อินทราเน็ตใหม่ของ Gisborne District Council ปรับปรุงการสื่อสารกับ Office 365 และ Information Leadership

สรุป

Gisborne District Council (GDC) เป็นหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่นที่ตั้งอยู่ในเกาะเหนือของนิวซีแลนด์ Information Leadership ร่วมมือกับ GDC เพื่อนำเสนออินทราเน็ตบนแพลตฟอร์ม Office 365 ที่มีอยู่ ซึ่งจะทำให้พวกเขาสามารถใช้ประโยชน์จากชุดเครื่องมือ Office 365 และรวมการปรับปรุงเทคโนโลยีคลาวด์ได้ตามต้องการ วัตถุประสงค์ของโครงการคือเพื่อปรับปรุงการสื่อสารและนำพนักงานมารวมกัน

ท้าทาย

แพลตฟอร์มอินทราเน็ตเก่าของ GDC ได้รับการออกแบบตามความต้องการ ปรับแต่งได้อย่างมาก และไม่รองรับอีกต่อไป เนื้อหาล้าสมัยเนื่องจากมีพนักงานกลุ่มเล็กๆ เท่านั้นที่สามารถอัปเดตให้เสร็จสิ้นได้เนื่องจากอินเทอร์เฟซการจัดการที่ใช้งานง่าย

เจ้าหน้าที่ของสภาใช้เทคโนโลยีต่างๆ ในการสื่อสาร และไม่มี 'ที่เดียว' ที่จะนำมารวมกัน พวกเขาอาศัยอีเมลเป็นอย่างมากในการส่งข่าวสารทั่วทั้งองค์กร นอกจากนี้ประธานเจ้าหน้าที่บริหารและผู้บริหารไม่สามารถสื่อสารข่าวสารทั่วทั้งองค์กรกับพนักงานได้อย่างง่ายดาย

กลยุทธ์

GDC กระตือรือร้นที่จะใช้ประโยชน์สูงสุดจากสิทธิ์การใช้งาน Office 365 อินทราเน็ตที่สร้างขึ้นบน SharePoint สอดคล้องกับแนวทางนี้ พวกเขามีความมั่นใจในอายุการใช้งานที่ยาวนานของแพลตฟอร์ม Microsoft และการสนับสนุนจากคู่ค้าหลายราย แม้ว่าจะอยู่ห่างจากศูนย์กลางหลักในนิวซีแลนด์ก็ตาม

สภาได้ใช้เครื่องมือของ Microsoft เช่น Skype for Business และ Yammer ให้เกิดประโยชน์แล้ว ทีมงานโครงการใช้โอกาสในการพัฒนาอินทราเน็ตเพื่อทดสอบ Microsoft Teams สำหรับการทำงานร่วมกันทั้งภายในและภายนอก พวกเขาได้รับประโยชน์จากฟีเจอร์ต่างๆ เช่น การสนทนาทางวิดีโอ การสนทนา พื้นที่ทำงานเอกสารที่ใช้ร่วมกัน OneNote สำหรับการติดตามเนื้อหาการประชุม และ Planner เพื่อติดตามงานโครงการ

เวิร์คช็อปการออกแบบที่จัดขึ้นโดยเป็นส่วนหนึ่งของการเริ่มต้นโครงการช่วยให้ความรู้แก่ทีมงานโครงการเกี่ยวกับสิ่งที่เป็นไปได้โดยใช้แพลตฟอร์ม SharePoint และตกลงเกี่ยวกับฟังก์ชันการทำงานและสถาปัตยกรรมข้อมูล เวิร์กช็อปประกอบด้วยการตรวจสอบความต้องการของผู้ชม วิธีจัดเก็บเนื้อหาที่มีอยู่และใหม่ การจำลองโครงร่าง และการอภิปรายเกี่ยวกับการนำทาง ข้อควรพิจารณาที่สำคัญตลอดกระบวนการนี้คือเพื่อให้การจัดการเนื้อหาใช้งานง่ายและฟังก์ชันการทำงานที่จะนำเสนอโอกาสมากมายให้ผู้ใช้โต้ตอบกับเนื้อหา

ผลลัพธ์อื่นๆ ภายหลังการประชุมเชิงปฏิบัติการ ได้แก่ การพัฒนาครีเอทีฟบรีฟและการออกแบบจำลองเพื่อให้แน่ใจว่ารูปลักษณ์และความรู้สึกของอินทราเน็ตใหม่จะสะท้อนถึงเอกลักษณ์ทางวัฒนธรรมขององค์กรได้อย่างถูกต้อง

ความเป็นผู้นำด้านข้อมูลนำการประชุมเชิงปฏิบัติการการจัดการการเปลี่ยนแปลงและการกำกับดูแลเพื่อส่งมอบแนวทางที่ได้รับการทดสอบและทดสอบแล้วในการจัดการการเปลี่ยนแปลง การสื่อสาร และการกำหนดบทบาท เพื่อให้มั่นใจว่าโครงการจะประสบความสำเร็จอย่างต่อเนื่องหลังเริ่มใช้งานจริง

