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Der Leitgrundsatz: Einfachheit fördert die Akzeptanz.

Frontline workers müssen eine App öffnen, sofort die für ihre Schicht relevanten Informationen sehen und innerhalb von 60 Sekunden handeln können. Jede Konfigurationsentscheidung in diesem Leitfaden ist darauf ausgelegt, dies zu ermöglichen. Eine fokussierte und einfache Benutzererfahrung ist der schnellste Weg zu einer leistungsstarken Einsatzmannschaft.

IT-Administratoren

Teams Admin Center

Erstellen Sie eine App-Einrichtungsrichtlinie: Engage und Chat anheften

Der wichtigste Konfigurationsschritt. Eine benutzerdefinierte App-Einrichtungsrichtlinie bietet Mitarbeitern im Kundenservice ein zielgerichtetes, individuell zugeschnittenes Teams-Erlebnis – mit genau den Apps, die sie benötigen, genau dort, wo sie sie erwarten.

Warum eine gezielte Strategie den Unterschied ausmacht

Eine individuell angepasste App-Einrichtungsrichtlinie ordnet die passenden Apps der mobilen Teams-Navigationsleiste zu und bietet Mitarbeitern im Außendienst vom ersten Tag an eine übersichtliche und zielgerichtete Benutzeroberfläche. Dadurch wird die Plattform sofort intuitiv bedienbar, die Einarbeitungszeit verkürzt sich und die Mitarbeiter bleiben mit den wichtigsten Kanälen verbunden.

Gerätestrategie – Wählen Sie das richtige Modell für Ihre Mitarbeiter

Gemeinsam genutzte Geräte

Nur während der Schicht

Vollständige Geräteverwaltung über Intune. QR-Code + PIN-Anmeldung ermöglicht ein schnelles Onboarding für Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz. Gemeinsamer Gerätemodus Automatische Abmeldung der Benutzer zwischen den Schichten, um die Offenlegung von Daten zwischen Mitarbeitern, die dasselbe Mobiltelefon benutzen, zu verhindern.

Ideal für: Einzelhandel, Logistik, Lager

BYOD (persönliches Gerät)

Schichtbeginn + Schichtende

MAM-Richtlinien (Mobile Application Management) schützen Unternehmensdaten, ohne die persönlichen Geräte zu verwalten. Arbeitszeitsignale Beschränkt den Zugriff außerhalb der Arbeitszeit, um die Einhaltung des Rechts auf Nichterreichbarkeit zu gewährleisten. Optimale Abdeckung von Kommunikationsszenarien außerhalb der Arbeitszeit, wie z. B. Schichttausch und Zugriff auf die Personalabteilung.

Ideal für: Außendienstmitarbeiter, Servicekräfte

Backoffice-PC

Nur während der Schicht

Vollständiges Gerätemanagement und ideal für HR-Ressourcen, Terminplanung und Schulungsinhalte – aber Für Echtzeitkommunikation nicht gut geeignet. Mitarbeiter, die sich in einem Geschäft oder auf dem Gelände bewegen, können die Desktop-App nicht nutzen, während sie sich im Verkaufsraum befinden. Diese sollte daher nur als zusätzlicher Zugriffspunkt betrachtet werden.

Ideal für: Backoffice, Pausenraumkiosk

Empfohlene Kern-Pins – Mobile Teams-Navigationsleiste

Position 1 • Viva Engage

Startseite und Gemeinschaften

Position 2 • Chat

1:1- und Gruppenchats

Die Position ist wichtig – und zwar sehr wichtig.

Wenn Engage als erste App in der mobilen Navigation angeheftet ist, erreichen Community-Beiträge 801.930 Nutzer. Ist sie die zweite, dritte oder vierte App, sinkt die Reichweite auf 301.930.

Optionale Zusatzfunktionen – können hinzugefügt werden, sobald sich die Mitarbeiter damit wohlfühlen.

Sobald sich Ihre Mitarbeiter im Kundenservice an die neue Benutzeroberfläche gewöhnt haben und Engage + Chat intuitiv funktionieren, können Sie diese zusätzlichen Apps integrieren, um den Nutzen zu erweitern. Die gleichzeitige Einführung zu vieler Apps erhöht die kognitive Belastung und verlangsamt die Akzeptanz – beginnen Sie daher mit einer kleinen Anzahl und erweitern Sie diese später.

