L'université Brigham Young modernise son approche de gestion des documents avec SharePoint et Gimmal

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Université de recherche privée à Provo, dans l'Utah, l'Université Brigham Young est détenue et exploitée par l'Église de Jésus-Christ des Saints des Derniers Jours et compte la plus grande population étudiante sur le campus de toutes les universités religieuses des États-Unis. Howard Loos, responsable des archives et de l'information à BYU, cherchait une meilleure façon de gérer les archives quotidiennes et historiques de l'université. Grâce à un programme de gestion des enregistrements modernisé et à de meilleurs outils de gestion des informations mis en œuvre par Gimmal, BYU a amélioré la conformité de la gestion des enregistrements dans toute l'organisation.

Défi

BYU avait accumulé des millions d'enregistrements qui ne pouvaient pas être gérés pratiquement ou efficacement. Une approche « papier » inefficace de la gestion des dossiers nécessitait une classification manuelle par les utilisateurs. Cela entraînait des coûts élevés liés à la recherche, à la gestion et au stockage de quantités croissantes d'enregistrements non gérés. En collaboration avec la direction de l'université, Loos et son équipe ont rapidement décidé qu'ils avaient besoin d'une solution logicielle tierce pour gérer la conservation et le transfert des enregistrements SharePoint.

Stratégie

L'équipe de Loos a étudié d'autres options tierces et a sélectionné Gimmal Records Management car il répondait à leurs besoins et était le système le plus facile à administrer pour sa petite équipe avec peu d'aide de la part des TI.

BYU avait un besoin bien défini et un désir de flexibilité qui amplifierait la capacité existante de SharePoint. Loos a déclaré : "Nous avions besoin d'un outil capable de développer un plan de fichiers, puis de mapper le plan de fichiers avec les règles sur différents sites." En outre, il a identifié les éléments essentiels dont ils avaient besoin d'une solution : la capacité de transférer des enregistrements historiques vers le système de préservation numérique, de gérer les enregistrements sur place et de rationaliser le processus d'approbation pour la destruction des enregistrements. Il s'est donc tourné vers Gimmal, qui lui a fourni la solution logicielle parfaite pour ses besoins.

Gimmal Records Management fournit une solution facile à administrer pour une petite équipe sur tous leurs sites SharePoint. La solution de Gimmal a été rapidement mise en œuvre pour régir le contenu SharePoint et gérer la conservation avec des règles automatisées.

Résultats

Avec Gimmal Records Management, SharePoint est un système moderne de gestion des enregistrements. Le déploiement a été un processus simple, car BYU a déjà implémenté SharePoint dans 62 de ses 400 départements en 2016. BYU peut contrôler de manière centralisée leurs politiques pour tous les sites et emplacements à partir d'un seul emplacement, gérer les enregistrements sur place, éviter le coût de déplacement des enregistrements vers un autre système. , rationaliser l'approbation de la destruction des documents, appliquer les suspensions légales et transférer les documents historiques vers leur système de préservation numérique.

BYU continuera à déployer la solution dans ses départements restants et bénéficiera d'un système de gestion des enregistrements plus avancé mais pratique. Ils sont particulièrement satisfaits de la possibilité d'appliquer des suspensions légales, de supprimer des enregistrements de manière défendable et d'atténuer les risques et les coûts liés à la conservation d'informations obsolètes. Loos a déclaré : « Le logiciel est si flexible qu'à mesure que la gestion des enregistrements évolue vers la gouvernance de l'information, l'outil est suffisamment adaptable pour le gérer.