Nhà phân phối điện tăng năng suất với SharePoint, PowerApps và Microsoft Flow

Xuất bản vào Tháng Một 24, 2019

Bản tóm tắt

Hợp tác xã Điện lực Peace River, một hợp tác xã phân phối điện có trụ sở tại Florida, có nhu cầu thực hiện chuyển đổi kỹ thuật số trên toàn tổ chức. Tổ chức đã tìm cách tối ưu hóa hoạt động của mình đồng thời cải thiện hiệu quả quy trình trong toàn bộ các bộ phận của mình. Để làm được điều đó, nhà phân phối điện đã tìm đến Longi Engineering để triển khai giải pháp Microsoft 365. 

Thử thách

Với mục tiêu chính là giúp các bộ phận của mình hoạt động hiệu quả thông qua tự động hóa các quy trình thủ công, Hợp tác xã Điện lực Peace River mong muốn triển khai quy trình làm việc và tận dụng các ứng dụng di động được tích hợp với dữ liệu tổ chức của họ. Trong hành trình tìm kiếm các giải pháp hiện đại, tổ chức đã tìm cách thực hiện những điều sau:  

  • Tự động hóa quy trình giới thiệu nhân viên 
  • Tạo một ứng dụng di động để sử dụng trong lĩnh vực kiểm tra xe tải 
  • Tự động hóa các biểu mẫu kỹ thuật để dự toán chi phí và di dời thiết bị 
  • Thực hiện quy trình làm việc điện tử để phê duyệt chi phí đi lại 

Nhưng việc tìm ra giải pháp phù hợp là một thách thức. Bộ phận CNTT và các giám đốc điều hành đã xem xét nhiều giải pháp tiềm năng – nhiều giải pháp trong số đó chỉ dành riêng cho các hợp tác xã điện lực – nhưng không có giải pháp nào sở hữu tính năng đủ phong phú và dễ sử dụng mà họ mong đợi.  

Do đã quen thuộc với Office 365 và SharePoint, công ty đã quyết định xác định xem liệu có thể tận dụng một giải pháp phù hợp, tập trung vào các công nghệ này hay không. Sau một số nghiên cứu và trò chuyện ban đầu, họ xác định rằng Flow và PowerApps, khi được tích hợp với mạng nội bộ trực tuyến SharePoint, sẽ cung cấp chức năng mà họ đang tìm kiếm.

Chiến lược

Hợp tác xã Điện lực Peace River đã mời Longi Engineering, một đối tác đáng tin cậy của Microsoft, đến gặp gỡ các bên liên quan chính từ mỗi bộ phận để hoàn thiện các yêu cầu ứng dụng. Sau cuộc họp này, Longi Engineering đã triển khai một số ứng dụng để tự động hóa quy trình của họ. Dưới đây là hai ví dụ.  

Một trong những ứng dụng đầu tiên được triển khai là tự động hóa quy trình làm việc của nhân viên. Quy trình tiếp nhận nhân viên trước đây là quy trình trong đó người giám sát của nhân viên mới và bộ phận CNTT liên lạc qua nhiều email để đảm bảo nhân viên tồn tại trong nhiều hệ thống, có quyền và quyền truy cập thích hợp vào dữ liệu họ cần để thực hiện chức năng công việc của mình. Quá trình này thường diễn ra ngay cả sau khi nhân viên đã bắt đầu làm việc.  

Để kích hoạt quy trình hợp lý hơn, Longi đã triển khai biểu mẫu giới thiệu nhân viên. Với biểu mẫu này, người giám sát của nhân viên có thể chỉ định tất cả các hệ thống mà họ cần truy cập và gửi biểu mẫu kích hoạt Luồng, sau đó chuyển biểu mẫu đó tới bộ phận CNTT. CNTT sau đó có thể cung cấp quyền truy cập vào tất cả các hệ thống được chỉ định. Với sự tham gia của bộ phận CNTT vào quá trình này, dấu thời gian về thời điểm và người thực hiện việc này sẽ được ghi lại trong biểu mẫu. Điều này cho phép người quản lý của nhân viên mới xem, trong thời gian thực, chính xác vị trí của quy trình giới thiệu bất kỳ lúc nào.  

Một ứng dụng khác mà Longi Engineering triển khai giúp theo dõi việc kiểm tra xe tải. Vì nhân viên hiện trường đang làm việc trên đường dây điện cao thế nguy hiểm như một phần nhiệm vụ công việc của họ nên điều quan trọng là họ phải thường xuyên kiểm tra xe tải mà họ đưa đến địa điểm làm việc và ghi lại chính xác các cuộc kiểm tra. Trước đây, việc này được thực hiện thông qua quy trình thủ công trên giấy. Bằng cách tận dụng PowerApp được tích hợp với danh sách SharePoint, nhân viên hiện trường hiện ghi lại tất cả dữ liệu kiểm tra xe tải, chẳng hạn như liệu bộ sơ cứu và máy khử rung tim ngoài tự động (AED) có hoạt động hay không, vào PowerApp ngoài ngày và giờ kiểm tra.

Kết quả

Đây chỉ là hai trong số những cách mà Hợp tác xã Điện lực Peace River có thể bắt đầu quá trình chuyển đổi kỹ thuật số với sự trợ giúp của Flow và PowerApps.  

Flow cũng được sử dụng cùng với Biểu mẫu SharePoint để triển khai các biểu mẫu chi phí và di dời cho các bộ phận kỹ thuật cũng như quy trình làm việc điện tử để phê duyệt chi phí đi lại. Những ứng dụng này, cùng với SharePoint đã trở thành những hệ thống quan trọng, được đánh giá cao và được sử dụng trong toàn công ty.