Lo Stato delle Hawaii aumenta l'efficienza del governo grazie ai servizi paperless avanzati di Adobe e Microsoft

Pubblicato il 1 agosto 2019

Riepilogo

Riducendo la quantità di carta che il governo emette grazie all'adozione di processi digitali come il supporto per documenti elettronici e firme utilizzando Adobe Sign insieme a SharePoint Workflows, lo Stato delle Hawaii ha ridotto i costi e fornisce servizi ai cittadini nel modo più efficiente possibile.

Sfida

Meglio conosciute per i vulcani attivi, le spiagge, il surf e l'escursionismo, le Hawaii sono un paradiso per gli amanti della vita all'aria aperta. Opportunamente, lo Stato delle Hawaii sta abbracciando un'iniziativa senza carta che, tra le altre cose, ridurrà gli impatti negativi sull'ambiente. Con la popolazione distribuita su più isole, le Hawaii offrono anche sfide distinte per il governo statale poiché lavora per raggiungere tutti gli 1,4 milioni di cittadini in modo rapido ed efficiente.

Ma altrettanto importante, l'adozione di processi digitali, compresi i documenti elettronici di supporto, aiuta il governo a comunicare in modo efficace e fornire servizi ai cittadini in modo più efficace.

Strategia

Lo stato di Aloha ha adottato Adobe Sign, una soluzione Adobe Document Cloud, per le sue esigenze di firma elettronica e ha ridotto gli scambi che in genere accompagnano i processi di revisione e approvazione dei documenti. Ad esempio, il tempo per completare le pratiche burocratiche associate alle sole nuove assunzioni è stato ridotto dell'80%. I flussi di lavoro sono stati semplificati per una maggiore supervisione ed efficienza.

Ad esempio, il Dipartimento della salute delle Hawaii utilizzerà Adobe Sign per gestire i moduli di immunizzazione firmati per 180.000 studenti nelle scuole primarie e secondarie. Genitori e tutori possono firmare i moduli elettronicamente, rendendo più semplice e veloce il rispetto di questo processo annuale. Inoltre, i dipendenti statali utilizzano app Adobe Creative Cloud come Adobe Acrobat Pro DC, Adobe Photoshop CC, InDesign CC e Dreamweaver CC per creare e fornire comunicazioni di alta qualità ai cittadini a costi contenuti.

Utilizzando Adobe Sign come parte dei servizi di firma elettronica delle Hawaii, eliminiamo gran parte del tempo precedentemente dedicato alla preparazione e all'instradamento dei documenti. La possibilità di integrare Adobe Sign negli ambienti SharePoint esistenti e nei flussi di lavoro dei dipartimenti offre ai dipendenti statali più opzioni per una soluzione integrata per inviare e tenere traccia dei documenti.

Todd Nacapuy (Chief Information Officer, Stato delle Hawaii)

Risultati

Più di 64.000 documenti sono stati firmati elettronicamente nel primo anno e le aspettative di crescita sono elevate. Ben 25.000 dipendenti interagiranno con un documento utilizzando Adobe Sign, sia come persona che avvia un documento per la firma o come firmatario, e si prevede che anche quel numero aumenterà, potenzialmente di decine di migliaia.

Altri risultati includono quanto segue:

  • 80% meno tempo per elaborare le nuove assunzioni
  • Le approvazioni firmate sono state restituite in poche ore, non in settimane
  • Consenti ai dipendenti di firmare ovunque su dispositivi mobili

Nacapuy aggiunge: “Le soluzioni Adobe offrono una solida base che ci consente di lavorare in modo più intelligente e risolvere i problemi in modi nuovi. Grazie alla nostra forte partnership con Adobe, stiamo trasformando il modo in cui il governo lavora per fornire ai cittadini servizi più rapidi ed efficaci".

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