Heim

Ein übersichtliches Unternehmens-Dashboard, das HR-Ressourcen, Gehaltsabrechnungen, Richtlinien, Angebote zur Mitarbeitergesundheit und Schnellzugriffe übersichtlich an einem Ort bereitstellt. So müssen Mitarbeiter nicht mehr in verschiedenen Systemen navigieren oder die Personalabteilung direkt kontaktieren. Die optimale Lösung ist, sobald die Mitarbeiter Engage aktiv als ihren täglichen Kommunikationskanal nutzen.

Am besten geeignet für: Alle Rollen, Phase 2

Konfigurationsschritte — Teams Admin Center

1

Erstellen einer neuen App-Setup-Richtlinie

Teams Admin Center → Teams-AppsEinrichtungsrichtlinien+ Hinzufügen. Benenne es Arbeiter an der Front. Erstellen Sie eine separate Richtlinie, damit Sie diese unabhängig von anderen Benutzergruppen anpassen können.

Richtlinien für die App-Einrichtung

2

Apps in Prioritätsreihenfolge anheften

Unter Angeheftete Apps, Fügen Sie nacheinander Folgendes hinzu: Viva Engage → Chat. Belassen Sie die Kern-PIN für den Start auf diesen beiden Einstellungen – fügen Sie Schichten, Aufgaben oder Viva Connections hinzu, sobald die Mitarbeiter damit vertraut sind.

Apps in TAC anheften

3

Kuratiere den App-Katalog

Nutzen Sie eine App-Berechtigungsrichtlinie, um nur die für die Arbeit im direkten Kundenkontakt relevanten Apps anzuzeigen. Ein zielgerichteter Katalog hilft Mitarbeitern, die benötigten Apps zu finden und sorgt für eine übersichtliche Benutzererfahrung.

App-Berechtigungsrichtlinien

4

Weisen Sie diese Ihrer FLW-Sicherheitsgruppe zu.

Weisen Sie die Richtlinie der Sicherheitsgruppe Ihrer Mitarbeiter im Außendienst zu – nach Abteilung, Standort oder Lizenztyp. Führen Sie zunächst einen Pilotversuch mit 20–50 Mitarbeitern durch, bevor Sie die Richtlinie flächendeckend einführen.

Teams in großem Umfang einsetzen

Tipp: Verwenden Sie in Ihren Onboarding-Materialien direkte Links.

Integrieren Sie einen direkten Deep-Link zu Viva Engage in Ihre Launch-QR-Codes, Poster für Pausenräume und Onboarding-Anleitungen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter bei ihrer ersten Sitzung genau dort landen, wo Sie sie haben möchten, und vermitteln einen positiven ersten Eindruck von der Plattform.

IT-Administratoren Kommunikationsmanager an vorderster Front

Viva Engage Admin

Entwerfen Sie eine klare Gemeinschaftsarchitektur

Eine durchdachte Community-Struktur ist die Grundlage für die Akzeptanz an der Basis. Geben Sie Ihren Mitarbeitern eine klare, einfache Hierarchie – sie sollten immer genau wissen, wo sie was finden, ohne suchen oder scrollen zu müssen.

Stufe 1 · Erforderlich

Offizielle Mitteilungen

Die zentrale und verlässliche Informationsquelle für Betriebsaktualisierungen, Sicherheitshinweise, Richtlinienänderungen und Mitteilungen der Führungsebene. Alle Mitarbeiter im Außendienst werden automatisch hinzugefügt, damit niemand wichtige Informationen verpasst.

Empfohlene Einstellungen

  • Markieren als Offizielle Community im Engage Admin Center
  • Um einen einheitlichen Ton zu gewährleisten, sollten Beiträge nur von genehmigten Absendern veröffentlicht werden.
  • Standardbenachrichtigung festlegen Nur neue Beiträge
  • Gilt für das gesamte Unternehmen, nicht nur für einzelne Filialen.

Stufe 2 · Erforderlich

Regionale Gemeinschaft

Eine Community pro Region – die mehrere Filialen, Standorte oder Standorte umfasst – bietet den Mitarbeitern einen relevanten und überschaubaren lokalen Kontext. Regionalmanager kommunizieren Updates auf Bezirksebene; Mitarbeiter vernetzen sich mit Kollegen an nahegelegenen Standorten. Eine Community pro einzelner Filiale führt zu einer Vielzahl von Communities, zu geringer Beteiligung und einem nicht tragbaren Verwaltungsaufwand.

