Un distributeur d'électricité augmente sa productivité avec SharePoint, PowerApps et Microsoft Flow

Sommaire

Peace River Electric Cooperative, une coopérative de distribution d'électricité basée en Floride, avait besoin de subir une transformation numérique à l'échelle de l'organisation. L'organisation a cherché à optimiser ses opérations tout en améliorant l'efficacité des processus dans tous ses départements. Pour ce faire, le distributeur d'électricité s'est tourné vers Longi Engineering pour mettre en place les solutions Microsoft 365. 

Défi

Avec pour objectif principal de permettre à leurs départements de travailler efficacement grâce à l'automatisation des processus manuels, Peace River Electric Cooperative souhaitait mettre en œuvre des flux de travail et tirer parti des applications mobiles intégrées à leurs données organisationnelles. Dans sa quête de solutions modernes, l'organisation a cherché à faire ce qui suit :  

• Automatisez le processus d'intégration des employés 
• Créer une application mobile à utiliser sur le terrain pour les inspections de camions 
• Automatisez les formulaires d'ingénierie pour les estimations de coûts et la relocalisation des équipements 
• Mettre en œuvre un processus de flux de travail électronique pour l'approbation des frais de déplacement 

Mais trouver la bonne solution était difficile. Le service informatique et les dirigeants ont examiné plusieurs solutions potentielles - dont beaucoup étaient destinées uniquement aux coopératives d'électricité - mais aucune ne possédait une fonctionnalité suffisamment riche avec la facilité d'utilisation qu'ils recherchaient.  

Connaissant Office 365 et SharePoint, l'entreprise a décidé de déterminer si une solution appropriée, centrée sur ces technologies, pouvait être mise à profit. Après quelques recherches et conversations initiales, ils ont déterminé que Flow et PowerApps, une fois intégrés à leur intranet en ligne SharePoint, fourniraient les fonctionnalités qu'ils recherchaient.

Stratégie

Peace River Electric Cooperative a fait appel à Longi Engineering, un partenaire de confiance de Microsoft, pour rencontrer les principales parties prenantes de chaque département afin de finaliser les exigences de l'application. Suite à ces rencontres, Longi Engineering a mis en place plusieurs applications pour automatiser ses processus. Ci-dessous deux exemples.  

L'une des premières applications mises en place a été l'automatisation du processus d'intégration des employés. Le processus d'intégration des employés était auparavant un processus dans lequel le superviseur d'un nouvel employé et le service informatique communiquaient par le biais de nombreux e-mails pour s'assurer qu'un employé existait dans plusieurs systèmes, disposait des autorisations appropriées et avait accès aux données dont il avait besoin pour exécuter ses fonctions. Ce processus se poursuivait souvent même après que l'employé avait commencé à travailler.  

Pour permettre un processus plus rationalisé, Longi a mis en place un formulaire d'intégration des employés. Avec ce formulaire, le superviseur d'un employé peut désigner tous les systèmes auxquels il a besoin d'accéder et soumettre un formulaire qui déclenche un flux qui achemine ensuite le formulaire vers le service informatique. Le service informatique est alors en mesure de provisionner l'accès à tous les systèmes désignés. Lorsque le service informatique participe à ce processus, un horodatage indiquant quand et par qui cela est effectué est documenté dans le formulaire. Cela permet au responsable du nouvel employé de voir, en temps réel, exactement où en est le processus d'intégration à tout moment.  

Une autre application mise en place par Longi Engineering permet de suivre les inspections des camions. Étant donné que les employés sur le terrain travaillent sur des lignes de transmission à haute tension dangereuses dans le cadre de leurs fonctions, il est essentiel qu'ils inspectent régulièrement les camions qu'ils emmènent sur les chantiers et qu'ils documentent avec précision les inspections. Auparavant, cela se faisait par le biais d'un processus manuel sur papier. En tirant parti d'une PowerApp intégrée à une liste SharePoint, les employés sur le terrain enregistrent désormais toutes les données d'inspection des camions, par exemple si les trousses de premiers soins et les défibrillateurs externes automatisés (DEA) sont fonctionnels, dans la PowerApp en plus de la date et de l'heure de l'inspection.

Résultats

Ce ne sont là que deux des façons dont Peace River Electric Cooperative a pu amorcer une transformation numérique avec l'aide de Flow et de PowerApps.  

Flow a également été utilisé en conjonction avec SharePoint Forms pour mettre en œuvre des formulaires de coûts et de déménagement pour les services d'ingénierie, ainsi qu'un flux de travail électronique pour l'approbation des frais de déplacement. Ces applications, ainsi que SharePoint, sont devenues des systèmes essentiels à la mission très appréciés utilisés dans l'ensemble de l'entreprise.