impostazioni predefinite per le notifiche prima del lancio è una delle cose più importanti da fare per garantire un'adozione a lungo termine. Impostazioni predefinite intelligenti mantengono i dipendenti informati senza sovraccaricarli, in modo che rimangano coinvolti nella piattaforma nel tempo.
Le notifiche ben configurate agiscono come un utile promemoria: avvisano i dipendenti quando viene pubblicato qualcosa di importante e rimangono silenziose per il resto del tempo. Impostare "solo nuovi post" come opzione predefinita per le community operative garantisce che ogni notifica abbia un valore reale.
Impostazioni predefinite di notifica consigliate per livello di community
| Livello comunitario | Nuovi post | Risposte ai post | Reazioni | @Menzioni |
|---|---|---|---|---|
| Livello 1 — Comunicazioni ufficiali | segno di spunta SU | SPENTO (a scelta dei lavoratori) | SPENTO (a scelta dei lavoratori) | segno di spunta SU |
| Livello 2 — Ubicazione/negozio | segno di spunta SU | Disattivato per impostazione predefinita (scelta dai lavoratori) | I lavoratori scelgono | segno di spunta SU |
| Livello 3 — Cultura e riconoscimento | I lavoratori scelgono | I lavoratori scelgono | I lavoratori scelgono | segno di spunta SU |
Durante la sessione di onboarding guidata dal manager, includi una breve panoramica delle impostazioni di notifica mobile di Teams. Aiuta i dipendenti a configurare le ore di silenzio in base ai loro turni: in questo modo la piattaforma viene percepita come rispettosa del loro tempo e si instaura un rapporto di fiducia a lungo termine con il canale.
Includi questo nella formazione dei manager: quando un lavoratore desidera interrompere la ricezione di aggiornamenti da una conversazione specifica, può toccare ··· → Smetti di seguire questa conversazione. Dare ai lavoratori la possibilità di controllare le proprie notifiche crea un rapporto più sano e duraturo con la piattaforma.
La legislazione australiana, in vigore da agosto 2024, e le nuove normative UE regolano le comunicazioni con i lavoratori al di fuori dell'orario di lavoro. È fondamentale includere la configurazione degli orari di silenzio tra i passaggi obbligatori della guida di onboarding. Gli orari devono corrispondere al turno di lavoro standard di ciascun dipendente. Turni di squadra
Distribuzione
Un'ottima prima esperienza è la base per un'adozione duratura. Progetta il lancio in modo da offrire un valore immediato e rilevante: i lavoratori che vedono la piattaforma funzionare per loro fin dalla prima sessione continueranno a utilizzarla.
Modello di maturità digitale all'avanguardia di Microsoft
Fase 1 — Abilita
Identità, gestione dei dispositivi, policy delle app e comunicazione di base. Ogni dipendente ha accesso a Teams e può utilizzarlo fin dal primo giorno.
Fase 2 — Potenziare
Comunità Viva Engage, self-service per i turni, gestione delle attività e formazione tramite Viva Learning. I lavoratori partecipano attivamente e gestiscono la propria vita lavorativa.
Fase 3 — Trasformazione
Power Platform per processi digitalizzati, agents con intelligenza artificiale per domande e risposte e automazione delle attività, Viva Connections come esperienza domestica personalizzata. Efficienza operativa su larga scala.
Prima del lancio
Settimana 1
Settimane 2-4
Per i team di comunicazione e comunicazione aziendale
Preparate contenuti per almeno due settimane prima del giorno del lancio. La community di Official Communications ha bisogno di 2-3 post a settimana per instaurare l'abitudine. Un ritmo di pubblicazione costante segnala che si tratta di un canale attivo e affidabile, e incentiva i collaboratori a tornare.
Formare i responsabili regionali affinché gestiscano il feed nella propria area geografica. La comunicazione aziendale guida il canale ufficiale; i responsabili regionali ne garantiscono la pertinenza a livello locale. Questo modello distribuito permette di scalare la produzione di contenuti senza colli di bottiglia nella sede centrale.
Iniziate con le informazioni più importanti nella prima frase. Paragrafi brevi, massimo 2-3 frasi. Utilizzate elenchi puntati per le azioni da intraprendere. Evidenziate in grassetto i dettagli cruciali. Una scrittura chiara e di facile lettura è un vero toccasana per chi ha solo 30 secondi tra un'attività e l'altra.
Gli articoli Viva Engage, ovvero post strutturati con intestazioni, immagini e sezioni, sono ideali per guide di onboarding, spiegazioni di policy e FAQ che devono rimanere facilmente reperibili nel tempo. Utilizza i post standard per aggiornamenti operativi urgenti che devono essere visualizzati nel feed principale.