Empfohlene Einstellungen

  • Die Mitgliedschaft wurde automatisch über das HR-Regions-/Bezirksattribut in der Entra-ID synchronisiert.
  • Stellen für Regionalleiter; Filialleiter und Mitarbeiter engagieren sich
  • Namenskonvention: [Region / Bezirksname]
  • Streben Sie 50–500 Mitglieder an – groß genug für ein lebendiges Umfeld, klein genug, um ein familiäres Gefühl zu vermitteln.

Stufe 3 · Empfohlen

Kultur und Anerkennung

Ein eigener Bereich für Feierlichkeiten, gegenseitige Anerkennung, Team-Herausforderungen und Meilensteine. Durch die Trennung von operativen Inhalten kann sich die Unternehmenskultur ungehindert entfalten, ohne mit zeitkritischen Meldungen zu konkurrieren.

Empfohlene Einstellungen

  • Offen – jeder Mitarbeiter kann beitreten
  • Alle Mitglieder können Beiträge veröffentlichen.
  • Reaktionen und GIFs aktiviert
  • Lob für den Viva Engage hier

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche: 2–3 Gemeinden pro Mitarbeiter sind optimal.

Eine kleine Anzahl hochrelevanter Communities sorgt für starkes Engagement. Neue Mitarbeiter werden vor ihrem Eintritt in ihre regionale Community und die offizielle Kommunikationsabteilung direkt nach ihrer Einstellung über die HR-Integration eingebunden – so sind sie vom ersten Tag an vernetzt, ohne selbst nach Communities suchen zu müssen.

Trennen Sie operative und soziale Funktionen – beide funktionieren besser, wenn Sie dies tun.

Wenn Sicherheitsberichte und Feierlichkeiten im selben Feed veröffentlicht werden, konkurrieren sie um Aufmerksamkeit. Eigene Communities für jede Art von Inhalten sorgen dafür, dass operative Informationen klar und übersichtlich dargestellt werden und kulturelle Inhalte Raum für Unterhaltung und Interaktion erhalten. Beide profitieren von dieser Trennung.

IT-Administratoren

Identität und Personalwesen

HR-Daten für dynamische Mitgliedschaften verknüpfen

Die Belegschaften im direkten Kundenkontakt verändern sich ständig – Filialwechsel, Aufgabenwechsel, saisonale Einstellungen. Durch die Verknüpfung von HR-Daten mit der Microsoft Entra ID bleibt die Community-Zugehörigkeit automatisch korrekt, sodass jeder Mitarbeiter ohne manuellen Aufwand immer mit den richtigen Communities verbunden ist.

Empfohlene Vorgehensweise

Dynamische Gruppen über Microsoft Entra ID

Erstellen Sie in Entra ID dynamische Sicherheitsgruppen, die Mitarbeiter automatisch Communities zuordnen. Die Zuordnung basiert auf HR-Attributen, die aus Ihrem HR-System (z. B. SAP SuccessFactors, Workday) synchronisiert werden. Neue Mitarbeiter werden vom ersten Tag an zugeordnet; ausscheidende Mitarbeiter werden automatisch entfernt.

(Benutzerabteilung
-eq ""Filialbetrieb"")
-Und (Benutzer.Name des physischen Zustellbüros
-eq ""Melbourne Central"")

Wichtige HR-Attribute, die synchronisiert werden sollen

  • Region / Bezirk — Karten zur regionalen Gemeinschaft
  • Abteilung / Rolle — Karten zur Rollenverteilung
  • Region — ermöglicht es regionalen Rundfunkgruppen
  • Beschäftigungsstatus — hält die Mitgliedschaft bei Ausscheiden sauber
  • Startdatum — löst den automatischen Beitritt zur Onboarding-Community aus

Hybridmodell

Dynamische Basis + manuelle Ergänzungen

Verwenden Sie HR-synchronisierte dynamische Gruppen als Basis und fügen Sie dann manuelle Mitglieder für Sonderfälle hinzu, die die HR-Taxonomie nicht abdeckt:

  • Regionalmanager, die mehrere Filialen betreuen.
  • Auftragnehmer und Lieferantenpartner
  • Funktionsübergreifende Unterstützungsrollen
  • Saisonale Zeitarbeitskräfte

Testen Sie den gesamten Mitgliedschaftslebenszyklus, bevor Sie starten.

