Client
Innovation Norvège
Sommaire
Innovation Norway est l'instrument le plus important du gouvernement norvégien pour l'innovation et le développement des entreprises et de l'industrie norvégiennes. Ils accompagnent les entreprises dans le développement de leur avantage concurrentiel et dans l'amélioration de l'innovation. Ils sont également le représentant commercial officiel du gouvernement norvégien à l'étranger avec 700 employés dans plus de 30 pays.
Les entreprises norvégiennes ont accès à un vaste système de soutien aux entreprises ainsi qu'à des moyens financiers par le biais d'Innovation Norway. L'organisation fournit des services de compétence, de conseil, de promotion et de réseau. La commercialisation de la Norvège en tant que destination touristique est également considérée comme l'une des tâches importantes de l'organisation.
En combinant les connaissances de l'industrie locale et les réseaux internationaux avec les idées commerciales et la motivation des entrepreneurs, la base de nouvelles entreprises prospères est créée.
Défi
Innovation Norway a défini une vision pour une nouvelle plate-forme de partage basée sur Office 365, afin d'améliorer la collaboration en interne et avec des parties externes et s'est tournée vers Puzzlepart pour obtenir de l'aide.
La première étape consistait à mettre en place une solution d'auto-approvisionnement contrôlé des groupes Office 365 pour faciliter la collaboration de projet. La solution a commencé par utiliser Azure et PowerShell, mais est passée aux fonctions Microsoft Flow et Azure avec des appels à Microsoft Graph et l'utilisation des modèles et du moteur de provisionnement SharePoint PnP.
Stratégie
Plateforme collaborative
L'un des objectifs les plus importants de la solution était de fournir un moyen simple d'archiver des documents de SharePoint vers une solution d'archivage externe en raison des lois et réglementations norvégiennes. Cette solution d'archivage est créée avec l'utilisation de SharePoint Framework, soutenue par un service Azure pour transmettre les données au centre de données hébergeant la solution d'archivage, où un utilisateur final peut lancer le processus d'archivage directement à partir d'une bibliothèque de documents. Les salles de projet ont également une gouvernance en place si un projet autorise ou non des membres externes. Des solutions SharePoint Framework supplémentaires ont été ajoutées pour fournir des métadonnées de projet et des solutions de gouvernance.
Parallèlement à la collaboration de projet, Puzzlepart a créé du matériel de formation et organisé de nombreux cours et webinaires en interne pour l'utilisateur final. Le matériel se concentre sur l'utilisation efficace des différents outils fournis par les outils Office 365, en plus du fonctionnement des solutions personnalisées. Une partie du matériel de formation est un cours d'auto-évaluation en 13 étapes, où les progrès sont suivis pour chaque employé, donnant une visibilité dans Power BI sur l'adoption par l'entreprise. Aujourd'hui, plus de 70% des employés ont commencé ou terminé ce cours.
Après la publication initiale de la collaboration de projet, Innovation Norway a également créé une équipe polyvalente pour la collaboration. Le nouveau modèle et le modèle de projet activent automatiquement Microsoft Teams, donnant aux utilisateurs le choix de la manière dont ils souhaitent collaborer dans le groupe Office 365 sous-jacent.
intranet
De plus, un nouvel intranet a été créé et lancé, construit à l'aide de sites de communication et de pages modernes migrant manuellement le contenu de l'ancienne solution SharePoint sur site. Un méga menu personnalisé avec prise en charge des annonces de service a été ajouté à l'aide de SharePoint Framework pour améliorer la navigation sur l'intranet et la collaboration.
Réseau des ambassadeurs
L'une des fonctions de Puzzlepart est d'établir un réseau d'ambassadeurs pour les entreprises qui déploient Office 365. Les ambassadeurs sont des employés qui assument la responsabilité de communiquer avec leurs collègues et les autres membres de l'organisation les avantages que la nouvelle solution peut apporter à l'organisation. Les ambassadeurs créent un dévouement et un enthousiasme qui conduisent à une meilleure adoption de nouvelles méthodes de travail, ils ont un impact positif sur leurs propres équipes ou leur propre service, contribuant à l'application de nouvelles formes de travail à travers les groupes de travail et les appareils. De plus, ils trouvent des solutions aux défis et fournissent des commentaires à l'équipe de projet. Apprendre les outils numériques avec et par des collègues est plus facile et plus efficace. Par conséquent, les ambassadeurs sont des contributeurs clés lorsqu'une entreprise va adopter Office 365.
Chez Innovation Norway, les ambassadeurs ont une fonction de coordinateur (et sont donc appelés coordinateurs). Ces utilisateurs ne sont pas nécessairement des super-utilisateurs, mais remplissent le rôle important de transmettre les mises à jour aux utilisateurs locaux et de faire rapport au groupe de travail Office 365 sur tous les problèmes, préoccupations, améliorations ou cas intéressants qu'il est utile de communiquer à l'organisation.
Lors des premières étapes de mise en place d'Office 365, et plus particulièrement de SharePoint, les coordinateurs ont participé à l'organisation des sites de leurs Divisions. En règle générale, ils ont également fourni des informations à l'équipe de projet sur toute modification technique ou fonctionnelle qui serait bénéfique pour le site de leur division.
Pendant la période de déploiement, les coordonnateurs ont reçu des cours supplémentaires en salle de classe (ou en ligne). En outre, ils disposaient de leur propre groupe Yammer pour soulever des préoccupations, partager des expériences ou discuter de sujets pertinents qui seraient également repris par le groupe de projet. Le groupe de projet et les coordinateurs se réunissaient une fois par mois pour des réunions d'une heure.
Après une période post-lancement avec moins d'activité, le groupe de coordination a été relancé et se réunit maintenant toutes les deux semaines. Ces webinaires sont animés par Puzzlepart et deux employés d'Innovation Norway. Le but des webinaires est de poursuivre le processus d'apprentissage et d'adoption.
Chez Innovation Norway, Puzzlepart rencontre les ambassadeurs toutes les deux semaines et organise des webinaires pour poursuivre le processus d'apprentissage et d'adoption.
