Resumen
Este Una organización de atención médica con sede en EE. UU. estaba migrando más de 40 terabytes de contenido heredado de SharePoint local a SharePoint Online. Necesitaba garantizar que toda la privacidad del paciente y la información confidencial estuvieran protegidas de acuerdo con las pautas de HIPAA. Aunque la migración era una prioridad principal, la organización reconoció la importancia del cumplimiento, el gobierno de la información y la limpieza del contenido heredado. El objetivo final fue clasificar el contenido limpio en la taxonomía MeSH definida por la industria.
Esta organización eligió a Microsoft debido a su capacidad para abordar todos sus requisitos y proporcionar una estrategia a corto y largo plazo para administrar el contenido.
Desafío
Esta organización de atención médica tenía más de 40 terabytes de contenido heredado que residía en recursos compartidos de archivos y estaba evaluando opciones para migrar a SharePoint Online y aprovechar OneDrive for Business. Como parte de ese proceso, existía el requisito de mejorar la gestión del conocimiento para los usuarios comerciales, implementar la búsqueda basada en conceptos y hacer cumplir las iniciativas de gobierno de la información que involucran la seguridad de los datos y la protección y gestión de la información de identificación personal (PII), información de salud personal (PHI ) y otra información confidencial, así como el cumplimiento de las directrices reglamentarias.
El cliente enfrentó los siguientes desafíos que lo impulsaron a migrar a Office 365:
- Incapacidad para determinar qué debe eliminarse, guardarse o archivarse del contenido heredado
- Incapacidad para identificar la privacidad o la información confidencial que necesitaba un procesamiento especial
- Requisito para mejorar los resultados de búsqueda, la transparencia de la información y la gestión del conocimiento
- Requisito de una herramienta que los expertos en la materia puedan utilizar en toda la organización para gestionar el contenido
Estrategia
Para migrar a Office 365, la organización se asoció con Netwrix. Para lidiar con el contenido heredado y proteger la información de salud confidencial, Netwrix ayudó a la organización a implementar la plataforma conceptClassifier y conceptClassifier para SharePoint Online. La solución identifica datos duplicados, versiones, redundantes, obsoletos o triviales (ROT) y va más allá de la limpieza básica. Identifica cualquier privacidad de datos o información confidencial definida por la organización, registros no declarados o etiquetados erróneamente, o excepciones de incumplimiento, lo que permite a la organización identificar fuentes de riesgo y reducir significativamente la cantidad de contenido que se migrará.
La solución también protege esta información en tiempo real, a medida que se crea o se ingiere. El producto estándar viene con más de 80 reglas para abordar los requisitos de cumplimiento (regulaciones HIPAA). El contenido que contiene vulnerabilidades de privacidad se mueve automáticamente a un repositorio seguro, lo que impide la descarga, y se envían notificaciones al personal adecuado para su disposición.
Además, el uso de la solución por parte de expertos en la materia fue una característica fundamental para esta organización. implementaron conceptoTaxonomyManager para crear automáticamente un conjunto inicial de pistas de clasificación para la taxonomía. Sus administradores ajustaron las pistas de clasificación, crearon nuevas sobre la marcha y utilizaron rápidamente escenarios de prueba contra su contenido en vivo, antes de la implementación. Los nodos de la taxonomía representan el tipo de contenido asociado con las pistas generadas por el sistema y las ingresadas por los administradores, y pueden consistir en una sola palabra o una cadena de palabras, entidades, acrónimos y sinónimos, así como palabras clave. Esto permitió a los administradores probar las pistas en tiempo real y definir un umbral para la clasificación, basado en la coincidencia de pistas y conceptos. Esta funcionalidad era extremadamente importante para la organización, ya que ofrecía una herramienta que se podía usar para administrar contenido en toda la empresa después de la migración, usando la herramienta de administración de taxonomía.
Resultados
Después de la migración a SharePoint Online, los usuarios pudieron buscar frases, conceptos y términos de varias palabras para recuperar contenido de alta precisión. El nuevo motor de información de la organización identifica conceptos, temas y temas similares, incluso si las palabras de búsqueda nunca se utilizan.