Fügen Sie einen Testbenutzer in Ihrem HR-System hinzu und überprüfen Sie, ob dieser innerhalb von 24 Stunden in der richtigen Engage-Community erscheint. Löschen Sie anschließend das Testkonto und bestätigen Sie die Entfernung. Dieser umfassende Test gibt Ihnen die Gewissheit, dass die Mitgliedschaften auch bei großem Umfang korrekt bleiben und neue Mitarbeiter vom ersten Tag an eingebunden sind.

IT-Administratoren Kommunikationsmanager an vorderster Front

Benachrichtigungen

Konfigurieren Sie Benachrichtigungen für nachhaltiges Engagement

Die korrekte Festlegung der Benachrichtigungseinstellungen vor dem Start ist entscheidend für die langfristige Akzeptanz. Intelligente Standardeinstellungen informieren die Mitarbeiter, ohne sie zu überfordern – so bleiben sie der Plattform langfristig verbunden.

Das Ziel: das richtige Signal zur richtigen Zeit

Gut konfigurierte Benachrichtigungen wirken wie ein hilfreicher Hinweis – sie informieren Mitarbeiter über wichtige Beiträge und bleiben ansonsten unauffällig. Die Einstellung “Nur neue Beiträge” als Standard für operative Communities stellt sicher, dass jede Benachrichtigung einen echten Mehrwert bietet.

Empfohlene Benachrichtigungseinstellungen nach Community-Stufe

Gemeinschaftsstufe Neue Beiträge Antworten auf Beiträge Reaktionen @Erwähnungen
Stufe 1 – Offizielle Kommunikation AN AUS (Arbeiter wählen) AUS (Arbeiter wählen) AN
Stufe 2 – Standort / Filiale AN Standardmäßig AUS (Auswahl durch die Mitarbeiter) Arbeiter wählen AN
Stufe 3 – Kultur und Anerkennung Arbeiter wählen Arbeiter wählen Arbeiter wählen AN

Gehen Sie die Benachrichtigungseinstellungen in Ihrem Onboarding-Programm der ersten Woche durch.

Integrieren Sie eine kurze Einführung in die Benachrichtigungseinstellungen von Teams auf Mobilgeräten in Ihre Einarbeitungssitzung. Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden dabei, Ruhezeiten entsprechend ihrem Schichtplan einzurichten – so vermitteln Sie ihnen Respekt für ihre Zeit und schaffen langfristiges Vertrauen in den Kanal.

Weisen Sie die Mitarbeiter in die Verwaltung einzelner Thread-Abonnements ein.

Nehmen Sie dies in die Managerschulung auf: Wenn ein Mitarbeiter keine Benachrichtigungen mehr zu einer bestimmten Konversation erhalten möchte, kann er auf ··· → tippen. Hör auf, diesem Gespräch zu folgen.. Die Befähigung der Mitarbeiter, ihre eigenen Benachrichtigungen zu steuern, schafft eine gesündere langfristige Beziehung zur Plattform.

Recht auf Nichtverbindung – Australien EU

Australische Gesetze, die im August 2024 in Kraft treten, und neue EU-Vorschriften regeln die Kommunikation mit Mitarbeitern außerhalb der Arbeitszeit. Die Festlegung von Ruhezeiten sollte ein obligatorischer Schritt in Ihrem Onboarding-Leitfaden sein. Die Ruhezeiten sollten dem jeweiligen Schichtplan der Mitarbeiter entsprechen. Teams Schichten

IT-Administratoren Kommunikationsmanager an vorderster Front Unternehmenskommunikation

Einsatz

Sorgen Sie dafür, dass die Mitarbeiter an vorderster Front wieder einsatzbereit sind.

Ein positives erstes Erlebnis ist die Grundlage für eine nachhaltige Nutzung. Gestalten Sie die Einführung so, dass sie sofortigen, relevanten Mehrwert bietet – Mitarbeiter, die die Plattform bereits in der ersten Sitzung als hilfreich erleben, werden sie immer wieder nutzen.

Microsofts digitales Reifegradmodell für die vorderste Linie

Phase 1 – Aktivieren

Sichern Sie die Ausgangslage

Identitätsmanagement, Geräteverwaltung, App-Richtlinien und grundlegende Kommunikation. Jeder Mitarbeiter hat vom ersten Tag an Zugriff und kann Teams nutzen.

