オランダの大手エネルギー企業が、共同作業スペースへのアクセスを改善し、ユーザー フレンドリーなアプリで生産性を向上

2018年10月2日公開

概要

Eneco World は企業の本社ビル以上のものであり、コラボレーションと革新のために人々を結び付けるという哲学を反映しています。生産性と効率性を向上させるため、オランダのエネルギー サプライヤー Eneco は、信頼できる Microsoft ゴールド パートナーである Macaw に、約 3,000 人の従業員が集まり、共同作業するために必要なスペースを簡単に見つける方法を提供するアプリの開発を依頼しました。 Eneco は Microsoft Office 365 クラウドベース サービスでこの課題に対応し、PowerApps、Flow、Power BI を使用して、人とアイデアをつなぐ RoomFinder アプリを開発しました。

Eneco は、オランダの 220 万世帯と企業にエネルギーを提供しています。人々の家庭やオフィスの明かりをつけ続けるには、組織を効率的に運営する必要があります。しかし最近まで、ロッテルダムにある Eneco 本社で働く 3,000 人の従業員は、プライベートな会議室とワークスペースを常に奪い合っていました。

「当社は、この地域で最大のエネルギー企業の 1 つです」と、Eneco のワークプレイスおよびドキュメント管理担当マネージャーである Tom van der Burg 氏は言います。 「再生可能な資源、エネルギー供給、革新的なサービスで成長することは、私たちが行う最も重要なことです。私たちは、環境に優しく再生可能な方法でエネルギー料金を削減する方法について人々にアドバイスしています。そのため、私たちのチームが革新的であり続けるために必要なものを確保し、コラボレーションに必要なスペースを提供することは、私たちのビジネスとお客様にとって不可欠です。 」

仕事の哲学

国が部分的に所有している Eneco は、徐々に民営化に移行しており、より近代的なワークスペースの必要性が生じています。本社ビルは、従業員にダイナミックで持続可能な環境を提供するために 2012 年に設計されました。 6 つの場所から従業員を集め、オフィス間の移動と会社の二酸化炭素排出量を削減しました。オープンなフロアプランは、創造性を最大限に高め、革新的な思考とコラボレーションを促進するための柔軟なスペースを従業員に提供します。

「私たちはこの建物を Eneco World と呼んでいます」と、Eneco の Workplace and Document Management マネージャーである Tom van der Burg 氏は言います。 「他にも Eneco の拠点がありますが、私たちは主に 1 つの建物、つまり 1 つの大きなオープン ワークスペースに一緒にいます。」 Eneco が新しい建物に引っ越したとき、Microsoft Office 365 を導入してクラウドにも移行しました。 「その時、Office 365 と SharePoint Online に移行して、ワークフローを合理化し、ファイルを統合しました。」

チャレンジ

Eneco の従業員は、全員が同じオフィスにいることで恩恵を受けましたが、すぐに利用可能な会議室や静かなワークスペースを見つけることが困難になりました。 Eneco の従業員は、Microsoft Exchange の既定の会議室予約機能を使用して本社ビルの公式会議室を予約していましたが、従業員が毎日アクセスする必要がある約 200 の小規模な会議室もありました。これらには、1 人または 2 人の従業員が静かな作業や共同作業に使用する集中室、小規模な会議、プロジェクト チーム用のスクラム ルームが含まれます。

最近まで、従業員は 14 階を検索して空いている会議室を探し、名前を紙に書いて予約していました。 「これは大きな建物です」と、Eneco の Office 365 のテクニカル リードである Ferry Bowwman 氏は言います。 「私が2階だったら、例えば13階に空室があるかどうかわからない」もう 1 つの課題は、会社が Eneco Village と呼んでいる 3 階の部屋だけを、Eneco 以外の同僚との会議用に予約できることでした。他のフロアの部屋は社内会議用に確保されていましたが、予約できませんでした。

「2017 年に、ある部門がチャレンジ デーを開催して、ソリューションを提供する可能性のあるアプリを構築するための競争を奨励しましたが、それは高価な提案になりました」と van der Burg 氏は言います。 「それで、彼らは私たちの方を向いて、『あなたは PowerApps を手に入れました。多分あなたは何かを働かせることができます。

