Loacker digitalisiert dokumentenbasierte Prozesse mit d.velop und Microsoft 365

Zusammenfassung

In den vergangenen 90 Jahren hat sich Loacker von einer kleinen regionalen Konditorei zu einer weltweit bekannten Marke entwickelt, deren Produkte Menschen in mehr als 100 Ländern begeistern. Mit mehr als 1.000 Mitarbeitern, die mehr als 957 Millionen Süßwaren pro Jahr produzieren, konzentriert sich das Unternehmen darauf, seinen Verbrauchern reine und gesunde, natürliche Köstlichkeiten anzubieten.

Gemeinsam mit d.velop hat Loacker ein SAP-integriertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf Basis von Office 365 und SharePoint entwickelt. Mit Hilfe von d.velop Lösungen und Adaptern ermöglicht das System Anwendern die Darstellung digitaler Akten und digitaler Prozesse. Das spart Kosten, erhöht die Transparenz und verkürzt die Bearbeitungszeit erheblich.

Das System erfüllt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen, sondern auch die Unternehmensphilosophie „Share & Work Together“.

Herausforderung

Da Informationen aus verschiedenen Kanälen wie SAP ERP, E-Mails und Papierdokumenten eingehen, konnte Loacker sie nicht zentral verwalten. Zudem speicherte das Unternehmen Informationen in unterschiedlichen Systemen, sodass die Mitarbeiter viel Zeit aufwenden mussten, um sich einen vollständigen Überblick zu verschaffen.

Wichtige Prozesse waren noch analog und mit viel manuellem Aufwand verbunden. Daher wollte das Unternehmen diese Prozesse digitalisieren, einschließlich der Kreditorenbuchhaltung (wie Rechnungsverarbeitung), die den besonderen gesetzlichen Anforderungen in Italien entsprechen mussten.

Es gab bereits ein proprietäres DMS, das jedoch nicht weit verbreitet war. Loacker wollte in seinem international ausgerichteten und dynamisch wachsenden Unternehmen ein passendes DMS etablieren. Sie brauchten das DMS, um sich nahtlos in das führende SAP ERP zu integrieren. Dazu gehörte auch die vollständige, rechtssichere und transparente Digitalisierung aller Dokumente in Form von Kundenakten, Lieferantenakten, Bestellakten, technischen Unterlagen etc. Auf dieser Basis wollte Loacker digitale Geschäftsprozesse umfassend gestalten, Dokumente zur Verfügung stellen Kunden und optimieren die interne Zusammenarbeit.

Das neue DMS soll nach Loackers Vorstellungen den internen „Share & Work Together“-Gedanken weiter vorantreiben. Darüber hinaus war das Thema der konformen Ablage gemäß den Anforderungen der jeweiligen Länder im Projekt von Bedeutung.

Strategie

Um die interne Verwaltung von Loacker zu digitalisieren und das Projekt erfolgreich abzuschließen, erarbeiteten d.velop und das Unternehmen vor Projektstart eine Strategie.

Office 365 und insbesondere SharePoint werden bei Loacker strategisch für die Kommunikation eingesetzt. Daher entschied man sich, das Intranet und das Dokumentenmanagement von Loacker auf dieser Plattform aufzubauen.

Diese Services sollten den Anwendern als zentrales und modernes System zur Verfügung gestellt werden, um eine gemeinsame Dokumentenbearbeitung und durchgängige digitale Geschäftsprozesse zu ermöglichen.

Das Projekt startete mit der Migration des bestehenden ECM-Systems auf SharePoint/O365; Anschließend führte das Team die Integration von SharePoint/O365 in SAP ERP durch, um die entsprechenden Dateien im Kontext eines SAP-Prozesses anzuzeigen.

Ausgehende Dokumente aus SAP werden automatisch mit den entsprechenden Metadaten in SharePoint abgelegt. Eingehende Papierdokumente wie Rechnungen werden gescannt und ebenfalls in SharePoint abgelegt. E-Mails lassen sich schnell per Drag & Drop über die d.velop Sidebar ablegen.

Mit d.velop für Microsoft 365 werden Informationen im SharePoint kontextbezogen konsolidiert. Beispielsweise generiert das System eine Kundenakte, Lieferantenakte oder Materialakte und ermöglicht den Zugriff auf alle relevanten Kundeninformationen.

Dank der engen Integration mit SAP können Benutzer jederzeit aus SAP zu den entsprechenden Dokumenten oder Dateien in SharePoint navigieren.

Darüber hinaus realisierte das Team den Prozess der Kreditorenbuchhaltung. Es ermöglicht das zentrale Speichern und Auffinden von Rechnungen in SharePoint. Die Workflow-Komponente verwaltet den Prüf- und Genehmigungsprozess und sorgt dafür, dass zugehörige Metadaten nahtlos mit dem SAP-System ausgetauscht werden können.

Nicht zuletzt etablierte das Team Office 365, SharePoint und d.velop für Microsoft 365 als Plattform für revisionssichere Archivierung.

Ergebnisse

Nach erfolgreicher Umsetzung des Projekts stellte das Team fest, dass nicht nur die Geschäftsprozesse optimiert, sondern auch Insellösungen deutlich reduziert wurden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Loacker eine unternehmensweite und ganzheitliche Nutzung des strategisch platzierten Office 365 erreicht hat. Key User und Mitarbeiter profitieren direkt von dem Projekt. Sie haben jederzeit und von überall Zugriff auf Hunderttausende von Dokumenten, was zu einer sofortigen Auskunftsfähigkeit und einer deutlichen Verkürzung der Suchzeiten für Lieferanten- und Kundendokumente führt.

Die digitale Prüfung und Freigabe von Eingangsrechnungen mit der tiefen SAP-integrierten Lösung von d.velop ermöglicht die rechtskonforme Ablage nach den jeweiligen Landesvorschriften und Besonderheiten im Bereich der digitalen Rechnungen (FatturaB2B). Darüber hinaus sorgt der durchgängig digitale Prozess für einen transparenten Rechnungseingang bis zur Zahlung und verkürzt die Durchlaufzeiten in der Rechnungsprüfung erheblich.

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