Phase 2 – Befähigen

Engagement und Produktivität steigern

Viva Engage-Communities, Schicht-Selbstverwaltung, Aufgabenmanagement und Schulungen über Viva Learning. Die Mitarbeiter beteiligen sich aktiv und gestalten ihr Arbeitsleben selbst.

Phase 3 — Transformation

Digitalisieren und automatisieren

Power Platform für digitalisierte Prozesse, KI-gestützter agents für Frage-Antwort-Systeme und Aufgabenautomatisierung, Viva Connections für ein personalisiertes Wohnerlebnis. Betriebliche Effizienz in großem Umfang.

Vor dem Start

Vor dem ersten Tag vorbereiten

  • Die App-Setup-Richtlinie wurde in der FLW-Sicherheitsgruppe bereitgestellt.
  • HR-Integration und Synchronisierung der Community-Mitgliedschaft
  • Standardeinstellungen für Benachrichtigungen sind für alle Communities konfiguriert.
  • Willkommensbeitrag fertiggestellt und bereit zur Veröffentlichung
  • Die Manager werden geschult, bevor die Mitarbeiter eingesetzt werden.

Woche 1

Installation und erster Eindruck

  • Vom Manager geleiteter 5-minütiger Rundgang im Team-Huddle
  • Zeigen Sie den Arbeitern zuerst ihre regionale Gemeinschaft.
  • Erste Aktion: auf den Begrüßungsbeitrag reagieren
  • Gehen Sie gemeinsam die Einrichtung der Ruhezeiten durch.
  • QR-Code-Poster im Pausenraum → direkter Link zu Engage

Wochen 2–4

Entwickle eine tägliche Gewohnheit

  • Der Regionalleiter veröffentlicht regelmäßig Updates; die Filialleiter engagieren sich und verstärken die Informationen vor Ort.
  • Anerkennungsbeitrag, in dem ein Mitarbeiter namentlich genannt wird
  • Zeitkritische Informationen sollten über Engage und nicht per E-Mail weitergeleitet werden.
  • Teilen Sie die Engagement-Daten wöchentlich mit den Managern.
  • 30-Tage-Check-in-Umfrage zur Mitarbeitererfahrung

Für Kommunikations- und Unternehmenskommunikationsteams

Erstellen Sie vor dem Start einen Content-Kalender.

Bereiten Sie mindestens zwei Wochen vor dem Starttermin Inhalte vor. Die Community der offiziellen Kommunikationsabteilung benötigt zwei bis drei Beiträge pro Woche, um eine regelmäßige Veröffentlichungsroutine zu etablieren. Ein stetiger Veröffentlichungsrhythmus signalisiert, dass es sich um einen aktiven und zuverlässigen Kanal handelt – und sorgt dafür, dass die Mitarbeiter wiederkommen.

Manager als lokale Herausgeber stärken

Regionalmanager werden geschult, damit sie die Inhalte in ihrer jeweiligen Region eigenverantwortlich verantworten. Die Unternehmenskommunikation steuert den offiziellen Kanal; die Regionalmanager sorgen für lokale Relevanz. Dieses dezentrale Modell ermöglicht eine skalierbare Content-Produktion ohne zentrale Engpässe.

Schreiben Sie zwischen den Aufgaben für einen 6-Zoll-Bildschirm.

Beginnen Sie mit den wichtigsten Informationen im ersten Satz. Kurze Absätze, maximal 2–3 Sätze. Verwenden Sie Stichpunkte für Aufgaben. Heben Sie wichtige Details hervor. Klare, übersichtliche Texte sind ideal für alle, die nur 30 Sekunden zwischen zwei Aufgaben haben.

Nutzen Sie Artikel für zeitlose Inhalte

Viva Engage-Artikel – strukturierte Beiträge mit Überschriften, Bildern und Abschnitten – eignen sich ideal für Einführungsleitfäden, Erläuterungen zu Richtlinien und FAQs, die dauerhaft auffindbar bleiben müssen. Verwenden Sie Standardbeiträge für zeitkritische operative Aktualisierungen, die in den aktiven Feed gehören.

BYOD-Einsatz

Mitarbeiter, die ihre eigenen Geräte mitbringen, benötigen eine unkomplizierte und einladende Installationserfahrung sowie einen Anmeldevorgang, der auch für diejenigen funktioniert, die nicht täglich Firmen-E-Mails verwenden.