เพื่อให้มั่นใจว่าสามารถพึ่งพาตนเองได้ จึงได้มีการเปิดตัวโปรแกรม 'ฝึกอบรมผู้ฝึกอบรม' เพื่อให้แน่ใจว่าความรับผิดชอบในการจัดการเนื้อหาจะถูกกระจายออกจากศูนย์กลาง และอินทราเน็ตได้รับการปรับปรุงให้ทันสมัยและเกี่ยวข้องกับพนักงาน

ผลลัพธ์

-นัวไม' - ความหมาย 'ยินดีต้อนรับ' ในภาษาเมารีได้รับเลือกให้เป็นชื่อสำหรับอินทราเน็ตใหม่ของ GDC ด้วยจำนวนประชากรเชื้อสายกิสบอร์นแห่งเมารีมากกว่า 50% ชื่อนี้ตอกย้ำเอกลักษณ์ทางวัฒนธรรมอันเป็นเอกลักษณ์ของอินทราเน็ตและความเกี่ยวข้องในองค์กร

ประธานเจ้าหน้าที่บริหารโพสต์บล็อกเป็นประจำเพื่อติดต่อกับพนักงานเพื่อให้พวกเขารู้ว่าอะไรคือ 'สิ่งสำคัญที่สุด' อินทราเน็ตเป็นศูนย์กลางทางสังคมสำหรับพนักงาน โดยที่พนักงาน "ตะโกน" ชมเชยเพื่อนร่วมงาน และโพสต์รูปถ่ายเพื่อสร้างชุมชนผ่าน "โพสต์อะพิค" การสร้างความรู้สึกเป็นชุมชนได้รับการปรับปรุงด้วยฟีเจอร์ที่พร้อมใช้งานทันทีใน SharePoint ที่ให้ผู้ใช้สามารถ “ถูกใจ” และ “แสดงความคิดเห็น” ในเนื้อหาที่พวกเขาเห็นได้ คล้ายกับแพลตฟอร์มโซเชียลมีเดียยอดนิยม

ทุกส่วนของสภาใช้อินทราเน็ต โดยเฉพาะฝ่ายทรัพยากรบุคคลและการเงิน เนื้อหาระดับองค์กรซึ่งปัจจุบันอยู่ในระบบอิเล็กทรอนิกส์อื่นสามารถแสดงได้ในที่เดียวเพื่อให้ผู้ใช้สามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการในการทำงานได้อย่างรวดเร็ว

กระบวนการปรับปรุงเนื้อหาให้ทันสมัยจะกระจายไปยังพนักงานในแต่ละหน่วยธุรกิจ เรียกว่า 'ผู้ร่วมให้ข้อมูล' ผู้ใช้เหล่านี้ได้รับประโยชน์จากการใช้อินเทอร์เฟซรายการ SharePoint ที่ทันสมัยในการเขียนเนื้อหาจำนวนมาก (ซึ่งจากนั้นจะปรากฏบนหน้าต่างๆ โดยอัตโนมัติ) พวกเขากำลังสร้างเพจโดยใช้เลย์เอาต์ที่กำหนดเองเพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการเขียนเนื้อหานั้นใช้งานง่ายและไม่ยุ่งยากเท่าที่จะเป็นไปได้ ซึ่งรวมถึงการใช้แผงแก้ไขในโหมดแก้ไขเพจเพื่อให้มีกระบวนการเพียงขั้นตอนเดียวในการสร้างเนื้อหาของเพจ

”ผู้ใช้ขั้นสูงจัดการการดูแลระบบและแบ็คเอนด์ แต่ไม่ใช่เจ้าหน้าที่ไอทีเนื่องจากอินเทอร์เฟซการดูแลระบบที่ค่อนข้างใช้งานง่าย”
– Jason Derr หัวหน้าทีมโซลูชั่นธุรกิจ

ในการตรวจสอบการใช้งาน Azure 'Application Insights' ใช้เพื่อวัดการรับส่งข้อมูล เจ้าหน้าที่สื่อสารได้กำหนด KPI เพื่อการปรับปรุงการยอมรับของผู้ใช้อย่างต่อเนื่อง หากเพจทำงานได้ไม่ดี พวกเขาจะทำงานร่วมกับหน่วยธุรกิจเพื่อปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้ของเนื้อหานั้น โดยการให้คำแนะนำสำหรับการปรับปรุงและคำติชมของผู้ใช้ หากมี

พนักงานกำลังค้นพบเครื่องมือที่มีประโยชน์อื่นๆ ในชุด Office 365 เช่น Planner และ One Note และกำลังสร้างแรงผลักดันเมื่อพนักงานเห็นว่าเครื่องมือเหล่านี้ช่วยพวกเขาในการทำงานได้อย่างไร

อ่านกรณีศึกษาฉบับเต็ม