I dipendenti che utilizzano dispositivi personali (BYOD) necessitano di un'esperienza di installazione chiara e intuitiva e di un percorso di accesso che funzioni anche per coloro che non utilizzano quotidianamente la posta elettronica aziendale.
Per i lavoratori BYOD, l'esperienza di installazione è fondamentale. Utilizzate codici QR con un messaggio chiaro e amichevole e sessioni di installazione assistite da un responsabile, anziché comunicazioni dirette dal reparto IT. Un invito personale da parte del responsabile diretto genera tassi di installazione più elevati rispetto a una comunicazione interna del reparto IT. Ottieni i clienti di Teams
Configura l'autenticazione a più fattori tramite SMS o l'autenticazione tramite ID dipendente, in modo che i lavoratori possano registrarsi utilizzando il proprio numero di telefono o numero di matricola anziché un indirizzo email aziendale. Questo elimina un ostacolo comune alla connessione dei lavoratori in prima linea. Accesso tramite SMS per il personale in prima linea
Esperienza mobile
Frontline workers è progettato per i dispositivi mobili, spesso esclusivamente per dispositivi mobili. Le decisioni relative a contenuti e configurazioni, testate su un dispositivo fisico prima dell'implementazione, garantiscono un'esperienza eccellente e uniforme per tutta la forza lavoro.
Formattazione del contenuto
Immagini e video
Test prima del lancio
Scrivere contenuti operativi, come briefing di turno, avvisi di sicurezza e aggiornamenti delle politiche, direttamente come post o articoli in Viva Engage consente ai lavoratori di rimanere all'interno dell'app e garantisce una visualizzazione ottimale dei contenuti su qualsiasi dispositivo. Per i documenti di riferimento e i moduli che devono essere conservati, è possibile collegarsi a SharePoint, che offre un'ampia compatibilità con i dispositivi e il controllo delle versioni.
Pre-lancio
Utilizza questa checklist per confermare di essere pronto per un lancio di successo. Gli elementi contrassegnati come prioritari sono i più importanti da completare prima che i dipendenti ricevano le prime comunicazioni.
cerchio di spuntaCriteri di configurazione dell'app creati e denominati — Politica “Operatori in prima linea” con Chat + Viva Engage alle posizioni 1 e 2
cerchio di spuntaCriterio assegnato al gruppo di sicurezza FLW — un gruppo pilota di 20-50 lavoratori è stato testato per primo
importantePriorità: verifica della licenza completata — Verificare quali funzionalità offre ciascun livello di licenza e assegnare il livello più adatto a ciascun ruolo
cerchio di spuntaCriteri di autorizzazione dell'app configurati — nel catalogo sono emerse app rilevanti per la prima linea
cerchio di spuntaAutenticazione a più fattori configurata per BYOD — SMS o app di autenticazione configurata per i dipendenti senza email aziendale
cerchio di spuntaTeams Mobile testato su iOS e Android — anche tramite Wi-Fi in negozio o in magazzino
importantePriorità — Comunità ufficiale creata e designata — contrassegnato come Ufficiale nel Centro di amministrazione di Engage, la pubblicazione è limitata ai mittenti approvati
cerchio di spuntaComunità di località create con una nomenclatura coerente — uno per negozio o sito
cerchio di spuntaLavoratori pre-assegnati alle comunità di riferimento — tramite integrazione con le risorse umane, pronto fin dal primo giorno
importantePriorità — Impostazioni predefinite di notifica — Community ufficiale configurata per "solo nuovi post"“
cerchio di spuntaPost di benvenuto redatto e programmato — con una semplice prima azione per i lavoratori
cerchio di spuntaContenuti programmati e pronti per 2 settimane — quindi il feed è attivo fin dal primo giorno
importantePriorità: test end-to-end completato. — Nuovo utente aggiunto in Risorse Umane → appare nella community Engage entro 24 ore
cerchio di spuntaFlusso di offboarding verificato — chi abbandona la comunità viene automaticamente allontanato
cerchio di spuntaPulizia degli account legacy completata. — account inattivi rimossi da Engage
cerchio di spuntaFlusso di trasferimento del magazzino in corso — il lavoratore cambia sede → entra a far parte di una nuova comunità, lascia quella vecchia
importantePriorità: i dirigenti vengono formati prima dei lavoratori. — i manager sono il fattore più importante per l'adozione; la loro fiducia fin dal primo giorno influenza tutto
cerchio di spuntaGuida alla pubblicazione per i manager creata — una pagina che illustra come pubblicare, quando utilizzare Engage rispetto alla chat e le linee guida sulle notifiche.