Gestalten Sie die Installation einfach und einladend.

Für BYOD-Mitarbeiter ist die Installationserfahrung entscheidend. Nutzen Sie QR-Codes mit einer klaren, freundlichen Botschaft und unterstützen Sie die Installation durch Vorgesetzte anstatt die Kommunikation ausschließlich über die IT-Abteilung zu führen. Eine persönliche Einladung des direkten Vorgesetzten erzielt höhere Installationsraten als eine IT-Mitteilung. Teams-Clients

Konfigurieren Sie die Registrierung für Mitarbeiter ohne Firmen-E-Mail-Adresse.

Richten Sie eine SMS-basierte Multi-Faktor-Authentifizierung oder eine Mitarbeiter-ID-Authentifizierung ein, damit sich Mitarbeiter mit ihrer Telefonnummer oder Mitarbeiternummer anstatt mit einer geschäftlichen E-Mail-Adresse anmelden können. Dadurch wird ein häufiges Hindernis für die Anbindung von Mitarbeitern im Außendienst beseitigt. SMS-Anmeldung für Frontline-Mitarbeiter

Kommunikationsmanager an vorderster Front Unternehmenskommunikation

Mobile-Erlebnis

Optimierung für mobile-first Mitarbeiter

Frontline workers sind primär für mobile Endgeräte konzipiert – oft sogar ausschließlich. Inhalts- und Konfigurationsentscheidungen, die vor der Bereitstellung auf einem physischen Gerät getestet werden, gewährleisten ein durchgängig hervorragendes Nutzererlebnis für alle Mitarbeiter.

Inhaltsformatierung

  • Beginnen Sie mit der Kernaussage im ersten Satz.
  • Absätze mit 2–3 Sätzen für einfaches Überfliegen
  • Stichpunktlisten für Aktionen und nächste Schritte
  • Markieren Sie die eine entscheidende Information fett.
  • Inhalte direkt posten – so bleiben die Mitarbeiter in der App.
  • Link zu SharePoint für Dateien, die eine umfangreiche Formatierung erfordern

Bilder und Videos

  • Für eine optimale Darstellung auf Mobilgeräten verwenden Sie Bilder im Querformat (16:9).
  • Videos sollten für das FLW-Publikum unter 90 Sekunden lang sein.
  • Fügen Sie allen Videoinhalten Untertitel hinzu.
  • Fügen Sie die Kernbotschaft als Beitragstext neben den Videos ein.
  • Füge im Beitragstext explizite “Zum Ansehen tippen”-Aufforderungen hinzu.

Tests vor dem Start

  • Vor größeren Veröffentlichungen sowohl auf iOS als auch auf Android testen.
  • Testen Sie die eigenständige Engage-App und die in Teams integrierte Version.
  • Testen Sie auf einem Android-Gerät der Mittelklasse, nicht auf einem Flaggschiffmodell.
  • Testen Sie die WLAN-Geschwindigkeit im Geschäft oder Lager.
  • Validieren Sie das gesamte Erlebnis der ersten Sitzung von Anfang bis Ende.

Inhalte direkt veröffentlichen für optimale mobile Nutzererfahrung

Das Erstellen von Betriebsinhalten – Schichtbesprechungen, Sicherheitshinweise, Richtlinienaktualisierungen – direkt als Beiträge oder Artikel in Viva Engage hält die Mitarbeiter in der App und gewährleistet die optimale Darstellung der Inhalte auf jedem Gerät. Für Referenzdokumente und Formulare, die dauerhaft gespeichert werden müssen, verlinken Sie auf SharePoint, da diese App eine breite Gerätekompatibilität und Versionskontrolle bietet.

IT-Administratoren Kommunikationsmanager an vorderster Front Unternehmenskommunikation

Vor dem Verkaufsstart

Checkliste vor dem Start

Nutzen Sie diese Checkliste, um sicherzustellen, dass Sie für einen erfolgreichen Go-Live bereit sind. Die als Priorität gekennzeichneten Punkte müssen unbedingt abgeschlossen sein, bevor die Mitarbeiter ihre ersten Mitteilungen erhalten.