ストラテジー

このソリューションは、マイクロソフト パートナーの Macaw、Eneco の Office 365 コンピテンス センター、およびエンド ユーザーの協力の結果でした。 Macaw は、Office 365 の Microsoft PowerApps を使用して、Eneco と Microsoft Power BI 用のカスタム アプリを設計し、レポート作成と予測データ分析をサポートしました。

Macaw で Office 365 のソリューション コンサルタントを務める Erik Bouman 氏は、次のように述べています。 「利用可能な部屋に関するデータにアクセスすることで、会議の主催者に部屋と時間枠のリストを提供する機能を構築しました。アプリができるだけユーザーフレンドリーであることが重要でした。 PowerApps により、開発プロセスが迅速かつ簡単になりました。」

チームは、Microsoft Flow を使用して予約プロセスを自動化しました。 「アプリ内で部屋を予約すると、予約は SharePoint リストに保存されますが、プロセスは Flow で行われます」と van der Burg 氏は言います。リストの変更に基づいて、Flow がトリガーされ、リマインダーと通知が従業員に送信されます。リマインダーが確認されない場合、フローは予約を削除します。 「それが、部屋が使用されていることを確認する方法です」と彼は続けます。 「それに加えて、アプリの使用状況と部屋の実際の使用状況を詳細に監視できるように、情報 Power BI ダッシュボードが作成されています。」

チームがアプリを開発して展開するのに約 5 週間かかりました。これには、カスタムの Eneco デザインの追加も含まれていました。アプリのリリース後、van der Burg は同社の SharePoint ベースのイントラネットと Yammer で発表を行いました。 「最初の 1 週間後、人々はドアに紙のメモを貼る必要がなくなったことに気付きました」と彼は言います。

以前は、部屋が空いているかどうかを確認するために、建物全体を調べなければなりませんでした。今では、モバイル デバイスを使用して、オフィスに着く前に部屋を予約できます。

Tom van der Burg (Eneco、Workplace and Document Management、マネージャー)

結果

利便性は、RoomFinder アプリを使用する従業員にとって最大の利点の 1 つです。 「今では、朝 7 時に家にいるときに、その日の後半に空室があるかどうかを確認し、モバイル デバイスで予約できます」と van der Burg 氏は言います。

フィードバック ボタンは、アプリの最初のバージョンでは不可欠な機能でした。 「多くの肯定的なフィードバックがありました」と van der Burg 氏は言います。 「私たちの同僚の多くは、『これは素晴らしい。私はこれを長い間待っていました。そして他の人は改善のための提案をしました。」 2 番目のバージョンまでに、さらに肯定的な反応がありました。

PowerApps を使用することで、チームは開発コストの大幅な削減を実現しました。 van der Burg 氏によると、Macaw でアプリケーションを開発するコストは、Eneco がエンド カスタマー向けのアプリケーションを開発するために過去に使用した OutSystems プラットフォームでアプリケーションを構築した場合の 3 分の 1 でした。 「主なコストは、アプリの開発を続けるために必要なすべてのメンテナンスに関係していたでしょう」と van der Burg 氏は言います。 「そこが PowerApps の大きなメリットでした。また、Power BI と、Office 365 E5 ライセンスに付属するセキュリティ上のメリットを利用することができました。」

RoomFinder アプリを介して会議をスケジュールすることで節約された時間に加えて、Eneco は全体的な会議コストを削減しました。 「以前は、利用可能な会議スペースがあることは知っていましたが、従業員には見えませんでした。そのため、彼らは多くの外部会議をスケジュールしました」と van der Burg 氏は言います。 「別の会社やホテルに行って、お金を払って部屋を予約していました。今では、誰もがこのアプリを使用して、建物内の空きスペースを見つけることができます。」

組織全体に大きなコミュニティ感があります。 「アプリのおかげで、Eneco World はよりオープンになったと思います」と van der Burg 氏は言います。 「現在、他のフロアの部屋を予約しているため、人々はそのフロアを離れて他の同僚に会うきっかけになっています。 Eneco の使命の一部である、コラボレーションの増加です。」

このアプリはまた、新しいアイデアを刺激します。 「以前は、PowerApps が何であるかを誰も知りませんでした」と Ferry Bowman 氏は言います。 「RoomFinder を立ち上げた後、人々は他の可能性について考え始めています。彼らは、これがうまくいけば、PowerApps で解決できる他の問題もあるかもしれないと考えています。」

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