Proventeq aiuta il Dipartimento per l'istruzione del Regno Unito a ridurre i costi e ottenere una ricerca intelligente migrando a SharePoint

Riepilogo

Il Dipartimento dell'istruzione del Regno Unito (DfE) è responsabile dei servizi e dell'istruzione per l'infanzia, compresi i primi anni, le scuole, la politica dell'istruzione superiore e superiore, gli apprendistati e le competenze più ampie in Inghilterra.

DfE utilizzava ECHO, un'istanza personalizzata di Meridio EDRMS come archivio principale di documenti e metadati per il proprio sistema di corrispondenza pubblica, che esiste dal 2004 e archivia oltre 7 milioni di documenti. ECHO era complesso e costoso da gestire e aveva reso i contenuti difficili da navigare, governare e distribuire alle parti interessate sia interne che esterne.

Il DfE aveva anche più di 700.000 immagini scansionate che richiedevano la conversione e la classificazione del testo completo. La mancanza di versioni digitali ricercabili di questi elementi aveva portato a una lacuna nella completezza del portafoglio di contenuti digitali disponibili del dipartimento.

Il DfE ha deciso di migrare il proprio contenuto su SharePoint in:

• Ridurre il costo totale di proprietà della gestione delle informazioni
• Ottieni una ricerca intelligente di documenti cartacei e immagini
• Consenti un'esperienza senza interruzioni per gli utenti di Office 365 esistenti del dipartimento.

Sfida

Il sistema di gestione dei contenuti aziendali Meridio altamente personalizzato di DfE ha richiesto un'analisi approfondita e il reverse engineering da parte del team di Proventeq per garantire che la progettazione della migrazione incapsulasse l'ambito del progetto e soddisfacesse tutti i requisiti specifici dell'organizzazione. Le sfide incontrate includono quanto segue:

• Piattaforma legacy complessa: L'applicazione specifica del dominio di DfE, interamente su misura, richiedeva il reverse engineering a causa della mancanza di competenze interne nell'amministrazione della piattaforma.
• Metadati di origine incoerenti: I tipi di file e le estensioni sono stati archiviati in modo errato, richiedendo un'ispezione approfondita dei file per determinare i tipi di file corretti prima della migrazione a SharePoint.
• Conversione full-text delle scansioni di immagini: Più di 700.000 immagini scansionate richiedevano il riconoscimento ottico dei caratteri e l'estrazione del testo completo prima della migrazione a SharePoint.
• Soglie del sistema target: Una nuova struttura doveva essere derivata dai metadati del contenuto di origine per rispettare le soglie tecniche di SharePoint.
• Alto volume di contenuti: Con oltre 7 milioni di elementi di contenuto archiviati nella piattaforma ECHO esistente, DfE ha richiesto la migrazione fedele di tutti i contenuti a SharePoint.

Strategia

Per superare le sfide presentate dalla transizione dall'istanza Meridio personalizzata di DfE a SharePoint, Proventeq ha eseguito un piano di migrazione e trasformazione dei contenuti su misura in 5 fasi.

Scoperta e analisi. Il team ha utilizzato le avanzate capacità di rilevamento e analisi di Migration Accelerator per accertare il volume e la distribuzione reali dei contenuti di DfE. Durante questa fase, hanno identificato e affrontato molte incongruenze nel contenuto di origine e nei metadati associati.

Ottimizzazione dell'architettura dell'informazione. Proventeq ha eseguito un'analisi approfondita della struttura del file ECHO Meridio e dello schema dei metadati e ha progettato un'architettura delle informazioni di destinazione ottimale. La gerarchia delle cartelle del sistema di origine ha superato i limiti di lunghezza degli URL di SharePoint, che il team ha risolto caricando i documenti in una gerarchia di cartelle ridotta.

Conversione OCR dei file scansionati. Le immagini scansionate del dipartimento erano in diversi formati, inclusi file PDF multipagina, immagini autonome, documenti scritti a mano e dattiloscritti. Proventeq ha estratto il testo da queste immagini e le ha esposte come metadati; rendendo il contenuto ricercabile.

Migrazione pilota. Per dimostrare che il progetto di migrazione soddisfa pienamente gli obiettivi del progetto di DfE, Proventeq ha effettuato una fase pilota di migrazione. Ciò ha consentito al team interno di DfE di valutare la migrazione e le capacità di gestione dei documenti di SharePoint in un ambiente simile alla produzione.

Migrazione in tempo reale in piena fedeltà. Una volta che il team di progetto interno di DfE è stato soddisfatto del progetto di migrazione e dell'architettura del sistema di destinazione, Proventeq ha utilizzato Migration Accelerator per eseguire una migrazione a piena fedeltà con audit trail a livello di elemento. Ciò ha garantito la corretta migrazione di oltre 7 milioni di elementi.

Risultati

"L'eccellente collaborazione tra Proventeq, i colleghi di Technology Directorate, MPCD (incluso IICSA) e i team KIM, ci ha permesso di fornire con successo una soluzione che soddisfi le esigenze del DfE e faciliterà la ricerca di informazioni da parte dei colleghi". – Charlotte Saxon, IT Delivery Manager, Dipartimento dell'Istruzione del Regno Unito

Notevole riduzione dei costi annuali. Il passaggio a SharePoint eliminerà i costi di manutenzione della piattaforma ECHO, facendo risparmiare al Dipartimento una stima di £ 170.000 all'anno. Un maggiore controllo sul provisioning e sulla sicurezza si tradurrà in una riduzione dei costi di manutenzione continua; riducendo ulteriormente il costo totale a lungo termine della proprietà dell'infrastruttura dell'informazione.

Contenuti più intelligenti e ricerca accelerata. SharePoint ha dato a DfE il potere di consolidare i contenuti in un repository online centralizzato a cui è facile governare, gestire e accedere. DfE ha inoltre sfruttato appieno la funzionalità OCR di Migration Accelerator per eseguire la conversione del testo completo di oltre 700.000 documenti precedentemente archiviati come immagini non ricercabili.

Questa combinazione di consolidamento, conversione del testo OCR e classificazione intelligente aiuta gli utenti DfE a trovare il contenuto di cui hanno bisogno per accelerare la collaborazione e affrontare le sfide delle responsabilità e dell'amministrazione dipartimentali.

Produttività migliorata. La migrazione a SharePoint consente ai piani a lungo termine del team di gestione dei record di DfE di includere etichette di conservazione e chiarire quando gli elementi possono essere distrutti; fornendo un notevole risparmio di tempo.

Rischio di perdita di contenuto attenuato. SharePoint ha eliminato il rischio di perdita di contenuto rappresentato dal precedente sistema ECM non supportato di DfE, grazie alle sue funzionalità integrate di amministrazione dei contenuti.

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