IT-Administrator – Teams-Konfiguration

App-Setup-Richtlinie erstellt und benannt — Richtlinie für “Mitarbeiter im direkten Kundenkontakt” mit Chat + Viva Engage an den Positionen 1 und 2

Richtlinie, die der FLW-Sicherheitsgruppe zugewiesen ist — Pilotgruppe von 20–50 Arbeitern zuerst getestet

Priorität – Lizenzprüfung abgeschlossen — bestätigen, welche Funktionen die einzelnen Lizenzstufen bieten und die richtige Stufe jeder Rolle zuordnen

App-Berechtigungsrichtlinie konfiguriert — Apps für die Frontlinie im Katalog aufgetaucht

MFA für BYOD konfiguriert — SMS- oder Authentifizierungs-App für Mitarbeiter ohne Firmen-E-Mail-Adresse konfiguriert

Teams Mobile wurde auf iOS und Android getestet. — einschließlich WLAN im Geschäft oder Lager.

Viva Engage Community-Setup

Priorität – Offizielle, von der Community erstellte und benannte — im Engage Admin Center als offiziell gekennzeichnet, Veröffentlichung nur für genehmigte Absender möglich

Standortgemeinschaften mit einheitlicher Namensgebung geschaffen — eins pro Geschäft oder Standort

Arbeiter schlossen sich im Vorfeld relevanten Gemeinschaften an. — durch HR-Integration, ab dem ersten Tag einsatzbereit

Priorität – Benachrichtigungsvorgaben festgelegt — Offizielle Community-Konfiguration: Nur neue Beiträge“

Willkommensbeitrag entworfen und terminiert — mit einer einfachen ersten Maßnahme für die Arbeiter

2 Wochen voller geplanter und bereiter Inhalte — der Feed ist also vom ersten Tag an aktiv

HR- und Identitätsintegration

Priorität – End-to-End-Test abgeschlossen — Neuer Benutzer in der Personalabteilung hinzugefügt → erscheint innerhalb von 24 Stunden in der Engage-Community

Offboarding-Prozess überprüft — Personen, die die Gemeinschaft verlassen, werden automatisch entfernt.

Bereinigung des Altkontos abgeschlossen — Inaktive Konten aus Engage entfernt

Funktion des Warentransferflusses — Arbeitnehmer wechselt den Standort → tritt einer neuen Gemeinschaft bei, verlässt die alte

Bereitschaft von Managern und Kommunikationsfachkräften

Priorität – Führungskräfte werden vor den Mitarbeitern geschult — Führungskräfte sind der wichtigste Faktor für die Akzeptanz; ihr Vertrauen am ersten Tag prägt alles.

Leitfaden für Managerposten erstellt — eine Seite mit Anleitungen zum Posten, zur Verwendung von Engage und Chat sowie zu Benachrichtigungen

QR-Code-Poster gedruckt und angebracht — in Pausenräumen mit direkter Verbindung zu Viva Engage

Erfolgskennzahlen definiert — MAU-Ziele, Engagement-Baseline und Überprüfungstermine wurden mit den Stakeholdern vereinbart

Analyseexportprozess vorhanden — Regelmäßiger Datenabruf geplant, damit Sie Trenddaten aus der ersten Woche haben

Kommunikationsmanager an vorderster Front Unternehmenskommunikation

Erfolgskennzahlen

Wie eine gesunde Adoption aussieht

Ziel für Tag 30

60%

App-Installationsrate

Von der berechtigten FLW-Population

Ziel für Tag 60

40%

Monatlich aktive Nutzer

installierte Basis

Laufend

<60er Jahre

Zeit bis zum ersten Wert

App öffnen → relevante Inhalte sichtbar

Laufend

Beiträge pro Community/Woche

Mindestens erforderlich, um die Gewohnheit aufrechtzuerhalten

Richten Sie die Analyseverfolgung vom ersten Tag an ein

Durch die Einrichtung eines grundlegenden Datenexportprozesses zum Startzeitpunkt verfügen Sie über Trenddaten, die Sie Stakeholdern präsentieren können, wenn diese nach ROI-Nachweisen fragen. Planen Sie ab dem ersten Tag wöchentliche administrative Datenabfragen ein, um die steigende Nutzerakzeptanz im Zeitverlauf darzustellen. Viva Engage-Analytikübersicht

Kundengeschichten

Vorreiterorganisationen

Reale Implementierungen im großen Maßstab – von globalen Franchisenetzwerken mit 100.000 Mitarbeitern bis hin zu dezentralen Gewerbeimmobilienteams. Diese Organisationen haben die in diesem Leitfaden beschriebenen Strategien umgesetzt, und die Ergebnisse sprechen für sich.

