El negocio automotriz global agiliza la colaboración entre 25 marcas con Microsoft 365

Resumen

Si alguna vez compró o vendió un vehículo, es muy probable que se haya comprometido con un producto o servicio de Cox Automotive. Con 25 marcas en los cinco continentes dedicadas al intercambio de vehículos, Cox Automotive es la empresa detrás de las principales plataformas automotrices como Autotrader.com, Dealer.com, KBB.com y Manheim.com.

Cada una de las marcas de Cox Automotive comparte un objetivo común: facilitar la venta, compra, propiedad y uso de vehículos. Pero dado que cada equipo de marca usaba sus propias herramientas, colaborar en toda la empresa era difícil. Al migrar a Microsoft OneDrive e implementar Microsoft Teams, la empresa puso a todos en la misma página digital, ayudando a los empleados a colaborar sin problemas y hacer el mejor trabajo posible, en cualquier dispositivo.

Desafío

Sin el apoyo adecuado, comprar o vender un vehículo puede ser estresante y complicado. Cox Automotive se dedica a hacer que el proceso sea lo más simple, optimizado e indoloro posible, tanto para los consumidores como para los concesionarios.

Todas las marcas de Cox Automotive se esfuerzan por brindar productos y servicios de clase mundial que simplifiquen las transacciones de vehículos y maximicen el valor para los clientes. Pero a medida que la empresa creció a través de adquisiciones, cada nuevo logotipo siguió utilizando sus plataformas existentes para la comunicación y el intercambio de archivos. Esto hizo que alinear operaciones y colaborar entre marcas y geografías fuera un gran desafío.

“Teníamos varias plataformas de intercambio de archivos y chat diferentes, y nadie sabía cuál tenía precedencia. Las conversaciones comenzarían en uno y terminarían en otro. Fue increíblemente inconexo”, explica Jason Remaley, director de planificación de productos de Cox Automotive.

Con el vencimiento de las licencias de algunas de sus herramientas de colaboración y uso compartido de archivos, Cox Automotive vio la oportunidad de poner a toda la empresa en la misma página digital y operativa, una transformación a la que Cox Automotive se refiere como su "Revolución conectada". Una de las primeras iniciativas de la empresa fue migrar su uso compartido de archivos del almacenamiento en línea de Box a Microsoft OneDrive y adoptar Microsoft Teams, el centro para el trabajo en equipo en Office 365.

Estrategia

Para Cox Automotive, el objetivo era simple: unir datos y personas a través de herramientas de colaboración intuitivas e integradas. Pero con 120 terabytes de datos y más de 16 000 usuarios para migrar desde Box, la empresa quería ayuda experta para hacer el cambio. Además de recibir asistencia del equipo de Microsoft FastTrack, Cox Automotive contrató a SkySync, miembro de Microsoft Partner Network, que ayudó a planificar y ejecutar la migración de datos sin inconvenientes a OneDrive.

“Migramos el 99,9 % de los datos de Box a OneDrive durante el primer día”, dice Robert Erich, vicepresidente asociado de Servicios para miembros del equipo de Cox Automotive. “Además, pudimos hacerlo sin que nuestros empleados tuvieran que hacer nada, por lo que casi nadie se dio cuenta”.

Cox Automotive rápidamente aprovechó Known Folder Move dentro de OneDrive en más de 15,000 dispositivos para proteger aún más los archivos que anteriormente solo se almacenaban localmente en las computadoras. “Con Known Folder Move, no tenemos que cambiar el comportamiento de los miembros de nuestro equipo”, dice Brian Scott, director de ingeniería del espacio de trabajo. “Pueden seguir trabajando en sus documentos de la forma en que están acostumbrados, mientras nosotros movemos sin problemas sus datos a OneDrive, donde es más seguro y accesible desde cualquier dispositivo”.

Si bien la migración se planeó principalmente para fomentar una colaboración más sencilla, OneDrive también tuvo un gran impacto en los equipos centrales de administración de datos y TI de Cox Automotive. Almacenar archivos en un solo lugar simplifica la gestión. Ahora, la empresa puede ver y controlar fácilmente los datos a través de una única plataforma, lo que facilita el cumplimiento de las normas de retención de datos.

Al reunir todo en un solo lugar, Cox Automotive ha facilitado que sus equipos de TI y seguridad protejan la privacidad de los datos y mantengan el cumplimiento en todas las geografías. “Desde el lado de TI y de gobierno, tener todo en OneDrive ha simplificado enormemente la forma en que gobernamos el acceso y creamos políticas para la retención de datos”, dice Scott. “A medida que comencemos la integración internacional, utilizaremos las capacidades Multi Geo en OneDrive para cumplir con las leyes y regulaciones de privacidad en todo el mundo”.

Para los trabajadores y equipos móviles en particular, el cambio a OneDrive ha sido una gran transformación. Al usar OneDrive y Teams juntos, los trabajadores móviles tienen la libertad de compartir archivos, discutir información y acceder a las mismas capacidades de colaboración disponibles para los usuarios de escritorio, capacidades que los ayudan a trabajar de manera mucho más efectiva, desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Con todo el contenido relevante digitalizado en OneDrive, prácticamente no hay límite para lo que los equipos de Cox Automotive pueden lograr en movimiento.

Además, gracias a la profunda integración entre OneDrive y Teams, los empleados pueden acceder y analizar archivos almacenados en OneDrive a través de la interfaz de Teams que usan para la colaboración y la comunicación, lo que ayuda a todos a mantenerse más organizados y realizar las tareas más rápido. “Tener todos nuestros archivos y conversaciones en un solo lugar, junto con información contextual importante, es muy valioso, especialmente para nuestros ejecutivos de alto nivel, a quienes les gusta la capacidad de realizar una búsqueda rápida y encontrar el contenido que necesitan sin tener que salir de la aplicación. están dentro”, dice Remaley.

Resultados

En estos días, el trabajo se ve muy diferente para los empleados de Cox Automotive. Equipado con capacidades digitales compatibles con OneDrive y Teams, todos pueden trabajar juntos sin problemas, con un enfoque renovado en la colaboración y el intercambio de información. Y, al usar las capacidades de coautoría de OneDrive, los trabajadores de toda la empresa pueden colaborar en documentos y compartir información en tiempo real, directamente a través de las aplicaciones móviles y de escritorio de Office a las que están acostumbrados.

Los equipos y OneDrive se han convertido en una parte fundamental de las operaciones de Cox Automotive. “Creemos que OneDrive es genial. Es como un liniero ofensivo. Solo sabes que está haciendo su trabajo. Realmente no necesitamos pensar en ello, siempre está ahí, respaldando de manera confiable todo lo que hacemos”, dice Remaley.

Incluso los usuarios que antes amaban a competidores como Slack han estado migrando a Teams debido a las ventajas de poder consolidar todas las conversaciones y archivos en un solo lugar, segmentar el contenido por tema y orientar las comunicaciones de manera más efectiva utilizando canales dentro de Teams. “Tener una solución eficiente con todas las capacidades como presencia, chat, audio, video y colaboración en documentos realmente ha sido un cambio de juego para nosotros en función de dónde estábamos”, agrega Erich.

A medida que Cox Automotive continúa con su Connected Revolution, respaldada por OneDrive, Teams y otras tecnologías de Microsoft, espera cerrar las brechas entre las personas y las plataformas y funcionar como una empresa unificada e hiperconectada, con cada persona trabajando hacia los mismos objetivos comerciales. .

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