Resumo
Depois que uma empresa líder de jogos na Austrália se fundiu com outra organização, eles precisavam integrar rapidamente equipes, informações e sistemas. O financiamento e uma nova abordagem permitiram que eles mergulhassem de cabeça no Microsoft 365 começando com intranet, gerenciamento de documentos e colaboração em equipe.
Originalmente com a intenção de construir uma intranet Classic SharePoint, a empresa de jogos trabalhou com a Circle T para migrar para o Modern SharePoint devido a seus atributos mais ágeis e focados no futuro, enquanto solucionava as deficiências atuais.
Este player é um dos poucos na Austrália a usar a versão Moderna do SharePoint para uma extensa intranet.
Desafio
Operando em apostas, mídia e loterias, a empresa de jogos enfrentou um desafio multifacetado ao mesclar duas intranets: uma no SharePoint Classic e a outra um front-end do Mango Apps com espaços de trabalho do SharePoint atrás dele. Os usuários tinham acesso a uma intranet ou a outra, e nenhuma plataforma estava disponível por meio de dispositivos móveis – um problema mais prevalente para muitos funcionários em trânsito.
A intranet de 'aplicativos Mango' existente era bastante social, com comunicação bidirecional mais parte da cultura do que a plataforma SharePoint existente. Reunir todos como uma equipe significava manter e até aumentar o potencial dessas fortes qualidades de engajamento. A empresa queria garantir uma transição suave para a nova intranet, ao mesmo tempo em que criava mais chances para os membros da equipe se conectarem e se envolverem em uma empresa maior e mais diversificada.
A nova solução precisava ser um balcão único para todos os funcionários, independentemente da função. Ele precisava de alguma personalização para que os funcionários pudessem manter links para sistemas legados, ao mesmo tempo em que proporcionava unidade geral. A mobilidade em primeiro lugar e a prova do futuro também foram considerações cruciais para permitir um ambiente e uma força de trabalho em rápida mudança.
Outro desafio enfrentado pela organização foi integrar o maior número possível de sistemas e processos após a fusão. O Microsoft 365 faz isso naturalmente, mas a nova intranet precisava criar espaço para que certos aplicativos entregassem todo o seu potencial.
Estratégia
A empresa de jogos trabalhou com a Circle T para avaliar suas opções e implantar uma nova solução de intranet. A equipe discutiu o SharePoint Classic e o Modern e mapeou os benefícios de cada solução. Em última análise, a empresa decidiu 'ir Modern' como um investimento no futuro, apoiando os benefícios atuais claros, como mobile first e webparts simples de prateleira, enquanto aposta em recursos e aprimoramentos futuros.
A Circle T incentivou uma solução que minimizasse a customização – voltando a ela apenas quando havia uma necessidade funcional e quando não pudesse ser resolvida pelas opções prontas para uso no curto e médio prazo.
Exemplos disso incluem uma mensagem de boas-vindas individual, com o cabeçalho Circle T incluindo um megamenu.
A equipe projetou e construiu a intranet usando componentes pré-construídos do Circle T Kasama 'intranet in a box' - mas com suporte focado para componentes baseados em necessidades específicas, como design para garantir alguma continuidade para os usuários existentes e otimizar a integração com Microsoft 365 e pesquisa .
A Circle T liderou a parte da arquitetura da informação, incluindo gerenciamento de documentos - com documentos localizados de acordo com seu tipo, sensibilidade e prova futura para permitir permissões, fluxos, conformidade e necessidades de auditoria relevantes em diferentes tipos de documentos, mas apresentando ao usuário final de um interface única à qual estavam acostumados. A filtragem extensiva ajudou os usuários a identificar uma única fonte de verdade para os principais documentos de todo o grupo, ao mesmo tempo em que podiam pesquisar todo o ambiente.
Uma aparência limpa e contemporânea foi crucial para refletir uma nova marca e um novo negócio em toda a empresa. Portanto, a equipe modificou as webparts Circle T para acomodar os requisitos gerais.
Resultados
O cliente conseguiu lançar com sucesso uma plataforma unificada e contemporânea disponível a qualquer hora, em qualquer lugar, em qualquer dispositivo. As várias semanas de teste resolveram quaisquer pequenas correções e os funcionários foram recebidos no lançamento não apenas com o nome e o rollup de documentos do Office 365, mas também links rápidos para seus sistemas e ferramentas mais usados. No dia do lançamento, o site foi visitado mais vezes do que o número de funcionários na empresa, mostrando forte tráfego repetido e bons sinais para o futuro.