Einzelhandel · Lebensmittel und Getränke

Domino's Pizza Enterprises

100,000+ Mitarbeiter im Außendienst12 einheitliche Märkte1 Plattform

Die Herausforderung

Jeder der zwölf Märkte nutzte eine andere Plattform mit unterschiedlichen Strategien für die interne Kommunikation. Die Unternehmenskommunikation erreichte ausschließlich Führungskräfte – Mitarbeiter ohne Führungsfunktion erhielten keinerlei direkte Kommunikation. WhatsApp schloss die Lücke für die Kommunikation zwischen Führungskräften, was zu Compliance- und Datenschutzrisiken führte.

Das Ergebnis

Microsoft Teams und Viva Engage ersetzten fragmentierte, marktspezifische Tools durch eine einheitliche Plattform. Mehrsprachige Kommunikation erreicht nun jeden Mitarbeiter direkt. Eine Kultur globaler Verantwortlichkeit und unternehmerischen Handelns hat den Informationsengpass auf Managementebene beseitigt.

“Viva Engage bietet ungenutztes Potenzial für Informationsaustausch, Wissen und Inspiration.”

Amanda Mains · Managerin Unternehmenskommunikation

“Viva Engage hat den Deal besiegelt.”

Matthias Hansen · Group Chief Technology Officer

Eingesetzte Produkte:Microsoft TeamsViva EngageViva GlitzernLesen Sie die ganze Geschichte

Professionelle Dienstleistungen · Gewerbeimmobilien

CBRE

115,000 Mitarbeiter2 Monate Vorschau auf den globalen Start

Die Herausforderung

115.000 Mitarbeiter in Büros, bei Kunden, im Homeoffice und mobil. Mit der Zunahme hybrider Arbeitsmodelle wurde es immer schwieriger sicherzustellen, dass die verteilten Mitarbeiter – insbesondere diejenigen bei Kunden vor Ort – relevante Informationen erhielten und in Verbindung blieben.

Das Ergebnis

Die Integration von Viva Connections und Viva Engage in Teams ermöglichte jedem Mitarbeiter ein personalisiertes, mobiles Nutzererlebnis. Dank Zielgruppenansprache über Entra-ID-Gruppen erhielten Büroangestellte und Außendienstmitarbeiter auf ihre Rolle zugeschnittene Inhalte. Mundpropaganda trug bereits vor dem offiziellen Start zur hohen Akzeptanz bei.

“Der eigentliche Wendepunkt für uns bei Viva und Teams war die Mobilität.”

Wendy Sherwood · Vizepräsidentin Unternehmenskommunikation

“Da Viva in die Teams-Anwendung integriert ist, verwalten wir die Viva-Anwendungen mithilfe von Teams-Richtlinien. Das Team kann Viva mit sehr geringem zusätzlichem Lernaufwand verwalten.”

Luke Morris · Vizepräsident für Digitales und Technologie

“Mit Viva haben wir nun eine zentrale Anlaufstelle für alle CBRE-Dienstleistungen.”

Cicily Scharlach · Direktorin für Kundenstrategie und Beratung

“Ich bin tagsüber oft nicht an meinem Schreibtisch und schätze es sehr, dass ich über Teams auf Viva zugreifen kann, um von überall aus in Verbindung zu bleiben.”

Juanita Mebane · Betriebsleiterin

Eingesetzte Produkte:Microsoft TeamsViva ConnectionsViva EngageViva verstärkenLesen Sie die ganze Geschichte

Frontline Fridays – Expertenvorträge auf Abruf

Die sechsteilige Frontline Fridays-Serie von Microsoft behandelt alles von der Implementierungsstrategie und -akzeptanz bis hin zur betrieblichen Effizienz, der Anpassung von Viva Connections und KI von agents. Kostenlos, auf Abruf und basierend auf dem direkten Austausch mit Hunderten von Unternehmenskunden. Sehen Sie sich die Serie an

Frontline Fridays On-Demand-Serie

Sind Sie bereit, die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter im Außendienst mit den Tools von Microsoft zu optimieren? Nehmen Sie an den Microsoft Frontline Fridays teil, einer Reihe von Expertenseminaren, die Unternehmen dabei unterstützen, Produktivität, Sicherheit und Effizienz ihrer Mitarbeiter im Außendienst zu maximieren.

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