Adcock distribuisce la nuova intranet di SharePoint con l'aiuto di Business Cloud Integration

Riepilogo

Adcock Refrigeration and Air Conditioning Ltd è un'azienda a conduzione familiare pluripremiata fondata nel 1964. Adcock opera da 12 centri completamente serviti e impiega oltre 230 persone, di cui oltre la metà sono personale tecnico altamente qualificato. Adcock ha una base di clienti ampia e variegata che include edifici commerciali, sanità, settore pubblico, istruzione e produzione e offre un'esperienza senza rivali nei sistemi di condizionamento, ventilazione e riscaldamento per tutti gli ambienti, nonché nei sistemi di refrigerazione, raffreddamento di processo e celle frigorifere per applicazioni specialistiche .

Adcock ha adottato Microsoft Office 365 e Yammer è diventato rapidamente lo strumento preferito per la comunicazione locale e nazionale con ingegneri e personale d'ufficio. Tuttavia, i team hanno scoperto rapidamente che Yammer non avrebbe funzionato bene come soluzione di gestione dei documenti. Dopo aver identificato la necessità di SharePoint Online, hanno contattato Business Cloud Integration per chiedere aiuto.

Sfida

Con la necessità di collegare i dipendenti in più filiali con un'unica soluzione di gestione dei documenti, le sfide principali di Adcock con la loro soluzione esistente erano l'accesso e l'individuazione delle versioni correnti dei documenti, la sostituzione delle SAN per la gestione dei documenti specifici delle filiali e l'automazione di processi aziendali specifici. Inoltre, l'azienda aveva bisogno di una soluzione che consentisse agli ingegneri del gruppo, che attualmente non avevano la licenza per utilizzare Office 365, di accedere alle informazioni sul progetto di installazione, nonché ai documenti di assistenza e manutenzione.

Strategia

Adcock ha collaborato con Business Cloud Integration per progettare e distribuire una nuova soluzione di gestione dei documenti. Business Cloud Integration ha creato ad Adcock una nuova Intranet utilizzando il loro Casper365™ Piattaforma di automazione Office 365 e SharePoint.

Progetto di architettura - Business Cloud Integration ha progettato l'Intranet utilizzando siti hub moderni, pagine di filiali specifiche e raccolte di siti di lavoro private. Il lavoro del progetto richiedeva un approccio basato su modelli specifici, nonché la disponibilità dei documenti tra diversi tipi di utenti. Inoltre, i servizi e le funzioni di gruppo sono controllati centralmente e necessitano di un semplice modello di autorizzazioni per impedire l'accesso a documenti riservati. La chiave del design era la scalabilità con nuove filiali progettate per essere siti modello ridistribuibili per consentire al gruppo di espandersi senza ulteriore sviluppo.

SharePoint Online – Hanno esportato i dati Yammer in una raccolta siti sicura utilizzando PowerShell per consentire al team interno di trasferirsi ulteriormente nei siti appropriati. I siti di SharePoint Modern forniscono pagine semplici da usare e di facile utilizzo. Business Cloud Integration li ha creati insieme al team di Adcock per utilizzare al meglio le funzionalità della pagina senza una forte dipendenza dal copywriting. Le raccolte siti di SharePoint sono state utilizzate per ogni filiale con le webpart SPFX personalizzate distribuite nel catalogo dell'app e il servizio di automazione Casper365 utilizzato per la futura distribuzione di siti, risorse e stile nelle filiali.

PowerApps – Il team ha sviluppato un'app per malattia e ritorno al lavoro per gestire la presenza dell'intero gruppo e consentire la creazione di rapporti su di essa. Questo ha sostituito un modulo pdf, semplificando il processo di segnalazione delle assenze e aumentando la notifica anticipata delle stesse per consentire la pianificazione di emergenza.

flusso Microsoft – Hanno distribuito i processi di notifica PowerApps di approvazione e malattia in Microsoft Flow. Inoltre, Microsoft Flow è stato utilizzato per automatizzare l'archiviazione corretta dei documenti in arrivo dai tecnici utilizzando il sistema ERP GreenTree del gruppo, che ha salvato i documenti nei file system locali utilizzando una convenzione di denominazione nota.

Risultati

Adcock ora ha una soluzione Intranet completa e ha sostituito le unità di archiviazione NAS con SharePoint Online. Il tempo dell'IT è stato ridotto nella gestione delle unità NAS, le informazioni sono individuate più facilmente e l'azienda può operare e collaborare meglio che mai. Gli ingegneri sono ora utenti con licenza, in grado di accedere ai documenti di installazione e manutenzione da remoto secondo necessità.

Man mano che l'azienda cresce, è possibile aggiungere facilmente ulteriori filiali e distribuire siti di progetto dal team interno utilizzando Casper365™ senza ulteriore intervento da parte di un amministratore o team di sviluppo di SharePoint.