สรุป
นี้ องค์กรด้านการดูแลสุขภาพในสหรัฐฯ กำลังย้ายเนื้อหาแบบเดิมมากกว่า 40 เทราไบต์จาก SharePoint ภายในองค์กรไปยัง SharePoint Online จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าความเป็นส่วนตัวและข้อมูลละเอียดอ่อนของผู้ป่วยทั้งหมดได้รับการคุ้มครองตามหลักเกณฑ์ HIPAA แม้ว่าการย้ายข้อมูลจะมีความสำคัญสูงสุด แต่องค์กรก็ตระหนักถึงความสำคัญของการปฏิบัติตามกฎระเบียบ การกำกับดูแลข้อมูล และการล้างเนื้อหาเดิม วัตถุประสงค์สุดท้ายคือเพื่อจัดประเภทเนื้อหาที่ล้างข้อมูลตามอนุกรมวิธาน MeSH ที่กำหนดโดยอุตสาหกรรม
องค์กรนี้เลือก Microsoft เนื่องจากความสามารถในการตอบสนองความต้องการทั้งหมดและจัดเตรียมกลยุทธ์ทั้งระยะสั้นและระยะยาวในการจัดการเนื้อหา
ท้าทาย
องค์กรด้านการดูแลสุขภาพแห่งนี้มีเนื้อหาแบบเดิมมากกว่า 40 เทราไบต์ที่อยู่ในพื้นที่แชร์ไฟล์ และกำลังประเมินตัวเลือกในการโยกย้ายไปยัง SharePoint Online และใช้ประโยชน์จาก OneDrive สำหรับธุรกิจ ส่วนหนึ่งของกระบวนการดังกล่าว มีข้อกำหนดในการปรับปรุงการจัดการความรู้สำหรับผู้ใช้ทางธุรกิจ ใช้การค้นหาตามแนวคิด และบังคับใช้ความคิดริเริ่มด้านการกำกับดูแลข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับความปลอดภัยของข้อมูล และการป้องกันและการจัดการข้อมูลส่วนบุคคล (PII) ข้อมูลสุขภาพส่วนบุคคล (PHI) ) และข้อมูลที่ละเอียดอ่อนอื่นๆ รวมถึงการปฏิบัติตามหลักเกณฑ์ด้านกฎระเบียบ
ลูกค้าเผชิญกับความท้าทายต่อไปนี้ที่ทำให้พวกเขาเปลี่ยนมาใช้ Office 365:
- ไม่สามารถระบุได้ว่าควรลบ บันทึก หรือเก็บถาวรสิ่งใดจากเนื้อหาเดิม
- ไม่สามารถระบุความเป็นส่วนตัวหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนซึ่งจำเป็นต้องมีการประมวลผลพิเศษ
- ข้อกำหนดในการปรับปรุงผลการค้นหา ความโปร่งใสของข้อมูล และการจัดการความรู้
- ข้อกำหนดสำหรับเครื่องมือหนึ่งอย่างที่สามารถใช้ได้ทั่วทั้งองค์กรโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะเรื่องในการจัดการเนื้อหา
กลยุทธ์
หากต้องการย้ายไปยัง Office 365 องค์กรได้ร่วมมือกับ Netwrix ในการจัดการกับเนื้อหาเก่าและปกป้องข้อมูลด้านสุขภาพที่ละเอียดอ่อน Netwrix ได้ช่วยองค์กรนำ conceptClassifier Platform และ conceptClassifier สำหรับ SharePoint Online ไปใช้งาน โซลูชันจะระบุข้อมูลซ้ำ เวอร์ชัน ข้อมูลซ้ำซ้อน ล้าสมัย หรือข้อมูลเล็กน้อย (ROT) และนอกเหนือไปจากการล้างข้อมูลขั้นพื้นฐาน โดยจะระบุความเป็นส่วนตัวของข้อมูลหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อนที่องค์กรกำหนด บันทึกการติดแท็กที่ไม่ได้ประกาศหรือผิดพลาด หรือข้อยกเว้นการไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนด ช่วยให้องค์กรสามารถระบุแหล่งที่มาของความเสี่ยงและลดปริมาณเนื้อหาที่จะย้ายได้อย่างมาก
โซลูชันนี้ยังปกป้องข้อมูลนี้แบบเรียลไทม์เมื่อมีการสร้างหรือนำเข้าข้อมูลอีกด้วย ผลิตภัณฑ์มาตรฐานมาพร้อมกับกฎมากกว่า 80 ข้อเพื่อตอบสนองข้อกำหนดการปฏิบัติตามข้อกำหนด (ข้อบังคับ HIPAA) เนื้อหาที่มีช่องโหว่ด้านความเป็นส่วนตัวจะถูกย้ายไปยังพื้นที่เก็บข้อมูลที่ปลอดภัยโดยอัตโนมัติ ป้องกันการดาวน์โหลด และการแจ้งเตือนจะถูกส่งไปยังบุคลากรที่เหมาะสมเพื่อการจัดการ
นอกจากนี้ การใช้โซลูชันโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านถือเป็นคุณลักษณะที่สำคัญสำหรับองค์กรนี้ พวกเขาดำเนินการ แนวคิด TaxonomyManager เพื่อสร้างชุดเบาะแสการจำแนกประเภทเริ่มต้นสำหรับอนุกรมวิธานโดยอัตโนมัติ ผู้ดูแลระบบปรับเบาะแสการจำแนกประเภท สร้างรายการใหม่ได้ทันที และใช้สถานการณ์การทดสอบกับเนื้อหาสดอย่างรวดเร็วก่อนที่จะปรับใช้ โหนดของอนุกรมวิธานแสดงถึงประเภทของเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับเบาะแสที่ระบบสร้างขึ้นและเนื้อหาที่ผู้ดูแลระบบป้อน และอาจประกอบด้วยคำเดียวหรือชุดคำ เอนทิตี ตัวย่อ และคำพ้องความหมาย ตลอดจนคำหลัก ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถทดสอบเบาะแสแบบเรียลไทม์และกำหนดเกณฑ์สำหรับการจัดหมวดหมู่ตามการจับคู่เบาะแสและแนวคิด ฟังก์ชันการทำงานนี้มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อองค์กร เนื่องจากมีเครื่องมือหนึ่งที่สามารถใช้เพื่อจัดการเนื้อหาทั่วทั้งองค์กรหลังจากการโยกย้าย โดยใช้เครื่องมือตัวจัดการอนุกรมวิธาน
ผลลัพธ์
หลังจากการโยกย้ายไปยัง SharePoint Online ผู้ใช้สามารถค้นหาวลี แนวคิด และคำที่มีหลายคำ เพื่อดึงเนื้อหาที่มีความแม่นยำสูง กลไกจัดการข้อมูลเชิงลึกใหม่ขององค์กรระบุแนวคิด หัวข้อ และหัวข้อที่คล้ายกัน แม้ว่าจะไม่เคยใช้คำค้นหาก็ตาม
