Stromverteiler steigert die Produktivität mit SharePoint, PowerApps und Microsoft Flow

Zusammenfassung

Peace River Electric Cooperative, eine in Florida ansässige Stromverteilungsgenossenschaft, musste eine unternehmensweite digitale Transformation durchlaufen. Das Unternehmen wollte seine Abläufe optimieren und gleichzeitig die Prozesseffizienz in allen Abteilungen verbessern. Zu diesem Zweck wandte sich der Stromverteiler an Longi Engineering, um Microsoft 365-Lösungen zu implementieren. 

Herausforderung

Mit dem Hauptziel, es ihren Abteilungen zu ermöglichen, durch die Automatisierung manueller Prozesse effizient zu arbeiten, wollte Peace River Electric Cooperative Workflows implementieren und mobile Anwendungen nutzen, die in ihre Unternehmensdaten integriert sind. Auf der Suche nach modernen Lösungen wollte die Organisation Folgendes tun:  

• Automatisieren Sie den Mitarbeiter-Onboarding-Prozess 
• Erstellen Sie eine mobile Anwendung, die vor Ort für LKW-Inspektionen verwendet werden kann 
• Automatisieren Sie Engineering-Formulare für Kostenschätzungen und Geräteverlagerungen 
• Implementieren Sie einen elektronischen Workflow-Prozess zur Reisekostenabrechnung 

Aber die richtige Lösung zu finden, war eine Herausforderung. Die IT-Abteilung und die Führungskräfte prüften mehrere potenzielle Lösungen – von denen viele ausschließlich auf Stromgenossenschaften ausgerichtet waren – aber keine verfügte über eine ausreichend reichhaltige Funktion mit der gewünschten Benutzerfreundlichkeit.  

Da das Unternehmen mit Office 365 und SharePoint vertraut war, beschloss es zu prüfen, ob eine geeignete Lösung, die sich auf diese Technologien konzentriert, genutzt werden könnte. Nach einigen anfänglichen Recherchen und Gesprächen stellten sie fest, dass Flow und PowerApps bei Integration in ihr SharePoint-Online-Intranet die gewünschte Funktionalität bieten würden.

Strategie

Peace River Electric Cooperative hat Longi Engineering, einen vertrauenswürdigen Microsoft-Partner, hinzugezogen, um sich mit wichtigen Interessengruppen aus allen Abteilungen zu treffen, um die Anwendungsanforderungen abzuschließen. Nach diesem Treffen implementierte Longi Engineering mehrere Anwendungen zur Automatisierung ihrer Prozesse. Nachfolgend zwei Beispiele.  

Eine der ersten implementierten Anwendungen war die Automatisierung des Mitarbeiter-Onboarding-Prozesses. Der Onboarding-Prozess für Mitarbeiter war früher ein Prozess, bei dem der Vorgesetzte eines neuen Mitarbeiters und die IT-Abteilung über zahlreiche E-Mails kommunizierten, um sicherzustellen, dass ein Mitarbeiter in mehreren Systemen vorhanden war, über die entsprechenden Berechtigungen und Zugriff auf die Daten verfügte, die er zur Erfüllung seiner Aufgaben benötigte. Dieser Prozess dauerte oft sogar noch an, nachdem der Mitarbeiter seine Arbeit aufgenommen hatte.  

Um einen effizienteren Prozess zu ermöglichen, implementierte Longi ein Mitarbeiter-Onboarding-Formular. Mit diesem Formular kann der Vorgesetzte eines Mitarbeiters alle Systeme bestimmen, auf die er zugreifen muss, und ein Formular senden, das einen Flow auslöst, der das Formular dann an die IT weiterleitet. Die IT ist dann in der Lage, Zugriff auf alle bezeichneten Systeme bereitzustellen. Wenn die IT an diesem Prozess teilnimmt, wird ein Zeitstempel, wann und von wem dies durchgeführt wird, im Formular dokumentiert. So kann der Vorgesetzte des neuen Mitarbeiters jederzeit in Echtzeit genau sehen, wo der Onboarding-Prozess steht.  

Eine weitere von Longi Engineering implementierte Anwendung hilft bei der Verfolgung von LKW-Inspektionen. Da Außendienstmitarbeiter im Rahmen ihrer beruflichen Pflichten an gefährlichen Hochspannungsleitungen arbeiten, ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie die Lkw, die sie zu den Baustellen bringen, regelmäßig inspizieren und die Inspektionen genau dokumentieren. Früher geschah dies durch einen manuellen, papierbasierten Prozess. Durch die Nutzung einer PowerApp, die in eine SharePoint-Liste integriert ist, protokollieren Außendienstmitarbeiter jetzt zusätzlich zu Datum und Uhrzeit der Inspektion alle LKW-Inspektionsdaten, z. B. ob Erste-Hilfe-Sets und automatische externe Defibrillatoren (AED) funktionsfähig sind, in der PowerApp.

Ergebnisse

Dies sind nur zwei Beispiele dafür, wie Peace River Electric Cooperative mit Hilfe von Flow und PowerApps eine digitale Transformation einleiten konnte.  

Flow wurde auch in Verbindung mit SharePoint-Formularen verwendet, um Kosten- und Umzugsformulare für die technischen Abteilungen sowie einen elektronischen Workflow für die Reisekostengenehmigung zu implementieren. Diese Apps haben sich zusammen mit SharePoint zu hochgeschätzten, unternehmenskritischen Systemen entwickelt, die im gesamten Unternehmen verwendet werden.