cerchio di spuntaPoster con codice QR stampati e posizionati — nelle sale relax con collegamento diretto a Viva Engage
cerchio di spuntametriche di successo definite — Obiettivi MAU, baseline di coinvolgimento e date di revisione concordate con le parti interessate
cerchio di spuntaProcesso di esportazione dei dati analitici attivo — è programmata una raccolta dati regolare in modo da avere i dati di tendenza fin dalla prima settimana
Metriche di successo
Obiettivo del giorno 30
Della popolazione FLW idonea
Obiettivo del giorno 60
Della base installata
In corso
Apri l'app → contenuti pertinenti visibili
In corso
Il minimo indispensabile per mantenere l'abitudine
Definire un processo di esportazione dei dati di base fin dal lancio significa disporre di dati di tendenza da condividere con gli stakeholder quando richiedono prove del ROI. Pianifica un'estrazione settimanale dei dati amministrativi fin dal primo giorno, in modo da poter mostrare la crescita della curva di adozione nel tempo. Panoramica analitica Viva Engage
Storie di clienti
Implementazioni reali su larga scala: da reti di franchising globali con 100.000 dipendenti a team distribuiti nel settore immobiliare commerciale. Queste organizzazioni hanno messo in pratica quanto descritto in questo manuale, e i risultati parlano da soli.
Vendita al dettaglio · Ristorazione
La sfida
Ciascuno dei 12 mercati utilizzava una piattaforma diversa con strategie di comunicazione interna eterogenee. Le comunicazioni aziendali raggiungevano solo i manager, mentre i dipendenti non dirigenziali non ricevevano alcuna comunicazione diretta. WhatsApp colmava la lacuna nella comunicazione tra manager, creando rischi per la conformità e la protezione dei dati.
Il risultato
Microsoft Teams + Viva Engage hanno sostituito gli strumenti frammentati e specifici per ogni mercato con un'unica piattaforma unificata. La comunicazione multilingue raggiunge ora direttamente ogni lavoratore. Una cultura di responsabilità globale e spirito imprenditoriale ha sostituito il collo di bottiglia informativo a livello manageriale.
“Viva Engage offre un potenziale inespresso per la condivisione di informazioni, conoscenze e ispirazione.”
Amanda Mains · Responsabile Comunicazione Aziendale
“"Il modello Viva Engage ha concluso l'affare."”
Matthias Hansen · Direttore tecnologico del gruppo
Servizi professionali · Immobili commerciali
La sfida
115.000 dipendenti distribuiti tra uffici, sedi dei clienti, lavoro da remoto e mobilità. Con l'espansione del lavoro ibrido, garantire che i lavoratori distribuiti, soprattutto quelli presso le sedi dei clienti, ricevessero informazioni pertinenti e rimanessero connessi è diventato sempre più difficile.
Il risultato
L'integrazione di Viva Connections e Viva Engage in Teams ha offerto a ogni dipendente un'esperienza personalizzata e ottimizzata per dispositivi mobili. La segmentazione del pubblico tramite i gruppi Entra ID ha permesso a impiegati e operatori in prima linea di visualizzare contenuti personalizzati in base al loro ruolo. Il passaparola ha favorito l'adozione del sistema ancor prima del lancio ufficiale.
“"La vera svolta per noi con Viva e Teams è stata la mobilità."”
Wendy Sherwood · Vicepresidente Comunicazione aziendale
“"Dato che Viva risiede all'interno dell'applicazione Teams, gestiamo le applicazioni Viva utilizzando i criteri di Teams. Il team può amministrare Viva con un apprendimento minimo."”
Luke Morris · Vicepresidente per il digitale e la tecnologia
“"Ora, con Viva, abbiamo un punto di riferimento unico per tutto ciò che riguarda CBRE."”
Cicily Scharlach · Direttrice della strategia e della consulenza per i clienti
“"Trascorro gran parte della giornata lontano dalla mia scrivania e apprezzo molto la possibilità di accedere a Viva tramite Teams per rimanere connesso ovunque mi trovi."”
Juanita Mebane · Responsabile delle operazioni
La serie in sei parti "Frontline Fridays" di Microsoft copre ogni aspetto, dalla strategia di implementazione e adozione all'efficienza operativa, dalla personalizzazione di Viva Connections all'intelligenza artificiale agents. Gratuita, on-demand e frutto del confronto diretto con centinaia di clienti aziendali. Guarda la serie
Risorse
Sei pronto a migliorare le modalità operative del tuo personale in prima linea con la suite di strumenti di Microsoft? Partecipa ai Microsoft Frontline Fridays, una serie di sessioni guidate da esperti, pensate per aiutare le organizzazioni a massimizzare la produttività, la sicurezza e l'efficienza dei dipendenti in prima linea.
